Kontrakten – et nødvendigt onde i det offentlige it-projekt?

Mange kunder beder om et standardsystem, men ønsker sig i virkeligheden et specialsystem. Det giver svære betingelser for succes.

Offentlige kontrakter er ofte tunge og omfattende, og processen omkring udbud og kontraktskrivning kan strække sig over lang tid. Kontrakter er på den ene side nødvendige for at definere projektets omfang, organisering, scope, test og projektfaser.

På den anden side kan de medvirke til at låse projektet unødigt fast, besværliggøre agile arbejdsprocesser og gøre det svært at imødekomme de forandringer, der uvægerligt vil støde til undervejs.

Kunden kender ikke sit behov fra start

- Kunderne ved sjældent helt fra begyndelsen, hvad der er, de vil have, forklarer Jakob Juul Rasmussen, Managing Director hos Pharma IT:

- Det er først, når vi har bygget noget og vist dem det i praksis, at de finder ud af, om det er det her eller noget helt andet, de i virkeligheden har brug for.

Derfor er det ultravigtigt at dele projektet op i små bidder, som vi kan evaluere undervejs. For hvis vi først evaluerer, når projektet er ved at være afsluttet efter fx et år, så er vi prisgivet, hvis det viser sig, at det slet ikke var det, kunden ville have, siger Jakob Juul Rasmussen, Managing Director hos Pharma IT.

Læs artikel: Jeps, ændringsledelse virker!

Digitale ideer bliver hurtigt forældede

Det er Claus Olsen, Team Leader hos Omada, enig i.

- Den digitale udvikling går hurtigt i dag, og hvis man først bruger lang tid på at definere krav og derefter også skal bruge tid på udbud og kontrakt, så er ideen allerede forældet, når man underskriver kontrakten. Der er igen tvivl om, at den rigtige løsning på denne udfordring er at arbejde agilt, men det er næsten umuligt, når kontrakten er låst fast, som offentlige kontrakter som regel er.

Indfør en grundig analysefase

For at løse den knude bør man ændre tilgangen til kontraktfasen og erkende, at man hverken kan vide alt eller blive enige om alt.

Når alt derfor ikke kan være defineret i kontrakten, bliver der behov for en afklaringsfase, når projektet går i gang. Første og vigtigste fase i denne proces er ifølge Claus Olsen altid en grundig analysefase:

- I analysefasen mødes parterne og taler kontrakten igennem. De får den brudt ned for på den måde at finde frem til, hvad det helt præcis er, kunden vil opnå med projektet, og hvad succeskriterierne er. Disse ting står sjældent i kontrakten og er derfor rigtig svære at blive klog på, hvis man ikke prioriterer en analysefase.

Læs artikel: Offentlige indkøbere har store fordele ved SKI

Fejl, men fejl hurtigt!

Herefter bør man arbejde i faser, da det understøtter den agile tankegang om, at når man fejler, så fejler man i det mindste hurtigt og har dermed en chance for at rette fejlene, inden de vokser sig for store.

- Forskellige faggrupper taler jo ikke alle samme sprog og har ikke en dyb indsigt i de samme forretningsgange. Som it-specialist er man ikke altid forretningsspecialist, og derfor er der behov for løbende clearing og forståelse af tingene, siger Jakob Juul Rasmussen.

Det vil også dæmme op for udfordringen ved, at leverandør og kunde ofte ikke må tale sammen i udbuds- og kontraktfasen – kun udveksle dokumenter.

Læs artikel: Digitalisering med hånden på kogepladen

Standardkontrakter til specialsystemer giver konflikter

Managing Director Ivan Pedersen påpeger desuden, at de nødvendige offentlige udbudsregler medfører en masse omkostninger. For at undgå nogle af dem og minimere tidsforbruget prøver man ofte at standardisere – fx med standardkravspecifikationer og -kontrakter. Det har dog den risiko, at man putter et projekt ind i en standardkontrakt, selvom det er alt for stort og detaljeret til at kunne passes ind:

- Ofte kompenserer kunden ved at have et hav af tilpasninger, så systemet passer til deres måde at arbejde på. Man beder altså om et standardsystem, men ønsker sig i virkeligheden et specialsystem. Så er kimen allerede lagt til et konfliktfyldt projekt, der har meget svære betingelser for succes.

Problemet var tydeligt, da Ivan Pedersen som leverandør havde en statslig kunde, der skulle erstatte et gammelt system, som var knopskudt over mange år. Men kunden ønskede, at systemet skulle se ud nøjagtigt som i dag – helt ned i detaljen.

- Projektet blev presset ind i en standardkontrakt, men det viste sig meget hurtigt, at kunden i virkeligheden havde brug for et specialsystem med en meget lille standardkerne. Der var med andre ord bygget en konflikt ind helt fra start, og projektet blev da også derefter.

Med andre ord bliver kontaktarbejdet rigtig vigtigt, fordi kontrakten ikke bare sætter de formelle rammer for projektet, men også let på godt og ondt kommer til at dominere projektets forløb.

Læs artikel: Nye teknologier i det offentlige – nu og i fremtiden

Læs artikel: Mobilen ændrer den offentlige sektor