Kundereference

Glostrup Kommune

Fik digitaliseret klagenævn.

Digital sagsbehandling af klagesager

Den største effekt ved EG On Klagenævn er nok, at sagerne er hurtigere klar til afgørelse, og at tidsforbruget til scanning, journalisering og kopiering er formindsket. Sekretær Lizette Brønnum, Center for HR og Politik, Glostrup Kommune

Glostrup Kommune varetager sekretariatsopgaven for husleje- og beboerklagenævnene i egen kommune og i nabokommunen Albertslund. Det var tidligere ofte en tung og besværlig opgave:

"Det mest ressourcekrævende var, når der skulle laves dagsorden til nævnsmedlemmerne", forklarer sekretær Lizette Brønnum, Center for HR og Politik, Glostrup Kommune.

"Alle bilag i sagerne skulle kopieres og udsendes, og jeg kunne bruge flere timer i kopirummet og mange pakker papir. Og så skulle der kopieres igen, når sager blev sendt i høring. Når sagerne kom ind, skulle de scannes og journaliseres i vores ESDH-system."

Digitaliseret sagsbehandling af klagesager

For at effektivisere de usmidige arbejdsgange valgte kommunen en digital understøttelse af de centrale arbejdsgange med EG On Klagenævn.

"Med løsningen er det blevet nemt at sende sager i høring, og høringsperioden er blevet reduceret. Det betyder, at sagerne bliver afgjort hurtigere til gavn for klagerne", fortæller Lizette Brønnum, der selv slipper for flere timer i kopirummet, fordi nævnsmedlemmerne nu har adgang til sagerne digitalt via deres nye tablets.

"Den største effekt er dog nok, at sagerne nu er hurtigere klar til afgørelse, ligesom vi bruger færre ressourcer på scanning, journalisering og kopiering. De brugere, som jeg har talt med, er også glade, især fordi de kan følge med og se, hvor langt sagen er, og sende deres bemærkninger via det indbyggede kommunikationsmodul", siger Lizette Brønnum.

Udfordring

Glostrup Kommune brugte meget tid og mange ressourcer på at servicere både sit eget og nabokommunens husleje- og beboerklagenævn og ville derfor gerne digitalisere så mange af de relevante arbejdsgange som muligt.

Løsning

Sammen med Albertslund Kommune valgte Glostrup Kommune at satse på EG On Klagenævn, der gør det muligt for borgerne at anmelde deres klager via deres respektive kommuners egne hjemmesider. Desuden blev klagenævnenes medlemmer forsynet med iPads og modtager nu alle dokumenter digitalt.

Resultat

Siden løsningen blev implementeret, er sagerne blevet hurtigere klar til afgørelse, ligesom forbruget af både tid og penge til scanning, journalisering og kopiering er formindsket.