01. maj 2020

Attachments samler virksomhedens dokumentation

Attachments er også et hovedtema og en stor nyhed i ASPECT4 Release 7. Som bruger får du nu mulighed for enkelt og intuitivt at vedhæfte enhver form for dokument, fil eller e-mail til ASPECT4-forretningsobjekter.

Supplerende dokumenter eller e-maildialoger kan med simpel drag-and-drop vedhæftes kunder, leverandører, varer, workflows, ordrer, jobs og andre typer af det, vi kalder for forretningsobjekter. Løsningen benytter en 'stepping stone'-teknik, som blev introduceret i tidligere releases. Via de såkaldte 'alias'-tilknytninger på skærmbilleder kan forretningsobjekter konfigureres og dermed give oplysninger som noter, nyheder, infoBoards og links til applikationer.

Nemt med drag-and-drop

Gennem konfiguration kan man skabe en række dokumentkategorier, der dels bruges til en logisk opdeling af vedhæftningerne, dels knytter linket til udvalgte stepping stone-nøgler (og dermed typen af forretningsobjekt). Når man vedhæfter, trækker man et dokument til et ASPECT4-skærmbillede og slipper det, og herefter bliver det tilknyttet efter de konfigurerede regler. Fra skærmbilledet eller andre steder, hvor samme forretningsobjekt er, kan brugeren på en liste se, hvilke attachments han/hun eller andre har lavet og kan åbne eller downloade det vedhæftede.

Giver et unikt overblik

Attachments kan også være foretaget af andre end brugere. Det kan være systemdokumenter, der fx er indlæst gennem ABC, overført som foto fra en mobil CrossPad-app eller måske allermest almindeligt: Produceret og arkiveret af DocManager som et forretningsdokument. Systemdokumenter pr. kategori kan konfigureres til også at vises i listen over attachments sammen med manuelle vedhæftninger.
Der er visse begrænsninger ved systemdokumenter, fx kan de ikke slettes. Bemærk, at den bagvedliggende storage til attachments er en af to arkivmuligheder, enten ASPECT4 internt arkiv eller Next fra Nextway (tidligere Multi-Support).

Med attachments er det let at vedhæfte næsten hvad som helst og samtidig få et unikt overblik over hvilke dokumenter, filer og e-mails, man arbejder med.
Attachments giver med andre ord en enestående mulighed for et bedre overblik på tværs af ERP-løsning og andre informationskilder. Alt er samlet et sted og i en relevant kontekst.