Kundens ansvar i det offentlige it-projekt
Et it-projekt skal skabes i fællesskab mellem kunde og leverandør og med professionalisme på begge sider af bordet, hvis det skal kunne opfylde kundens behov.
Mange projektledere har haft store frustrationer i projekter, hvor en leverandør af økonomiske årsager ikke har været villig til at tilføre et underestimeret projekt flere ressourcer.
Men det sker også i det offentlige, at der ikke afsættes tilstrækkelige ressourcer til at føre projektet vellykket i mål.
Professionalisme på begge sider af bordet
I sin tid som ESDH-leverandør oplevede Managing Director Ivan Pedersen, at kunden somme tider glemte at medregne sin egen indsats og fx ikke havde sat ressourcer af til organisatoriske tiltag som at oplære medarbejderne i det nye system:
- De dækkede sig måske ind under, at det var os som leverandør, der var de professionelle. Men man er nødt til at være professionel på begge sider af bordet, hvis et projekt skal lykkes. Det er jo ikke et privat køb som fx en bil, hvor man bare kan bestille en bestemt vare.
Et it-projekt skal blive til i fællesskab, hvis det skal ende med at kunne opfylde kundens behov, siger Ivan Pedersen, som oplevede, at kunden undervurderede sin egen indsats – både ressourcemæssigt og kompetencemæssigt.
- Det betød, at de fik et system, som de ikke var klar til at tage i brug organisatorisk – og somme tider endte systemet med at ligge ubrugt hen.
Kunden må tage ejerskab
- I bagklogskabens klare lys skulle vi som leverandør nok have stillet tydeligere krav til kunden om at tage ejerskab over projektet. At de på forhånd havde gjort sig klart, hvad de selv skulle bringe til projektet, og hvordan de skulle forberede og uddanne deres egne medarbejdere, siger Ivan Pedersen.
Stil krav om data og testmiljø
Claus Olsen, Team Leader hos Omada, bakker op om dette synspunkt og supplerer med, at man typisk ikke stiller nogle krav i kontrakten til, hvad kommunen selv skal stille med, fx i form af repræsentative data og eget testmiljø.
- Kunden er nødt til tidligt i processen at afklare, hvordan de vil teste systemet, hvilke godkendelseskriterier de har, og hvornår systemet er godt nok. Jo tidligere de kommer i gang med at teste, desto mindre risiko er der for, at man først opdager fejlene til sidst, hvor det kan være for omstændeligt og tidskrævende at rette dem.
Vi må som leverandør hjælpe dem med at afklare disse ting tidligt i processen – allerhelst i kontrakten, siger Claus Olsen.
Projektlederens pligt til den svære samtale
Som projektleder er man nødt til at tage den svære samtale med sin kunde eller leverandør, og netop svære eller vanskelige samtaler er en af projektlederens vigtigste kundskaber, mener Kaare Falbe-Hansen, Senior Project Manager hos Lector.
Han understreger, hvor vigtigt det er helt fra begyndelsen af projektet at aftale med kunden eller leverandøren, at man er gensidigt ærlige over for hinanden:
- Ærlighed genererer tillid, og som projektleder skal man være klar til at tage den svære samtale, når det kræves. Det kræver mod og tager tid, men det er den bedste måde at undgå snigende konflikter og dårlig stemning, som er det rene gift for et projekt, siger Kaare Falbe-Hansen, der fortæller om et statsligt projekt, hvor kundens projektleder og han havde dårlig kemi lige fra starten:
- Jeg var nødt til tidligt i forløbet at tage hende til side og lægge kortene på bordet, og det viste sig at være den helt rette beslutning. Hun blev glad for min ærlighed, og vi endte med at arbejde rigtig godt sammen.
Også Jakob Juul Rasmussen, Managing Director i Pharma IT, kender til den svære samtale, men mener dog, at man ikke altid selv kan tage samtalen:
- Jeg har oplevet projekter, hvor problemet ikke bare var én person, men også fandtes på ledelsesniveau. Så er konflikten svær at løse, og så bliver man som regel nødt til at tale med sin egen og kundens ledelse.
Konfliktskyhed forbudt
Én ting er dog sikkert, slutter Kaare Falbe-Hansen af:
- Konfliktskyhed er gift for et projekt, når man er projektleder – også selvom det er et forsøg på at bevare det gode forhold til kunde eller leverandør.
Læs artikel: Digitalisering: Sådan styrer du dit projekt fra start til slut
Læs artikel: Digitalisering: Vælg en god teknologi og en troværdig leverandør
Læs mere: Køb EG's løsninger på SKI rammeaftaler