15. december 2016

Digital Kommune: ​Københavns Stadsarkiv godkender arkiveringsversioner

Data fra offentlige it-systemer, som Rigsarkivet har defineret som bevaringsværdige, skal, inden de slettes, afleveres som en arkiveringsversion til et offentligt arkiv.

Nu har EG udviklet en løsning, så kommunerne enkelt kan aflevere enten data fra de enkelte systemer hver for sig eller fra flere systemer samlet.

"Vi er nu i stand til at danne og få godkendt arkiveringsversioner af EG Sensum Bosted-systemet. Den første godkendelse fandt sted den 18. november 2016, hvor NEA (Netværket Elektronisk Arkivering) godkendte en arkiveringsversion af Københavns Kommunes Bosted-systemer", forklarer product manager Dion Solgaard, EG.

Samlet set betød det, at 27 enkelt systemer, 54.764 dokumenter og 129 GB data blev arkiveret fra kommunens sociale tilbud for først at blive tilgængelige igen om tidligst 20 år - eller 75 år, hvis de indeholder personfølsomme data.

Godkendelsen betyder, at kommuner og regioner, som benytter EG Sensum Bosted, nu kan leve op til de krav, som Rigsarkivet stiller til en arkivering af deres data.

"Vi bliver som leverandør udfordret på, at vores kunder ønsker et dynamisk system, som tilpasses samfundet og dets regler. Samtidig skal en arkiveringsversion være ensartet og overholde Bekendtgørelse nr. 1007 af 20. august 2010 om arkiveringsversioner. Det har været en spændende, men også en omfattende udfordring", siger Dion Solgaard.

Komplekse krav

De krav, som ikke entydigt er beskrevet i bekendtgørelsen, aftales via en afleveringsbestemmelse mellem kunden, arkivmodtager og leverandør. Her aftales bl.a.:

  • hvilke tabeller, der skal indgå i arkiveringsversionen
  • om formateret tekst ønskes konverteret til TIFF-dokumenter
  • hvilken periode arkiveringen skal omfatte
  • en specifikation af evt. views
  • hvornår og hvordan arkiveringsversionen afleveres.

Arkiveringsversioner

En arkiveringsversion dannes ved at beskrive systemet og konvertere dets database-data og tilhørende dokumenter. Et dokument defineres i denne sammenhæng som en fil, der indeholder data så som Word-dokumenter, regneark, præsentationer, lyd, video osv.

Alle dokumenter konverteres til XML, MPG, MP3 og TIFF i en velbeskrevet struktur.

Formålet med en arkiveringsversion er at bevare bevaringsværdige data i en forfatning, som er søgebar og samtidig vil være konverterbar de næste mange år.

Alle kommuner og regioner skal aflevere arkiveringsversioner af data, der af Rigsarkivet er defineret som værende bevaringsværdige, til et offentligt arkiv. Et offentligt arkiv kan enten være Rigsarkivet eller et offentlig arkiv, som er oprettet af én eller flere kommuner med henblik på at opbevare og stille kommunale arkivalier til rådighed.

Data fra it-systemer, som der er truffet bevaringsbeslutning for, skal afleveres i kopi (arkiveringsversion) til et offentligt arkiv senest før sletning, eller når data går ud af administrativt brug.

På www.sa.dk kan man også læse, hvornår og på hvilke vilkår, man kan få adgang til de data, som kommuner og regioner har afleveret, samt planen over kommende afleveringer.