Digitalisering: Mere effektive botilbud kan yde bedre omsorg

Hvert år frem til 2020 skal kommunerne effektivisere deres arbejde med 1.000.000.000 kroner om året. En del af pengene skal hentes på det sociale område, og derfor har KL udgivet et inspirationskatalog, der peger på en række områder, hvor det er muligt at effektivisere driften på landets 1.800 døgntilbud.

Kommunerne skal spare – og sparer – hele tiden. Ifølge en aftale mellem regeringen og KL skal det offentlige hvert år spare mere end en milliard kroner på driften frem til 2020. Det er kun realistisk, hvis driften hele tiden effektiviseres.

Et af de områder, hvor effektiviseringsarbejdet er i fuld gang, er ifølge en analyse fra KL landets ca. 1.800 døgntilbud på det specialiserede socialområde, der huser ca. 34.000 udsatte børn, unge og voksne.

Analysen har set nærmere på, hvordan de ansattes tid anvendes på 40 tilbud, og når blandt andet frem til, at et tilbud i gennemsnit anvender 150 timer om året på at forberede, gennemføre og følge op på besøg mv. fra socialtilsynet, mens en typisk medarbejder bruger 180 timer om året på dokumentation – samme tid, som medarbejderen bruger på koordinering af møder og vagtoverlap.

Konkret peger analysen derfor på otte forslag, som kan bidrage til at optimere driften af landets døgntilbud:

Socialtilsyn:

• Sænke krav om besøgshyppighed for velfungerende tilbud
• Fjerne unødvendige dokumentationskrav
• Styrke kvaliteten i tilsynets praksis.

Fleksibel udnyttelse af botilbud:

• Øge muligheden for at omdanne tilbud
• Øge adgangen til at ud-/omvisitere borgere.

Arbejdstilrettelæggelse:

• Fokusere løbende dokumentation
• Fokusere personalemøder
• Fokusere vagtoverlap.

Tilsammen vurderer analysens forfattere, at forslagene indeholder potentielle besparelser på op imod en milliard kroner.

Gevinstrealisering

For at høste en del af de potentielle gevinster har KL udarbejdet inspirationskataloget "Veje til en mere effektiv drift af botilbud", der kommer med en række konkrete forslag til og eksempler på, hvordan de enkelte døgntilbud i praksis kan effektivisere driften.

Case: Høje-Taastrup Kommune

I inspirationskataloget peger KL og Deloitte for eksempel på mulighederne for at effektivisere ved at arbejde mere systematisk med dokumentation for at målrette og reducere den tid, med­arbejderne bruger på at udarbejde dokumentationen i det daglige, ligesom den forbedrede dokumentation kan reducere den tid, der anvendes til daglig koordi­nering og personalemøder.

En af de fremhævede cases i kataloget er Høje-Taastrup Kommune, hvor Social- og Handicapcenteret har arbejdet intenst for at sikre en mere ensartet og meningsfuld dokumentation og øget viden om effekten af indsatserne på tværs af myndighed og udfører.

Omdrejningspunktet i Social- og Handicapcentrets arbejde med dokumentation, mål og effekter har været indsatsplanen, som udarbejdes i samarbejde mellem borgeren, myndighed og udfører.

Indsatsplanen bygger på Voksenudred­ningsmetoden (VUM), og arbejdet med planen foregår i de eksisterende it-systemer, dvs. Sensum InCorp (Myndig­hed) og Bosted (Udfører). Hvor det er muligt, sker der elektronisk overførsel af data mellem InCorp og Bosted. I de tilfælde hvor myndigheden ikke har udarbejdet en indsatsplan for borgeren, kan udføreren selv oprette en indsatsplan og afstemme den med myndigheden og derved afhjælpe, at myndigheden bliver en flaskehals.

Blandt gevinsterne ved effektiviseringstiltaget er blandt andet:

• Understøttelse af arbejdet med at skabe progression for den enkelte borger, idet der nu sættes konkrete mål for og følges op på indsatsen. Det betyder, at der er sammenhæng vedrørende indsatsen, og at der ligger bevidste, faglige metodevalg til grund for arbejdet med den enkelte borger.
• Fælles, ensartet og kvalificeret praksis for dokumentation på tværs af myndighed og udfører i kommunen. Det sikrer, at kommunen lever op til lovgivningens krav, og at sagsbehandlingen er effektiv og målrettet.
• Fælles sprog og opgaveforståelse hos medarbejderne samt en kvalificeret og effektiv struktur for samarbejdet og informationsudvekslingen internt i tilbuddene og på tværs af centret. Medarbejderne oplever øget læring i den pædagogiske praksis, øget værdi af dokumentationen og bedre overdragelse mellem kolleger og ved vagtskifte, da der er mindre subjektivitet og uklarhed i dokumentationen.
• Inddragelse af borgerne i målsætningen, så de i højere grad end tidligere oplever, at der bliver arbejdet med deres mål.
• Fortsat dokumentation hos medarbejderne med henblik på dag-til-dag-overlevering af viden, men denne form for dokumentation er adskilt fra den dokumentation, der har med målarbejdet at gøre. Det betyder, at det er blevet hurtigere at søge efter og trække den viden, man har brug for, ud af systemerne.
• Øget viden om effekten af de metoder og indsatser, der benyttes i kommunen.

Eksemplerne er typiske

Inspirationskataloget bygger på besøg i 10 kommuner hos 40 tilbud til børn, unge og voksne med handicap eller psykiske problemer. Besøgene er gennemført i foråret 2017 af KL's Konsulentvirksomhed, KLK, og Deloitte i regi af Moderniserings- og effektiviseringsprogrammet.

For account manager Klaus Dyhre, EG, er der ingen tvivl om, at mange flere døgntilbud kan nikke genkendende til analysens resultater:

- Jeg er slet ikke i tvivl om, at døgntilbuddene kan opnå en mere effektiv hverdag uden at gå på kompromis med hverken faglighed eller kvalitet, mener Klaus Dyhre og uddyber:

- Udfordringen består alene i at få sat digitalisering på dagsordenen, især på de mindre tilbud, hvor fokus typisk er på faglighed og relationsarbejdet med borgeren i centrum, men det behøver jo ikke være en modsætning. Tværtimod!

På mange døgntilbud har man for eksempel endnu ikke fået taget hul på at håndtere medicinudlevering digitalt med integration mellem fagsystemet og det fælles medicinkort, FMK.

- Det er tankevækkende, for på de fleste tilbud får den enkelte borger mere end fem forskellige medikamenter om dagen. Ved at optimere medicinhåndteringen kan man spare en del tid på arbejdet med ordinering, seponering, tjek af korrekt medicin, kontrol af udleveret medicin i forhold til FMK m.m. På en måned løber det let op i en halv times tid, man kan spare pr. borger. Det lyder måske ikke af meget, men det løber jo op, jo flere borgere man har, siger Klaus Dyhre og konkluderer:

- Det er tid, der umiddelbart kan bruges bedre sammen med borgeren!

Læs mere: Se vores tema om effektivisering