Kundereference
Kalundborg Kommune
Sikker digital borgerservice er vigtig for kommunen, der selv designer sine egne brugervenlige løsninger i EG Selvbetjening Smart Designer.
Se video og læs mere her på siden
Smart Designer – lettere, billigere og bedre
Ligesom mange andre kommuner har Kalundborg i årevis benyttet Word- eller pdf-dokumenter på hjemmesiden, når borgerne skulle ansøge om noget eller aflevere informationer til en sag. Nu er de gamle løsninger ved at blive fuldstændig udfaset til fordel for moderne, sikre digitale selvbetjeningsløsninger, som kommunen selv designer i Smart Designer.
Rundt omkring på Kalundborg Kommunes hjemmeside er borgerne i årenes løb stødt på mindst 50 forskellige blanketter og formularer, som de skulle downloade, udfylde og returnere til kommunen i forbindelse med ansøgninger og sagsbehandlinger.
– Typisk har det været meget kommunespecifikke skemaer og formularer, hvor der ikke findes en standardblanket, eller hvor det har været for dyrt at få en ekstern leverandør til at levere en løsning, forklarer webmaster Heidi T. Kristensen, Kalundborg Kommune.
Som udgangspunkt var fremgangmåden sikker nok, så længe borgerne returnerede skemaerne via Digital Post. Men det var bøvlet og tidskrævende, især når borgerne undlod at udfylde nogle af oplysningerne.
Som sådan var der ikke nogen fordel ved det. Det var egentlig bare i mangel af bedre. Vi havde ikke andre løsninger at tilbyde, forklarer Heidi T. Kristensen, der løbende optimerede på de mange dokumenter ved at konvertere dem til pdf-dokumenter som formularer.
Kalundborg valgte Smart Designer
Efter at have afsøgt markedet grundigt har kommunen imidlertid valgt at købe gør-det-selv-modulet Smart Designer, der er en udvidelse til EG Selvbetjening.
Det betyder, at Heidi Kristensen selv kan oprette alle de små og store selvbetjeningsløsninger, der er brug for – let og billigt – og det har vist sig at være et fornuftigt valg:
– Mine kolleger bliver glade, når vi tilbyder dem en selvbetjeningsløsning via Smart Designer. For det er en rigtig god løsning, specielt hvad angår brugervenlighed og håndtering af borgernes personfølsomme oplysninger.
Med formularer oprettet i Smart Designer kan borgerne kommunikere sikkert med os, og de oplever forhåbentlig, at det er et brugervenligt system, hvor de kan udfylde deres formularer til os, lige præcis når de har lyst til det, tilføjer Heidi T. Kristensen, der også peger på, at løsningen i sidste ende kan vise sig at give kommunen en mere effektiv arbejdsgang.
– Når vi laver formularer i Smart Designer, kan vi lave mange af felterne obligatoriske, så vores sagsbehandlere ikke mangler oplysninger, når de skal til at sagsbehandle. Desuden indeholder løsningen en beregner, der tæller de oplyste tal sammen, så der ikke sker regnefejl. Endelig ender besvarelserne på borgerens sag i vores EDH-system, så alle oplysninger om borgeren er samlet digitalt et sikkert sted. Hele arbejdsgangen er dermed blevet både nemmere og sikrere for både medarbejder og borger end tidligere, siger webmaster Heidi T. Kristensen, Kalundborg Kommune.
Udfordring
Siden kommunen fik sin nye hjemmeside i 2012, har der ligget en del Word-dokumenter eller pdf'er på hjemmesiden, som borgerne skulle udskrive, udfylde og uploade på kommunens hjemmeside igen, når de fx skulle ansøge om noget eller aflevere selv fortrolige oplysninger til kommunen.
Løsning
Kommunen har i første omgang løbende konverteret de fleste dokumenter til pdf-formularer, som de opfordrede borgerne til at sende via Digital Post. Drevet af ønsket om en nemmere, mere sikker og billig løsning afsøgte kommunen markedet. Valget faldt på gør-det-selv-værktøjet Smart Designer, der er et modul til EG Selvbetjening.
Resultat
Kommunen kan nu selv oprette nye digitale selvbetjeningsløsninger og er i fuld gang med at erstatte de eksisterende Word- og pdf-dokumenter på hjemmesiden. Indhentning af informationer fra borgerne er blevet mere sikker, og blandt andet de obligatoriske felter og en indbygget beregner betyder, at sagsbehandlerne nu får alle de rigtige oplysninger fra starten. For borgerne er det blevet lettere at kommunikere sikkert med kommunen, når de vil, og hvor de vil.
Kalundborg Kommune
Om kommunen
Kalundborg Kommune i Nordvestsjælland dækker et areal på 604 km2 og har 160 km kystlinje. Kommunen har knap 49.000 borgere og ca. 3.300 fuldtidsansatte.
Website
Kontakt os
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Key Account Manager
Anders Tuff
Senior Key Account Manager
Caspar Bergstrøm
Salgsdirektør
Per Mouritsen