Kundereference

Meny

Styr på timerne hos Meny.

Meny

I Staff er tiderne altid korrekte, og det skaber ro og sikkerhed for os alle. Karin Duvander, regnskabschef, Meny, Måløv.

 

Vagtplanlægning og efterfølgende godkendelse af alle ansattes dagssedler er ofte meget ressourcekrævende – men ikke hos A/S Jørgen Andersen i Måløv, hvor manuelle procedurer er afløst af det intelligente program Staff.

EG Retail har leveret Staff-vagtplanlægning til A/S Jørgen Andersen i Måløv. Virksomheden står bag to Meny-supermarkeder og to XL-BYG-byggecentre nord for København. De fire butikker har benyttet Staff i mere end et år, og både den fælles administration og de enkelte afdelingsledere har fået et langt større overblik over vagtplaner og lønomkostninger.

 

Store tidsbesparelser og færre fejlkilder

Virksomheden har fuld fokus på at optimere processerne i de fire butikker. Tidligere brugte de 20 afdelingsledere rigtig mange timer på tidsregistrering, kontrol og vagtplanlægning, hvilket ikke var hensigtsmæssigt.

"Håndskrevne dagssedler og hjemmelavede Excel-ark var før i tiden ikke et særsyn i vores butikker. Når lønudbetalingerne nærmede sig, brugte jeg mindst en halv dag på at godkende og indtaste i lønsystemet. Nu sparer jeg rigtig meget tid, fordi jeg kun bruger 2-3 minutter om dagen på at kontrollere forrige dags komme- og gåtider," siger regnskabschef Karin Duvander.

 

Data overføres med et par klik

Det centrale i Staff er de ansattes stamdata og butikkernes vagtplaner. I Staff bliver alle medarbejdere oprettet og vedligeholdt, ligesom det er muligt at tage hensyn til medarbejdernes ferieønsker, faste fridage, ønskelige fridage og afspadsering.

Den fælles administration i Måløv håndterer alle lønudbetalinger til de mere end 200 medarbejdere i alle butikker. Når de registrerede vagter, tider og forskudttidstillæg fra Staff skal konverteres til lønsystemet, gøres dette nemt og effektivt.

"Vi kan i Staff se, når afdelingslederne har godkendt deres medarbejderes løntimer. Med et par klik med musen viderebehandler vi oplysningerne, og på ganske kort tid er alle medarbejderes løn klar. Det er meget enkelt, og vi slipper samtidig for at indtaste allerede kendte data," fortæller Karin Duvander.

 

Korrekt lønudbetaling hver gang

Der er opstillet sign-in-pc'er med touchskærme i butikkernes personaleområder, hvor medarbejderne registrerer deres komme- og gåtider. Når de kommer om morgenen, melder de sig ind i Staff, og i løbet af dagen registrerer de deres kaffe- og frokostpauser, ligesom de melder fra efter endt arbejdsdag. Dermed holder Staff altid styr på arbejdstiderne.

 

Tidligere brugte jeg meget tid på at undersøge, om de registrerede timer var rigtige. Vores medarbejdere kunne begå fejl, men det kunne jeg også. I Staff er tiderne altid korrekte, og det skaber ro og sikkerhed for os alle. Medarbejderne betragter ikke Staff som overvågning og kontrol, men blot en hjælp til, at de får udbetalt den korrekte løn. Fortsætter Karin Duvander.

 

Sms-funktion og registrering med fingeraftryk

Staff fra EG Retail benyttes til vagtplanlægning og tidsregistrering af mere end 16.000 ansatte og er dermed Danmarks førende løsning på området. EG Retail udvikler i et tæt samarbejde med kunderne kontinuerligt løsningen, og stadig flere funktioner kommer til.

Mange virksomheder benytter ligesom A/S Jørgen Andersen touchskærme til tidsregistrering, men det er nu også muligt at registrere komme- og gåtider med en ny sign-in-funktion. Funktionen består blandt andet af en fingeraftryksscanner, hvilket sikrer en 100 % korrekt indlæsning uden tvivl om komme- og gåtiderne.

En anden nyudviklet funktion i Staff gør det muligt at sende sms'er til en enkelt medarbejder eller en helt specifik gruppe af medarbejdere. Funktionen er meget velegnet, hvis der akut mangler en vagt, ligesom funktionen benyttes til faste påmindelser – for eksempel til en påmindelse til ungarbejdere, dagen før de skal møde. De ansatte kan svare på sms'en med det samme, hvilket giver en hurtig responstid.