Anlægsgartnerfirmaet i Nordjylland har sagt farvel til papirbøvl og har på et år formået at optimere forretningen med 20 procent ved at blive digital. Investeringen i EG Xena gør, at Elmerhøj Anlægsgartneri A/S sparer mange timer på det administrative, og hverdagen er blevet nemmere for både medarbejderne og ledelsen.
Læs mereHos Elmerhøj Anlægsgartneri A/S i Nordjylland er det nu slut med papirfakturaer og timesedler, der ofte blev pist væk i firmabilerne. Investeringen i EG Xena (tidl. EG One) har siden starten af 2018 skabt større overblik, bedre projektstyring og optimeret forretningen med 20 procent.
Alle 24 medarbejdere er koblet til EG-systemet via en app på deres mobil, hvor de løbende registrerer time- og materialeforbrug, lægger fotos til kvalitetssikring ind, kan se projekttegninger og fakturaer fra leverandører. Ud over at spare tid giver det hver dag et overblik over projekterne.
- Investeringen i EG Xena har betydet en stor forskel for vores anlægsgartnerfirma og har især givet besparelser på administrationen og et godt overblik, siger Mikkel Krogstrup, driftsleder og partner i firmaet.
Hver medarbejder sparer 20 minutter hver dag – og det kan mærkes!
Før implementeringen af EG Xena afleverede hver medarbejder hver uge en blok med deres timer. Samtidig var der nye arbejdssedler hver dag, som skulle afleveres til bogholderen, der manuelt tastede alle oplysningerne.
- Alt kørte på papir, fortæller Mikkel Krogstrup, der sammen med den øvrige ledelse var udfordret på overblikket i firmaet:
- Vi fik et overblik med 2-3 ugers forsinkelse. Før var det ikke muligt at få en status og fx begynde at lave en faktura. Glemte vi en timeseddel eller en faktura, var det bare ærgerligt. Ofte fandt vi løse arbejdssedler i firmabilerne, længe efter at de skulle have været indleveret og regnet med i en faktura. Det var rigtig surt at miste indtjening på den måde.
- Nu indtaster medarbejderne alle informationer om et projekt med det samme, fortsætter Mikkel Krogstrup.
- Derfor kan vi i dag lave løn på grundlag af de timer, der er indtastet via appen, som medarbejderne har på telefonen. Alle har adgang til de specifikke projekter, de er involveret i, og deres kalender på telefonen opdateres løbende med de nye opgaver, forklarer Mikkel Krogstrup og fortæller, at både ledelsen og medarbejderne var skeptiske i starten, og der blev taget backup de første måneder. Hvis der nu skete et eller andet … Den skepsis viste sig at være helt ubegrundet:
- EG har styr på vores data, som er fuldt tilgængelige døgnet rundt på EG's servere, og sikkerheden betyder, at vi ikke skal bekymre os om mistede data. Ovenikøbet bruger ledelsen mindre tid på at godkende de indtastede oplysninger, fordi medarbejderne hurtigt har lært systemet at kende.
Tidligere havde Elmerhøj Anlægsgartneri også en udfordring med "ikke-fakturerbare timer". Arbejdstimer, der var brugt, men ikke kunne overføres til en kunde. De eksisterer ikke længere, fordi der via appen kan indtastes præcist. Det betyder, at der faktureres flere timer på de enkelte opgaver, så der nu faktureres korrekt i forhold til det reelle forbrug. "Medarbejderne er faktisk med til at lave deres egen lønseddel", siger Mikkel Krogstrup.
- Både vores og medarbejdernes arbejde er helt sikkert blevet lettere. Tidligere skulle vi hver morgen oprette og printe sedler til medarbejderne. Nu kører de direkte til opgaverne. Det er en helt ny hverdag. En ekstra bonus ved systemet er, at vi næsten ingen reklamationer får på regninger mere – altså færre fejl og en bedre kundetilfredshed.
Elmerhøj Anlægsgartneri havde tunge papirgange med arbejdssedler og fysiske fakturaer og manglede overblik over projekterne. De daglige arbejdssedler skulle indtastes manuelt, hvilket var tidskrævende. Derudover mistede firmaet ofte indtjening på grund af glemte timesedler og manglende projektstyring.
Anlægsgartnerfirmaet har sagt farvel til papirbøvl. Samtidig har ledelsen fået overblik over firmaets projekter med løbende status på alle projekter. Løsningen fra EG omfatter time- og materialeregistrering, projektstyring, løn, fakturering, håndtering af projekttegninger, dokumentation og fotos til kvalitetssikring samt kalkulation/tilbudsgivning.
EG Xena har skabt en helt ny hverdag for alle i firmaet med én samlet løsning, der har optimeret arbejdsgangene, givet overblik og styrket indtjeningen. Ikke-fakturerbare timer er afskaffet, og hverdagen er blevet nemmere for både ledelse og medarbejdere. Tid er frigivet til andre opgaver. Samtidig har ledelsen fået overblik over firmaets projekter og en løbende status på projekterne. Forretningen er optimeret med 20 procent.
Elmerhøj Anlægsgartneri A/S ligger cirka 30 km syd for Aalborg. Anlægsgartnerfirmaet har eksisteret siden 1978, og i dag ejes og ledes firmaet af Mikkel Krogstrup og Jesper Mølgård. 24 medarbejdere servicerer boligforeninger, kommuner, bygherrer, virksomheder og private kunder fra Frederikshavn i nord til Randers i syd. Opgaverne er ligeligt fordelt mellem vedligeholdelseskontrakter og nye anlæg.
Mikkel Krogstrup fra Elmerhøj Anlægsgartneri A/S
EG Xena er en nem og brugervenlig brancheløsning - udviklet specielt til byggebranchen. Som noget helt unikt ved EG Xena arbejder alle i ét og samme system. Hver har præcis de funktioner, de brug for.
EG Construction har leveret brancheløsninger til håndværkere og installatører siden 1975.
Læs meget mere om EG Xena herVi har åbent
