07. september 2018

eTavler sparer tid og sikrer kommunikationen

eTavler: Hvad skal man med eTavler, når man har whitebords og opslagstavler? Det kan de godt forklare på Poulstruplund.

Her er alle beboerne nemlig voksne udviklingshæmmede med selvskadende og udadreagerende adfærd. Medarbejderne skal derfor hele tiden være opmærksomme på selv de mindste detaljer i de individuelle aftaler, så den enkelte borger føler sig tryg og har det godt.

- For vores borgere kan det fx være helt afgørende, om døren bliver åbnet rigtigt, og om medicinen bliver givet på præcis den samme måde hver gang, forklarer afdelingsleder Anne Mette Korsgaard Drustrup.

Overblik tog tid

Tidligere måtte medarbejderne derfor bruge mange minutter dagligt bare på at skaffe sig overblik:

- Vi havde blandt andet 18 whitebords hængende i huset – fuldstændig klistret til med lister over opgaver og aftaler, post-its og meget andet, som medarbejderne skulle huske på eller notere ned, inden de kunne gå i gang med dagens arbejde, forklarer afdelingslederen.

Antallet af whitebords er nu reduceret til fem, og hver medarbejder bruger nu 20 minutter mindre om morgenen på at skaffe sig overblik over dagens opgaver. Medarbejderne trives bedre, ligesom borgerne er blevet mere trygge.

- Nu har vi samlet alle oplysningerne i EG Sensum Shareplan. Det er en stor støtte for medarbejderne i hverdagen, siger Anne Mette K. Drustrup.

Som en positiv sideeffekt er medarbejdernes arbejdsglæde også smittet af på borgerne på Poulstruplund:

- Medarbejderne har nu alle deres opgaver og aftaler samlet, og derfor gør de tingene mere ens. Det profiterer borgerne af. For når medarbejderne har styr på opgaverne, bliver borgerne mere rolige, og så ser vi færre tilfælde med udadreagerende adfærd og magtanvendelser i huset, mener Anne Mette K. Drustrup.

Læs artikel: Whitepaper – Sådan bliver dit botilbud mere effektivt

Økonomiske fordele

Samlet set har gevinsterne ved at implementere digitale whiteboards og EG Sensum Shareplan på tilbuddet med 20 faste og godt 10 løse medarbejdere derfor været store:

- Overblikket i EG Sensum Shareplan betyder, at vi har været i stand til at forkorte overlappet mellem vagterne med 20 minutter hver morgen. Endnu vigtigere er det dog, at medarbejderne nu er hurtigere "ude på gulvet" med større overblik over opgaverne end tidligere, siger afdelingsleder Anne Mette K. Drustrup.

- Desuden sparer medarbejderne tid, fordi de nu har alle oplysninger med sig på deres mobil og derfor ikke behøver at forlade borgerne for at lede efter informationer i diverse mapper i løbet af dagen, supplerer projektleder Heidi Lynge Løvschall, Digitalisering og velfærdsteknologi, Hjørring Kommune.

Læs mere: Informationsstander skaber overblik og minimerer forstyrrelser

Afhjælper sikkerhedsproblem

Ud over at lette hverdagen for medarbejderne er de nye digitale tavler med til at styrke sikkerheden vedrørende borgernes data.

Problemet med traditionelle opslagstavler og whitebords er, at tavlerne ofte bliver benyttet til at hænge lister op med fx navne og cpr-numre på tilbuddets borgere eller individuelle væskeskemaer med personfølsomme oplysninger. Post-its med konkrete oplysninger om enkeltpersoner eller ligefrem fælles kodeord til den fælles pc kan også dukke op blandt de mange opslag.

- Men det må man ikke. Der må ikke findes personfølsomme data om den enkelte borger på fælles opslagstavler og whiteboards, på lapper på medarbejdernes skriveborde eller på post-its på computerskærmen. Den slags oplysninger skal fremover kun findes i sikrede systemer, hvor der er styr på, hvem der har adgang til data, og hvordan denne adgang er brugt, forklarer Rune Møller Andersen, der er GDPR- og it-sikkerhedsansvarlig i EG Team Online.

Download faktaark: Optimer arbejdsgange og relationer

Læs mere: Om EG Sensum Shareplan