29. juni 2018

Sikker mail – hvilke muligheder har du?

Der findes flere forskellige muligheder for at sende sikker mail. Hvis I anvender funktionen i Outlook, koster det ikke noget. Til gengæld er processen tung og koster derfor tid. 

Vi anbefaler derfor, at I anvender trediepartproduktet FuseMail, som kan anskaffes via EG. 

Derudover er vi i øjeblikket i dialog med Nets med henblik på at udvikle en løsning, der kan integreres med AdvoPro. Vi orienterer nærmere om dette, når vi er længere i processen. 

I relation til GDPR er det p.t. en anbefaling, at der sendes sikker mail. Dog er der en forventning om, at det snart bliver et krav.

Sikker mail i Outlook

Hvis du vil anvende sikker mail fra Outlook, skal du have et NemID med offentlig digital signatur tilknyttet. Det har du, hvis du bruger NemID til andet end netbank. Hvis du fx kan logge på SKAT, har du NemID med offentlig digital signatur. Det kan også være, at du har en firmasignatur installeret på din pc.

Du skal sikre dig, at din mailadresse står i dit NemID-certifikat, og du skal have installeret NemID udvidelsesprogram, som er et hjælpeprogram, der gør sikker mail mulig fra Windows.

Alt dette kan du finde hjælp til på www.nemid.nu


Afsendelse af sikker mail via Outlook

Hvis du vil sende sikker mail fra Outlook, skal du bruge dit digitale ID (NemID).

Når du har startet en ny mail, vælger du fanen Indstillinger, og herfra kan du vælge knappen Krypter, som krypterer meddelelsen, så den bliver sværere for uautoriserede brugere at læse. Eller du kan vælge knappen Signer, som signerer meddelelsen med din digitale signatur, så andre kan være sikre på, at mailen kommer fra dig. Du kan også bruge begge knapper.

Herefter skriver og sender du mailen på sædvanlig vis.

Modtagelse af sikker mail i Outlook

Hver gang du forsøger at åbne en mail, som er sendt til dig som sikker mail, bliver du bedt om dit NemID, for at systemet er sikker på, at du er dig. Hvis du har et firmacertifikat installeret på din pc, tjekker systemet selv, at det svarer til modtageren på mailen (dig). 

Gemme en mail, der er sendt signeret og/eller krypteret, i AdvoPro

Hvis du har gemt en signeret eller krypteret mail i AdvoPro, er det kun den person der har signaturen installeret, der kan åbne mailen.

Hvis I har behov for, at alle på kontoret kan åbne mailen, bør I derfor anskaffe én af de andre 2 løsninger, som vi har anbefalet.