02. juni 2016

​Kunderne har ikke tid til at vente på dine Excel-udregninger

Tid er en knap ressource. Projektorienterede virksomheder står i stigende grad over for en tilbudsproces, hvor man på den ene side ikke kan nå at gå i detaljen, og hvor kunden på den anden side forventer en skarp pris leveret med ekspresfart. Hvor finder du de ekstra timer, hvis du stadig vil afgive konkurrencedygtige tilbud uden at gå ned på kompleksitet, og uden at fejlberegninger resulterer i, at projektet går i rødt?

Hvor ofte står du i en situation, hvor en potentiel kunde skal bruge et tilbud nu og her, og du enten skal lægge alt andet til side for at kunne udarbejde et skarpt og gennemregnet tilbud eller helt skal opgive at gå i gang?

Flere og flere projektorienterede virksomheder oplever, at de bliver afkrævet et tilbud på en kompleks proces nu og her eller må acceptere at blive afskrevet på forhånd. Med udregninger i Excel-ark og manuelle kalkulationsprocesser kan det være en uløselig udfordring at leve op til kundens forventninger inden for tidsfristen og tilbyde en skarp pris, som både indregner alle dele og udgifter til det ønskede slutprodukt og sikrer, at I tjener penge.

Den velbegrundede frygt for fejl

At fejlberegne prisen på en komponent er ofte ikke den store katastrofe – katastrofen er de komponenter og processer, som du glemmer at medregne fra starten. Derfor er kalkulationsprocessen for mange projektorienterede virksomheder et nulfejlsområde.

Vil du gerne sikre, at I altid får det hele med I jeres kalkulationer?

Det kræver en enorm ekspertise at holde styr på denne proces manuelt. Derfor bliver erfarne medarbejdere med styr på kalkulationen i stigende grad en flaskehals, fordi deres kompetence ikke bare kan videreføres til en ny sælger, men baserer sig på erfaring bygget op over en årrække – både med produktet og med virksomhedens interne processer. Uden denne kompetence risikerer du, at der begås fejl, fordi nye medarbejdere hurtigt overser et skridt i processen med alvorlige økonomiske konsekvenser til følge.

Det ender derfor ofte med, at virksomheder må sige nej til et udbud eller en ordre, fordi de nøglepersoner, som kan foretage udregningen, er låst til andre projekter og derfor ikke har tid til at overholde en ny, stram tidsfrist, og der ikke er nogen, som kan tage over uden flere års forudgående erfaring.

Lev op til kundernes tempo, og minimer fejlraten

Hverken kundernes forventninger til leveringshastighed eller kompleksiteten ser ud til at forsvinde – tværtimod. For at leve op til forventningerne om skarpe tilbud på rekordtid bliver du derfor nødt til:

  1. At simplificere kalkulationsprocessen, så flere nemmere kan give tilbud
  2. At genbruge tidligere tilbud og skabe en ramme, så du hurtigere når frem til et konkurrencedygtigt tilbud.

Vil du vide mere om, hvordan I får en simpel og hurtig kalkulationsproces? Deltag i EG's webinar om Project Quotation

Svaret er lige så enkelt, som det er en udfordring for den erfarne kalkulationsekspert: Processen skal automatiseres. Ved at implementere en model og opbygge en database af tidligere tilbud kan man hurtigt udskifte de enkelte komponenter, som adskiller sig fra tidligere ordrer, og derigennem få et overblik over, hvilke konsekvenser det har for det endelige tilbud.

På den måde sikrer du både, at alle nødvendige dele indregnes – du har jo skabelonen fra sidst – og at du over tid bliver bedre til at afgive tilbud. Når du ned i detaljen kan se estimatet for den enkelte delleverance, kan du begynde at forbedre processen fra tilbud til tilbud ved at sammenholde den ideelle proces med det reelle slutresultat for projektet.

Det sikrer, at du over tid ikke bare bliver hurtigere og skarpere i dine tilbud, men også får indblik i, hvilke processer din virksomhed mestrer, og hvor der er plads til forbedring.

Vil du vide mere om, hvordan du som leder får et samlet overblik over virksomhedens projekter? Læs mere her

Udnyt potentialet i ekspertisen

Ofte vil ledelsen møde modstand i medarbejderstaben – også fra dygtige, etablerede medarbejdere, som føler sig truet på deres eksistensgrundlag. En øget automatisering skal dog ikke bruges til at effektivisere, men til at realisere den gevinst, det er, når virksomhedens eksperter ikke længere er bundet af de mere trivielle dele af en opgave.

På den måde giver man mulighed for, at mindre erfarne medarbejdere kan tage en øget del af slæbet, mens dem med den største ekspertise kan påtage sig endnu større og mere komplekse projekter og gennemføre dem inden for den fastsatte tidsfrist.

Det er vigtigt for ledelsen at få medarbejderne med om bord fra start, for bliver I hængende i Excel-arket, har I om 10 år mistet jeres relevans for kunderne, fordi konkurrenterne er blevet bedre til at håndtere større kompleksitet – både hurtigere og til en mere konkurrencedygtig pris.

Vil du sikre, at din virksomhed lever op til kundernes forventninger om hurtige og præcise tilbud?