Lejekontrakten er sendt på få minutter
Det er en bedre service for den kommende lejer. De får rigtig hurtigt adgang til at se kontrakten og kan få den underskrevet. På den måde er det hurtigere afsluttet for dem, så ved de, at det er på plads. Og det falder også rigtig hurtigt på plads i vores system.Helle Ravn, daglig leder i udlejningen, ØsterBO i Vejle.
Med ca. 600 ind- og fraflytninger om året er der mange lejekontrakter at holde styr på i boligforeningen ØsterBO i Vejle. Tidligere ville det typisk tage 10 dage at få en lejekontrakt underskrevet. Når den kommende lejer havde accepteret, skulle boligadministrationen i ØsterBO taste det ind i systemet, lejekontrakten skulle printes ud, og så skulle alle papirerne sendes til lejeren.
I dag kan hele sagen i nogle tilfælde klares samme dag, fordi ØsterBO benytter Digital Post inklusive e-Boks. Og i udlejningen sparer medarbejderne en masse tid – både på at danne lejekontrakterne og når lejekontrakterne kommer retur.
Bedre service for den kommende lejer
Men det er ikke blot de hurtigere arbejdsgange, Helle Ravn fremhæver. Digital Post inklusive e-Boks har også betydet en sikker levering, på den måde at kontrakten leveres til den rigtige person. En almindelig e-mail giver risiko for tastefejl eller for, at lejeren har skiftet e-mailadresse, og en gammeldags kuvert kan gå tabt eller komme retur fra postvæsenet.
Endelig er det en bedre service over for lejerne, der får hurtigt besked og kan logge på e-Boks, som de kender fra andre sammenhænge. Samtidig slipper den kommende lejer for eventuelt at printe lejekontrakten og sende den i en kuvert – og mange har ikke en printer derhjemme. Tidligere kom nogle af lejerne til administrationskontoret i Vejle for at få kontrakten printet og klare underskriften, og selvom de stadig er velkomne, er det ikke længere nødvendigt.
I dag taster vi det ind i EG Bolig og trykker på knappen. Efter ganske få minutter er det hele afsluttet, fordi alt så bliver sendt til e-Boks.Helle Ravn, daglig leder i udlejningen, ØsterBO i Vejle.
Udfordring
Boligforeningen ØsterBO har ca. 600 indflytninger og fraflytninger hvert år. Det medfører blandt andet en del administrationsarbejde – herunder at danne kontrakter til de kommende lejere og få kontrakterne underskrevet og registreret før indflytning.
Løsning
Digital Post integrerer mulighederne fra e-Boks direkte i EG Bolig. Dannelse af kontrakt, korrespondance med kommende lejer, underskrift og registrering sker direkte i e-Boks og gemmes i EG Bolig.
Resultat
ØsterBO sparer meget tid på at danne og håndtere lejekontrakter, og e-Boks-modulet giver en mere sikker og direkte levering til rette person. Det er samtidig en bedre service over for den kommende lejer, der lynhurtigt får adgang til lejekontrakten og kan skrive under direkte på sin pc.
Boligforeningen ØsterBO
Region
Midtjylland
Målgrupper
Private
Om virksomheden
ØsterBO er en boligforening i Vejle Kommune med 3.200 lejemål. ØsterBO blev grundlagt i 1941 og har i kraft af sin størrelse spillet en rolle i mange vejlenseres liv. I dag er ØsterBO fortsat en aktiv forening med byggeprojekter i Vejle og omegn. Boligforeningen har i dag 60 medarbejdere ansat, heraf 20 i administrationen.