Whiteboardhelvede udskiftet med digital løsning

En medarbejder på et socialt tilbud bruger i gennemsnit 107 minutter pr. vagt på dokumentation og koordinering med kolleger. På botilbuddet Poulstruplund i Hjørring Kommune gjorde afdelingslederen noget ved det.

Digitalisering: En analyse af 40 botilbud i 10 kommuner, som KL's konsulentvirksomhed, KLK, og Deloitte har udarbejdet i 2017, indikerer et stort potentiale for at effektivisere driften af de sociale tilbud.

På de undersøgte tilbud til børn, unge og voksne med handicap eller psykiske problemer brugte en medarbejder typisk 107 minutter om dagen på dokumentation og koordinering med kolleger.

På det socialpædagogiske botilbud Poulstruplund i den lille landsby af samme navn i Hjørring Kommune kan afdelingsleder Anne Mette K. Drustrup godt nikke genkendende til tallene, men hun gjorde noget ved det:

– Vores borgere kan være både selvskadende og udadreagerende. Derfor skal medarbejderne hele tiden være opmærksomme på alle små detaljer i de individuelle aftaler og den måde, opgaverne skal udføres på, så den enkelte borger føler sig tryg og har det godt, forklarer hun:

– Fx kan det være helt afgørende for den enkelte borgers hverdag, om døren bliver åbnet rigtigt, og om medicinen bliver givet på præcis den samme måde hver gang.

Overblik tog tid

Tidligere måtte medarbejderne derfor bruge mange minutter dagligt bare på at skaffe sig overblik. Tilbuddets socialfaglige it-system gav ikke det fornødne overblik og understøttede ikke den daglige opgaveløsning i praksis:

– Vi havde 18 whiteboards hængende i huset, og de var helt klistret til med lister over opgaver og aftaler, post-its og meget andet, som medarbejderne skulle huske på. Ofte måtte medarbejderne skrive de meget præcise instrukser ned i hånden, så de kunne have notaterne med rundt i huset.

Alt i alt var det meget tidskrævende, og medarbejderne havde et stort behov for – og et ønske om – et støtteværktøj, forklarer Anne Mette K. Drustrup.

Hun greb derfor chancen og tilmeldte sin arbejdsplads som pilottilbud, da Hjørring Kommune ønskede at teste en løsning, der understøttede medarbejdernes behov.

– Efter at have set 3 forskellige løsninger valgte vi en løsning, som samler alle oplysningerne og giver medarbejderne det fornødne overblik, forklarer Anne Mette K. Drustrup:

– Hvor medarbejderne tidligere skulle lede efter oplysninger 15 forskellige steder i 5 mapper og på de mange whiteboards, har de nu alle relevante oplysninger på deres mobil, så snart de har fået tildelt de borgere, som de har ansvaret for på dagen.

Markant effekt

Effekten af større overblik i hverdagen er markant og mærkbar.

– Vi har været i stand til at reducere den tid, vi bruger på overlap mellem nattevagt og dagvagt om morgenen, med 20 minutter pr. medarbejder pr. vagt. Det er tid, som vi kan bruge direkte på kerneopgaven – det vil sige sammen med borgerne, siger Anne Mette K. Drustrup.

Medarbejderne sparer også tid på andre opgaver i hverdagen. Fx har borgerne som en del af løsningen fået deres egen infoskærm i fællesrummet, hvor de kan se, hvem der er på arbejde, hvad de skal have at spise og de planlagte aktiviteter:

– Alt er meget simpelt bygget op. Mange af vores borgere kan selvsagt ikke læse, men når de ser et billede af en bold og en hal, ved de, at der er boldspil i hallen i dag. Det giver dem en større tryghed, og medarbejderne slipper for hele tiden at skulle besvare de samme spørgsmål, når de har travlt med andre opgaver.

Bedre overblik har imidlertid også været med til at øge medarbejdernes arbejdsglæde og borgernes trivsel. Selvom de afledte effekter af arbejdsglæde kan være svære at gøre op, er Anne Mette K. Drustrup ikke i tvivl, for de fleste medarbejdere på socialområdet er drevet af stor samvittighedsfuldhed og engagement:

– Derfor giver det medarbejderne en stor tilfredshed, når de ser, at de kan løse deres opgaver rigtigt uden at glemme noget vigtigt.

Samtidig kan de nu give hinanden gode arbejdsbetingelser, idet de online kan se, hvis en kollega har opgaver, der "hænger". De hjælper hinanden ved at spørge ind til, om vedkommende bare har glemt at "sætte flueben ved opgaven", eller om der er brug for en hjælpende hånd.

Ud over at medarbejderne får løst de aftalte opgaver på den rigtige måde, skaber overblikket ro i huset på anden vis:

– Borgerne profiterer af, at medarbejderne har fået større overblik over opgaverne. Vi ser en faldende tendens til udadreagerende adfærd, færre tilfælde af utilsigtede hændelser, fx i form af fejl i medicingivningen, og færre magtanvendelser i huset. Det tilskriver jeg, at borgerne er mere trygge nu, siger Anne Mette K. Drustrup.

Testningen af EG Sensum Shareplan fortsætter i 2018.

Benchmark dit tilbud

Hvordan klarer dit botilbud sig egentlig? KL har udviklet et særligt benchmarkingværktøj. Kommuner og botilbud kan her få dannet en benchmarkingrapport, hvor det enkelte tilbuds drift sammenlignes med driften i sammenlignelige tilbud. Formålet er at identificere dele af driften, hvor der er potentiale for optimering af det enkelte tilbud.

Læs også whitepaperet "Det effektive botilbud satser på faglighed, kvalitet og socialfaglige it-værktøjer", hvor du kan læse mere om, hvordan man kan digitalisere 10 udvalgte hverdagsrutiner og dermed få et mere effektivt drevet botilbud, skabe rum til fagligheden og forbedre både kvaliteten af indsatsen i hverdagen og omgangen med borgernes persondata.

Download faktaark: Optimer arbejdsgange og relationer

Se vores temasite om effektivisering: Digitalisering af hverdagens opgaver skaber effektive medarbejdere

Se mere: EG Sensum Bosted – samlet socialfaglig løsning på specialområdet