Odense Kommune

Kontrakten med EG Silkeborg Data udløb med udgangen af 2017, og løn- og vagtplanssystemet skulle derfor i udbud. EG Silkeborg Data genvandt opgaven.

Hver måned udbetaler Odense Kommune ca. 500 mio. kr. i løn og pensioner. Derfor er digital understøttelse af arbejdet med løn- og vagtplanlægning af vital betydning for en effektiv drift af kommunen.

– Løn- og personaleadministration er en uhyre kompleks opgave i en kommune af Odenses størrelse med over 100 forskellige overenskomster og aftaler. Derfor er det helt afgørende, at systemet understøtter så mange processer som muligt, siger konsulent Bjarne Sylvest, der sammen med sin kollega Birgitte Kjærsgaard har stået i spidsen for både kravspecifikation og implementering af den opdaterede løsning:

– Da vi udarbejdede kravspecifikationen, så vi dels på vores eget system, dels på en række andre kommuners for at lade os inspirere, inden vi sammen med diverse arbejdsgrupper fik formuleret vores skærpede krav til et nyt løn- og vagtplanssystem, forklarer Bjarne Sylvest.

– Resultat blev en kravspecifikation, hvor vi blandt andet vægtede et bedre overblik over egne data i systemet for den enkelte medarbejder. Desuden bad vi om at få samlet en række funktioner, så den enkelte sagsbehandler kun skal arbejde i en brugergrænseflade for at gøre den enkelte opgave helt færdig, når vedkommende har de rette kompetencer og rettigheder, siger han.

Leverandør genvalgt

EG Silkeborg Data genvandt udbuddet i skarp konkurrence på både pris og funktionalitet. Kommunen er nu i fuld drift efter at have implementeret alle de nye løsninger, der er aftalt i den nye hovedkontrakt. Der er endvidere indledt et samarbejde om yderligere udvikling.

Det gælder fx det langt mere brugervenlige medarbejdernet med ny brugergrænseflade:

– Det nye medarbejdernet understøtter Odense Kommunes it- og digitaliseringsstrategi. Målet er at flytte datafangsten helt ud til medarbejderne, så de selv indberetter alt, hvad de kan, digitalt i stedet for at indsende fx timesedler og kørselsregnskaber på papir, som efterfølgende skal behandles manuelt, forklarer konsulent Birgitte Kjærsgaard, der ser et stort potentiale i, at medarbejderne får et bedre overblik og mulighed for at indberette egne data.

Effektivt kernesystem

De centrale værktøjer målrettet løn- og personalemedarbejderne er dog også helt afgørende for at kunne effektivisere og styrke kommunens administration.

– Løn- og personaleadministration handler om langt mere end de opgaver, som den lille gruppe lønspecialister i forvaltningerne løser. Kommunen nyansætter og omplacerer fx ca. 6.000 medarbejdere om året, så det er vigtigt, at løsningen gør det let for HR-medarbejderne at oprette og flytte medarbejdere. Løsningen er også lønforhandlernes arbejdsplads. De har brug for at kunne simulere konsekvensen af ændringer i lønsammensætningerne, hvem der har hvilke tillæg, og hvad det fx koster at justere på et tillæg, forklarer Birgitte Kjærsgaard, der er tilfreds med løsningens muligheder for at understøtte de mange og komplekse udfordringer.

– Vi har fået opfyldt en lang række af ønskerne i kravspecifikationen, så vi står godt rustet til at gå et skridt videre med digitaliseringen af løn- og vagtplansområdet i Odense Kommune, siger Bjarne Sylvest og fortsætter:

– Historisk set har et lønkontor jo bl.a. bestået af tusindvis af hyldemeter ringbind, som lønmedarbejderne skulle arkivere og finde information i. Digitaliseringen betyder, at mange af de arbejdsgange er forsvundet. Vi forventer, at den nye løsning fra EG Silkeborg Data vil bidrage til, at vi kan overflødiggøre endnu flere manuelle arbejdsgange og dermed frigive tid til at løse de stadig mere komplekse opgaver og opfylde de øgede krav til effektivitet.

– For Odense Kommune handler det først og fremmest om kvalitet og funktionalitet i løsningen. Det vil kunne forbedre kommunens effektivitet i de personaleadministrative og lønøkonomiske funktioner, samtidig med at det også bliver billigere, og det vil give en bedre understøttelse af kommunens kerneopgaver og dermed i sidste ende bidrage til en bedre service for borgerne, siger chef for HR og personale Mads Bjerrisgaard Bundesen.

Langvarigt samarbejde

Aftalen mellem Odense Kommune og EG Silkeborg Data løber i seks år fra 1. januar 2018 med mulighed for forlængelse i yderligere fire gange ét år.

EG udvikler og leverer digitale løsninger og services til en lang række danske kommuner og fire ud af de fem danske regioner.

Via EG Silkeborg Data A/S leverer EG løn- og personalesystemer til 27 kommuner og fire regioner, der tilsammen udsender mere end 500.000 lønsedler til deres ansatte hver måned.

Læs mere om SD Løn