ASPECT4: Lad robotten bestille varer og spar tid

- Automatisk disponering frigør tid og giver et hurtigt overblik for indkøberne. Et rigtig godt hjælperedskab i hverdagen, siger Lise Aarslew-Jensen, proffcenterleder i XL-BYG C. Aarslew-Jensen.

XL-BYG C. Aarslew-Jensen er en privatejet familievirksomhed i Nykøbing Falster, der har en proafdeling med værktøj og en tømmerhandel for håndværkere. Virksomheden beskæftiger 38 medarbejdere, og i januar 2020 begyndte Lise Aarslew-Jensen og proffcentrets seks sælgere at arbejde med automatisk disponering fra ASPECT4.

- Investeringen er godt givet ud. Men det har ikke været helt ukompliceret, og vi er stadig i den spæde start. Det skyldes til dels os selv, men vi skal nok nå det, fortæller Lise Aarslew-Jensen.

Hvad kan automatisk disponering?

Kort sagt sætter du en ASPECT4 robot til at holde øje med varebeholdningen. En indkøber sætter en digital markering på de varer, som forretningen lagerfører og angiver, hvor mange enheder, der minimum eller maksimalt skal være på lager ad gangen.

Hver dag holder robotten øje med varerne og danner automatisk en indkøbsordre pr. leverandør, hvis varen kommer under det angivne minimum af lagerbeholdning.

Du kan også bede robotten udregne enten et lagerminimum eller et lagermaksimum på baggrund af jeres reelle salgstal, så du ikke får bestilt for meget hjem. Ved at automatisere arbejdsgangen undgår indkøberen fysisk at gå rundt og kigge på hylderne og lageret for at se, hvilke varer, der skal bestilles hjem.

Fordelen er, at du sparer tid, ikke glemmer varer og får bestilt varer hjem ud fra konkrete salgstal.

Får korrekte mængder ud fra salget

- Vi valgte automatisk disponering, fordi det gør vores indkøb og disponering både nemmere og hurtigere og frigør tid til sælgerne til det vigtige. Vi har ikke en særkilt indkøbsafdeling, for vi er ikke så store. Hos os er det den enkelte sælger, der disponerer sine varegrupper og leverandører. Vi har i alt ca. 80 forskellige leverandører, fortæller Lise Aarslew-Jensen.

- For eksempel havde vi et ønske om ikke at løbe tør for hurtige forbrugsvarer og et ønske om mere korrekt lagermængde. Det smarte er, at automatisk disponering hviler på det historiske salg, så vi ikke køber ind efter følelser eller efter, at man tror en vare løber stærkt.

Automatisk besked om udsolgte varer

- Systemet fortæller os automatisk, når varer er ved at være udsolgt. Det er en stor hjælp, især med de varer, som vi let kunne overse, fx varer, vi ikke køber ind så tit.

- Det er også en fordel, at systemet holder øje for os, når det gælder varer med begrænset holdbarhed, blandt andet fugematerialer, siger Lise Aarslew-Jensen.

Udnytter fragtgrænsen bedre

I virksomheden vælger de selv, om systemet skal køre manuelt eller automatisk og på hvilke varer. Hver morgen gennemfører systemet et tjek på de varer, der er sat op. Det gør det muligt at udnytte fragtgrænsen bedre:

- Det giver os hver dag et hurtigt overblik over lagermængderne, og hvad der skal bestilles hos leverandørerne. Automatisk disponering hjælper med at danne et forslag, som vi kan vurdere ud fra. Har vi fx skaffevarer, vi har lovet at bestille hjem, kan vi lægge dem på indtil fragtgrænsen og udnytte fragten optimalt. Systemet gør tingene nemmere i hverdagen - et hjælperedskab, som jeg kan anbefale andre, forklarer Lise Aarslew-Jensen.

Tag det step by step

Som altid med automatisering bliver indkøbernes arbejdsgang ændret. Alle varer skal have de rigtige markeringer og lagertallene skal passe, da robotten ellers vil regne forkert. Det tager naturligvis tid at sætte op, og det har de også mærket i XL-BYG C. Aarslew-Jensen.

- Tid og ressourcer er en udfordring for os, for vi har virkelig travlt, også under corona. For det tager tid at implementere. Samtidig har vi ikke it-nørden i firmaet eller medarbejderen, som kun arbejder med det her, siger Lise Aarslew-Jensen, der anbefaler, at man tager det step by step.

- Jeg er glad for, at vi valgte at investere i automatisk disponering, og derfor kommer vi også til at arbejde endnu mere med det. Vi er hjulpet godt i gang og bygger stille og roligt på med alle sælgerne, flere leverandører og varegrupper. Det bliver tilpasset til vores virksomhed undervejs, så det giver bedst mening for os.

Man skal tage de lavthængende frugter

- Man skal være nysgerrig på det, for det er ikke nødvendigvis så nemt, som det ser ud til. Og for os skal det være lavpraktisk. Thomas, konsulenten fra EG, er en stor hjælp, fordi han taler samme sprog som vores sælgere, ikke it-sprog, tilføjer Lise Aarslew-Jensen, der nævner, at hun også har hentet støtte til det tekniske i erfagruppen i ASPECT4 Trælast:

- Både konsulenten og vores erfagruppe, User Group, er gode at sparre med og til at inspirere. Der kan sagtens være flere ting, som kan optimere vores forretning, og det er værdifuldt at blive gjort opmærksom på.

- Man skal tage de lavthængende frugter som virksomhed. Som at spare tid og penge i lagerstyringen og indkøb, undgå tab, undgå at bestille flere varer hjem end man har brug for. Netop det som automatisk disponering hjælper med.

- Vi får desuden ryddet effektivt op i vores system, fx i varer der ikke har lokation, udgåede varer eller kampagnevarer der ændrer status, så automatisk disponering er klart med til at højne hele vores datadisciplin i forretningen, siger proffcenterleder Lise Aarslew-Jensen fra XL-BYG C. Aarslew-Jensen i Nykøbing Falster.

Vil du vide mere om automatisk disponering?

Kontakt gerne konsulent Thomas Hedegaard på 2855 9885 / e-mail thhed@eg.dk