Herbergerne på Frederiksberg går all in på beboer-statistik

Da forstander Søren Romar skiftede sit dokumentationssystem ud med det socialfaglige it-system EG Sensum, mistede han lidt overblikket. Det var han ikke tilfreds med.

– Jeg var vant til at få leveret en række statistikker med centrale nøgletal om mine tilbud, men den løsning havde vores nye leverandør ikke lige på hylden, forklarer Søren Romar, der er forstander for Herbergerne på Frederiksberg, Lindevangen og Lærkehøj.

Derfor insisterede han på at finde en løsning:

– Jeg er temmelig vedholdende, så det er meget tilfredsstillende, at vi nu takket være et godt samarbejde med Frederiksberg Kommune, som vi har driftsoverenskomst med, leverandøren og en superdygtig studentermedhjælper har fået udviklet et Excel-ark, der giver mig præcis det overblik, som jeg har brug for, siger Søren Romar.

Herbergerne er lidt specielle

Bag den enkle løsning ligger en kompliceret udfordring. En række af de oplysninger, som forstanderen skulle bruge, lå ganske vist allerede tilgængelige i dokumentationssystemet. Men der manglede en samlet præsentation af de mange data og specifikke nøgleoplysninger om de to selvvisiterende herberger med tilhørende bostøtte og natvarmestue.

– Problemet er lidt, at herberger adskiller sig fra mange andre sociale tilbud. Først og fremmest har vi langt flere ind- og udskrivninger, og som selvvisiterende tilbud skal vi indrapportere, hvem der flytter ind og ud hos os, forklarer Søren Romar:

– Vi er jo de eneste, der ved, hvor borgeren befinder sig, og med en døgnpris på op til 1.700 kroner pr. overnatning og mere end 25.000 overnatninger om året har betalingskommunerne jo både et krav om og en stor interesse i at få de oplysninger meget hurtigt. Desuden har vi også brug for at registrere oplysninger, som man typisk ikke registrerer andre steder, fx behov for statsborgerskab, tolkebistand, behov for følgeskab m.m.

Så vi registrerer rigtigt meget på mange borgere, og det var derfor kritisk, at vi kun med stort besvær kunne trække de statistikker, som vi og vores samarbejdskommuner skal bruge hele tiden, forklarer Søren Romar.

Løsningen blev … et regneark

Opgaven blev løst, ved at tilbuddet fik leverandøren til at udvikle en særlig opholdsplan og et ind- og udskrivningsskema, der supplerede grunddata i det socialfaglige it-system EG Sensum Bosted.

Dernæst definerede forstander og medarbejdere i samarbejde med Frederiksberg Kommunes systemkonsulent Ebbe Friis Holm, hvilke data man gerne ville have præsenteret.

– Flere af mine medarbejdere var med i en opstartsworkshop, hvor de gav gode input. Fx har Marina Storgaard, som er administrativ medarbejder på Lindevangen, været med i hele processen og har haft stor betydning for, at det har kunnet lykkes, forklarer Søren Romar.

Selve arbejdet med at udvikle præsentationen af de mange data blev udført af en mere end godt begavet studentermedhjælper, Silas Grasø, der fik sat et avanceret regneark med Pivot-tabeller op i Excel.

I dag kan forstanderen i sit regneark se de ønskede statistikker med dagsaktuelle data om både den enkelte beboer, den enkelte afdeling og Herbergerne på Frederiksberg under ét.

Med få klik kan jeg fx se den aktuelle belægningsprocent på tværs af de enkelte afdelinger, hvor mange døgn den enkelte bruger har opholdt sig her, og om medarbejderne fx har fået ind- og udskrevet borgerne, som de skal. Forstander Søren Romar, Herbergerne på Frederiksberg

– For mig er det overblik altafgørende, for det giver mulighed for at arbejde mere datadrevet og med færre "synsninger", siger Søren Romar.

– Fx kom det bag på mig, da jeg så, hvor mange af vores borgere der faktisk har diverse misbrug eller har fået dispensation fra at anvende Digital Post. Når først vi begynder at bruge de informationer, giver det basis for langt bedre pædagogiske diskussioner om, hvilke særlige tiltag vi skal sætte i gang, mener Søren Romar, der også kan bruge det nye ledelsesinformationssystem som en regulær opgave- og huskeliste:

– Nu har vi et lynhurtigt overblik over opgaver, der mangler at blive håndteret, som fx manglende indberetninger til en kommune.

Nu gennemgår tilbuddenes afdelingsledere fast nøgletallene i starten af hver uge for at se, hvad der skal følges op på, fx manglende opholdsplaner, belastningsgrader på den enkelte medarbejder m.m.

Man skal ville det her

I dag er Søren Romar derfor en glad forstander, for han har fået et unikt overblik over de tilbud, han styrer – helt ned på den enkelte brugers behov og aktuelle udfordringer. Men det har været en lang vej at nå dertil.

Derfor har han to gode råd til andre, som ønsker samme overblik:

– Man skal virkelig ville det her. For det har taget lang tid. Ikke mindst fordi vi har været igennem en lang proces med intern dialog og workshops for at blive enige om, hvad det egentlig var for tal og statistikker, som vi havde brug for. Så det kræver en leder, der brænder for projektet og vil køre det igennem, forklarer Søren Romar.

Dernæst gælder det om at have de rigtige samarbejdspartnere:

– Selvom vi er en selvejende institution, har vi fået en helt enestående hjælp fra Frederiksberg Kommune, der både har haft stor forståelse for EG Sensum-platformen og en god kontakt til leverandøren.

Og så skylder vi naturligvis en stor tak til især systemkonsulent Ebbe Friis Holm, der har brugt rigtig mange timer sammen med os, og hans studentermedhjælper Silas Grasø, der hjalp med at udvikle selve regnearket. Uden dem var vi aldrig kommet i mål med det her, siger Søren Romar.

For systemkonsulent Ebbe Friis Holm har det været en både naturlig og spændende opgave at bistå Herbergerne på Frederiksberg:

– Selvom det er en selvejende institution, er vi jo betalingskommune for en stor del af de borgere, som opholder sig her. Så vi har en klar interesse i hurtigt at kunne få svar på vores forespørgsler og reagere hurtigt med de rette tilbud til de borgere, der henvender sig på vores herberger, forklarer systemkonsulent Ebbe Friis Holm, Frederiksberg Kommune.

Efterspurgt løsning

Flere andre tilbud har henvendt sig til Søren Romar og vil nu selv i gang med at kopiere metoden.

– De skal være velkomne, for vi har fået et overblik, som jeg tror rigtig mange andre herberger og forsorgshjem vil kunne nyde godt af.

– Tidligere tog det mig hele dage at lave en årsstatus og timevis at besvare forespørgsler fra kommunerne. Nu kan jeg klare det på få minutter. Arbejdet er jo gjort, siger Søren Romar, forstander på Herbergerne på Frederiksberg.

Download faktaark: Optimer arbejdsgange og relationer

Se vores temasite om effektivisering: Digitalisering af hverdagens opgaver skaber effektive medarbejdere

Se mere: EG Sensum Bosted – samlet socialfaglig løsning på specialområdet