07. oktober 2020

Kommunernes lønsystem får ny status

Fra at være en stille summende maskine, der måned efter måned spytter lønsedler ud, er lønsystemer blevet en stadig større del af kommunernes strategiske satsning.

- Fra de mange udbud, som vi ser, er det tydeligt, at kommunerne ser på deres lønsystem med nye øjne, siger direktør Jakob Bækgaard Riis, SD Payroll.
 

Fra løn til tiden til dataanalyse

Det kommunale lønsystem har traditionelt været et basissystem, der simpelthen skulle sikre løn til tiden og helst uden for mange fejl.

- Det store fokus, der har været på effektivitet af den offentlige sektor, har imidlertid betydet, at kommunerne nu i langt højere grad ser deres lønsystem, som en del af en større digitalt økosystem, der typisk omfatter kommunens vagtplansystem, men også økonomisystemet og en række andre HR-systemer, lige som data fra lønsystemet skal kunne bruges i en række andre systemer fx til dataanalyse, forklarer Jakob Bækgaard Riis:

- På lige fod med mange andre kommunale systemer skal også data i lønsystemet bidrage til at støtte kommunernes styring og optimering af egen organisation. Det er derfor ikke længere nok, at der blot leveres korrekt løn til tiden.
 

Mange flere interessenter

Fra at være et mellemværende mellem lønkontoret og den enkelte medarbejdere er lønsystemet derfor også blevet interessant for en række andre medarbejdere i den kommunale organisation.

Den kommunale topleder har fx brug for lønsystemet for at kunne trække data ud, der giver overblik og beslutningsstøtte, når organisationen skal styres og optimeres. De daglige brugere i fx lønkontoret ser efter en løsning, hvor det er let at udføre arbejde uden at skulle indtaste samme data flere gange, mens lønspecialisten efterspørger avancerede værktøjer til simulering og dataanalyse.

- Det er bare tre eksempler, for lønsystemet i kommunen betyder stadigt mere for flere ansatte, mener Jakob Bækgaard Riis, der ser det som forklaringen på at de offentlige lønsystemer er under hastig udvikling.

- Den helt store forandring ligger nok i, at lønsystemet i dag skal kunne meget mere, og at det samtidig skal være ekstremt fleksibelt og understøtte den enkelte kommunes organisering.
 

Lønsystemet skal være fleksibelt

Hvis man er medarbejder på det centrale lønkontor, så skal man som lønspecialist have mulighed for at kunne gå helt i dybden med løn- og personaleoplysningerne på en effektiv måde.

- Det kræver mulighed for kontroludtræk, der giver overblik og systematiske opsætninger, der gør det let at finde fejl og/eller mangler i den enkeltes oplysninger - blandt andet med udgangspunkt i fx efterreguleringslister, sygefraværslister, negative lønsedler om meget andet.

For den decentrale leder er behovet derimod ofte et helt andet. Lønsystemet er sjældent den decentrale leders primære værktøj, så det skal være let at anvende. Lederen skal fx kunne komme af med de oplysninger der er nødvendige i forbindelse med en ansættelse, ændring i ansættelser eller fratrædelse.

- Så hvis et lønsystem skal give mening for den decentrale leder, skal løsningen kunne tilpasses så der fx kun gives adgang til de dele, som giver mening alt efter hvilken snitflade, der er i organisationen, siger Jakob Bækgaard Riis.
 

Ændret organiseringen stiller nye krav

I inspirationskataloget, Effektiv varetagelse af løn- og bogholderifunktioner i kommuner, der blev udarbejdet af Struensee & Co. og Boston Consulting Group for KL i 2017, er en af konklusionerne, at løn og bogholderi-funktionen i mange kommuner er karakteriseret ved arbejdsprocesser, som ofte er transaktionstunge. Mange lønindberetninger eller fakturaer skal fx håndteres fra forskellige institutioner og kan passere gennem mange hænder undervejs.

Et kommunalt lønsystem skal derfor også kunne understøtte den kommunale organisering af lønopgaven, der overordet set er organiseret på tre niveauer:

Niveau Beskrivelse

  1. niveau Centralt løn- og økonomikontor, evt. opdelt i en eller to enheder
  2. niveau Mellemniveau med ordninger, hvor de administrative medarbejdere samles i ét administrativt fællesskab på tværs af decentrale institutioner.
  3. niveau Decentralt på de enkelte institutioner som skoler, børnehaver og ældrecentre

Kortlægningen viser desuden, at der i kommunerne er stort fokus på at sikre smart og effektiv opgavevaretagelse af løn- og bogholderifunktionerne, og i analysen udpeges tre hovedtendenser, ønsket om simplificering og optimering, automatisering og organisering.

Netop muligheden for at understøtte organiseringen spiller derfor en stor rolle for kommunerne og dermed også lønsystemerne, mener Jakob Bækgaard Riis:

- Jeg synes, der sker meget i kommunerne lige nu, fx i form af fx krav til optimerede brugergrænseflader, mobile løsninger, og anvendelse af RPA-robotter og meget andet. Så samlet set, må man sige, at der er et nyt fokus på de kommunale lønsystemer, og at mulighederne for, at kommunerne kan få, hvad de har brug for, er større end nogensinde.