Vi fik øje på nye arbejdsmåder
Kalundborg Kommune havde selv gennemgået og optimeret alle arbejdsgange i forbindelse med visitation og udredning af borgere på det specialiserede socialområde. Men en efterfølgende workshop med Albertslund Kommune og en konsulent fra EG åbnede alligevel deres øjne for at arbejde anderledes og mere effektivt.
Voksenspecialenheden i Kalundborg arbejder løbende med visitation og udredning af 3-400 borgere på det specialiserede socialområde. Medarbejderne arbejder efter VUM-metoden, som er indarbejdet i deres myndighedssystem, EG Sensum.
For at optimere og effektivisere gennemgik kommunen alle de eksisterende arbejdsgange med fokus på at få optimeret de eksisterende arbejdsgange.
Valgte endnu en gennemgang
Alligevel takkede Kalundborg Kommune ja til et tilbud om en optimeringsworkshop sammen med Albertslund Kommune, arrangeret af EG. Og det gav et helt andet resultat:
– I vores egen interne gennemgang af VUM-arbejdsgange fokuserede vi på, hvordan vi kunne gøre det samme mere enkelt. I EG's workshop blev vi udfordret på, hvorfor vi gjorde tingene, og vi fik nye ideer til måder at ændre arbejdsgange, forklarer socialrådgiver Wicki Hejdi Jørgensen, Kalundborg Kommune.
Fx blev medarbejderne udfordret på deres håndtering af lægeerklæringer. Erklæringer bliver sendt til kommunen som pdf'er, som der ikke kan kopieres fra. Derfor sad medarbejderne og skrev oplysningerne af fra lægens dokument.
– Helt lavpraktisk blev vi foreslået at anskaffe et stykke software, der kan omdanne en pdf til Word, som vi kunne kopiere fra. Det har virkelig sparet os lang tid i hverdagen, for vi brugte oceaner af tid på at skrive af, siger Wicki Hejdi Jørgensen.
Mere tid og større arbejdsglæde
Hun kan derfor kun anbefale, at man løbende får set kritisk på sine VUM-arbejdsgange:
– På den korte bane gav workshoppen os et energiboost. Jeg havde bare lyst til at komme hjem og i gang med ændringer i systemet. På den lange bane har det givet os alle større arbejdsglæde, fordi vi nu oplever, at systemet og arbejdsrutinerne understøtter vores arbejde, mener Wicki Hejdi Jørgensen:
– Det var inspirerende at være sammen med en anden kommune, der arbejder med de samme opgaver. Fx gik det op for os, hvor meget mere man egentlig kan få ud af systemet, når man bruger det rigtigt. Det blev også klart for os, at man skal være klar til at ændre på arbejdsrutiner og organisation, når man skal effektivisere arbejdet. Det handler ikke kun om at købe systemer og bruge penge på flere moduler. Man skal også turde ændre noget organisatorisk, siger socialrådgiver Wicki Hejdi Jørgensen, Voksenspecialenheden, Kalundborg Kommune.
Læs mere om EG Sensum
Udfordring
Voksenspecialenheden i Kalundborg Kommune arbejder til daglig med VUM-metoden i myndighedssystemet EG Sensum. Kommunen ønskede en kritisk gennemgang af arbejdsgangene med henblik på at optimere og effektivisere sit workflow.
Løsning
Først gennemførte kommunen et internt review af sine arbejdsgange. Dernæst takkede den ja til en optimeringsworkhop sammen med Albertslund Kommune, arrangeret af EG.
Resultat
Medarbejdernes arbejdsgange i forbindelse med VUM-udredninger er blevet optimeret. De nye forbedrede arbejdsgange sparer tid og har givet medarbejderne større arbejdsglæde.
Kalundborg Kommune
Om kommunen
Kalundborg Kommune i Region Sjælland har knap 49.000 indbyggere. Voksenspecialenheden har ansvaret for at levere den sociale indsats til 3-400 borgere med særlige behov som følge af fysisk eller psykisk funktionsevnenedsættelse.
Website
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Martin Clemmensen Nielsen
Tlf: +45 7260 1062
Email: macni@eg.dk