02. maj 2016

​Prioriter din tid på forretningskritiske projekter

Som leder i en virksomhed med mange og komplekse projekter er det vigtigt at vide, hvordan man skal prioritere sin tid. Uden et detaljeret overblik risikerer man at bruge sin tid på projekter, som allerede er på vej mod succes. Derfor er det vigtigt, at man får indblik i, hvilke forretningskritiske projekter der har brug for støtte, så man bruger sin tid, hvor der er mest brug for den.

Som leder er din mission at skabe rammerne for, at projekter glider nemmere. Eventuelle problemer med underleverandører og knas i samarbejdet mellem forskellige afdelinger kan ofte virke uoverkommelige på gulvet, men kan fra lederens stol måske ordnes med et opkald. Som Einstein sagde: Problemer kan som regel ikke løses på det niveau, de er opstået. Derudover kan ledelsens forhold til slutkunden tit være nøglen til at afpasse forventningerne med hverdagens virkelighed.

I en virksomhed med komplekse produktioner betyder det, at lederen bearbejder de forskellige komponenter i forsyningskæden, så medarbejderne får mulighed for at udfolde deres ekspertise uden forhindringer. Det giver den største effektivitet, bedre leverancer og i sidste ende den højeste lønsomhed. Derfor er det vigtigt, at man prioriterer sin indsats, så man sætter ind, hvor der er mest brug

Prioriter din tid objektivt

For at udvælge de rigtige projekter skal du være i stand til at bakke fornemmelser op med fakta, så du prioriterer din tid bedst muligt. Ellers risikerer du, at din opmærksomhed ender hos dem, der råber højest, og ikke hos dem, der har mest brug for den.

Som udgangspunkt handler det om at have styr på de helt grundlæggende forretningsgange og dataindsamling. For først, når rapporteringen af projekter foregår løbende, og data indrapporteres ensartet på tværs af organisationen, er du i stand til at vurdere, hvor din indsats har størst effekt.

Ensret dataindsamlingen

Et af de steder, hvor det overraskende ofte går galt, er den konsekvente, løbende indberetning på tværs af virksomhedens afdelinger. Den bliver ofte nedprioriteret i de enkelte afdelinger, især når presset er højt, og leveringstidspunktet nærmer sig.

Læs mere om, hvordan vi kan hjælpe dig med at skabe større indsigt i forretningskritiske projekter

Samtidig lider den manuelle indberetning ofte under, hvem der foretager den. Medarbejdere i forskellige stillinger prioriterer forskelligt og vurderer skøn og fremtidsudsigter ud fra deres personlige ståsted i organisationen.

Derfor skal rapporteringen systematiseres og indarbejdes som en naturlig del af den daglige forretningsgang, så du altid har et fuldt opdateret overblik. Det kan derfor også betale sig at overveje en øget automatisering af dataindsamling og rapportering, da det både sparer medarbejdernes tid, eliminerer fejl og mindsker effekten af personafhængige skøn og antagelser.

Basér dine beslutninger på projekternes afvigelser

Når først der er styr på dataindsamlingen, skal du ved hjælp af et enkelt overbliksbillede være i stand til – ud fra fastsatte parametre – at prioritere opgavernes vigtighed. På den måde kan I som ledelse let overskue, hvilke projekter der afviger fra den fastlagte kurs eller har en forretningskritisk størrelse og derfor kræver ledelsens opmærksomhed.

Læs mere om, hvordan I får et bedre overblik over forretningen med en branchetilpasset it-løsning

Kriterierne er individuelle fra virksomhed til virksomhed, men bør som minimum inkludere følgende punkter:

  • Projektets indvirkning på bundlinjen
  • Strategisk vigtighed
  • Risiko for problemer
  • Afvigelse fra tidsplanen.

Ved at sammenholde disse punkter kan du danne en prioriteret liste, som viser, hvilke projekter du som leder skal koncentrere dine kræfter om i den kommende periode. På den måde udnytter du din tid bedst, så du ikke selvstændigt skal tage stilling til vigtigheden af alle problematikker.

4 råd om ledelsesinvolvering i projekter

1. Ensret rapporteringen

Sørg som minimum for, at hele virksomheden indrapporterer, således at data kan konsolideres, så alt relevant information samles i en enkel oversigt.

2. Automatiser dataindsamling og rapportering

Hvor det kan lade sig gøre, er det en god ide at automatisere dataindsamling og rapportering. Manuel dataindsamling og rapportering kan både være fejlbehæftet og lide under subjektive vurderinger fra medarbejderne.

Vil I gerne udnytte virksomhedens data til skabe indsigt og fordele for forretningen? EG's eksperter er nordens bedst certificerede IBM Business Intelligence-partner

3. Prioriter projekterne

Indret rapporteringen, så den automatisk viser, hvilke projekter der har brug for størst opmærksomhed fra ledelsen. På den måde ved du altid, hvor du skal investere din energi.

4. Prioriter din egen tid

Ingen kan være alle steder på en gang. Sørg for at involvere ledelsen i de projekter, som er længst fra mål og har mest brug for det. På den måde får I størst muligt udbytte af jeres tid.