24. september 2020

Saml alle dokumenter ét sted med ASPECT4 Attachments

Spilder du og dine kolleger tid på at lede efter dokumenter i hverdagen? Det kan I undgå med det nye modul Attachments i ASPECT4 Release 7, som samler alt ét sted. Drag-and-drop gør det samtidig let at arkivere eller vedhæfte dokumenter på sager, kunder og mails.

Attachments er et nyt Release 7 modul, som du kan samle alle dokumenter i ASPECT4 med, så jeres dokumenter ikke ligger spredt flere forskellige steder - fx i Outlook, på netværksdrev, Teams eller på lokale drev.

Udfordringerne med at finde og dele dokumenter bliver løst med ASPECT4 Release 7 og den nye funktionalitet Attachments. Med drag-and-drop kan du hurtigt få dokumenter ind i klienten og dermed vedhæfte dokumenter til informationer, der vises på skærmen.

Dokumenterne knyttes til nøgler i de forskellige applikationer, og alle brugere med adgang til de pågældende applikationer har også adgang til de aktuelle dokumenter. Dermed kan du sikre, at dokumenterne er tilgængelige for dine kolleger i ASPECT4 under de respektive applikationer.

Hvordan fungerer det?

Som nævnt kan dokumenter tilknyttes nøgler i ASPECT4. En nøgle kan fx være et debitor-/kreditornummer, der vises i appl. 6201/7201. Ønsker du at tilknytte et dokument til den sag, du sidder og arbejder på, kan du blot med drag-and-drop tage dokumentet ind på skærmbilledet. Der vises samtidig en grøn kant om ASPECT4 skærmbilledet, der illustrerer, at du er ved at vedhæfte dokumentet.

Når du 'giver slip' på dokumentet, bliver det gemt i enten ASPECT4 eller Next fra Nextway.

Træk mails direkte ind i ASPECT4

Har du oprettet et tilbud i ASPECT4, hvor du har haft løbende korrespondance med kunden over mail, kan du fx trække mailkorrespondancen direkte ind i ASPECT4. Derved bliver alle informationer om tilbuddet vedhæftet og dine kollegaer kan se denne korrespondance, hvis de åbner en applikation, hvor det givne ordrenummer er tilgængeligt.

Et andet eksempel kan være billeder, der er taget med ASPECT4 Chauffør app. Disse billeder vedhæftes automatisk til den givne ordre i ASPECT4, som leveringen er tilknyttet, hvorefter billederne kan ses alle steder, hvor ordren fremgår.

Få overblikket med ASPECT4 Attachments

  • Data ligger kun ét sted
  • Data er tilgængeligt, når det er relevant, både for en selv og kollegaer
  • Det er nemt og intuitivt, da selve vedhæftningen udføres som i andre systemer
  • Kom et skridt nærmere at blive GDPR compliant, da persondata ligger samlet i ASPECT4 og kun er tilgængeligt for brugere, hvor det er relevant for deres arbejde

Vil du se mere om Attachments eller de andre spændende nyheder i ASPECT4 Release 7, kan du besøge denne side: https://eg.dk/it/aspect4/aspect4-day-2020/

Du er også velkommen til at tage kontakt til vores konsulent Emil Lykkegård på emlyk@eg.dk