Advokatfirmaet Fink

Afregnings- og rykkermodul reducerede manuelle arbejdsgange

Da Britt Gram i 2016 tiltrådte som tovholder/advokatsekretær i Advokatfirmaet Fink i Aabenraa, oplevede hun, at der lå meget manuelt arbejde forbundet med bogholderiopgaverne.

Afregnings- og rykkermodulet er effektivt, nemt at arbejde med, og så har det øget min arbejdsglæde betragteligt. Britt Gram, advokatsekretær hos Advokatfirmaet Fink

Med 27 års erfaring i bagagen fra et andet it-system blev hun hurtigt opmærksom på, at AdvoPro Afregnings- og rykkermodul ville kunne effektivisere bogholderiet betragteligt. Og modulet levede op til forventningerne:

"Jeg kan absolut anbefale andre at tilkøbe afregnings- og rykkermodulet. Det er effektivt, nemt at arbejde med, og så har det øget min arbejdsglæde betragteligt," siger Britt Gram, advokatsekretær hos Advokatfirmaet Fink.

Hurtigt overblik internt og til revisor og ejerkreds

Britt Gram fortæller, at modulet blandt andet har givet hende funktionen fakturaudligning, som kan skabe et hurtigt overblik over debitorer og giver mulighed for systematiske rykkerprocedurer.

"Vi kan også danne en række faktureringslister, der i det daglige skaber overblik i bogholderiet. Vi kan danne salærstatistikker, der er et godt arbejdsredskab især for ejerkredsen, og vi kan danne lister med årsoverblik, fx liste over årets kreditnotaer, til glæde for vores revisor," 

Moderne bogholderi frigav tid til spændende opgaver

En anden tidsrøver i bogholderiet er indbetalinger uden j.nr. eller fakturanummer. Disse identificeres nu nemt med FI-indbetalingslinjer. Advokatfirmaet Fink benytter også FI-indbetalingslinjerne i breve og mails, og det medfører, at hovedparten af indbetalingerne kan hentes i en fil fra banken og indlæses direkte i en kassekladde.

Når kassekladden bogføres, ryger indbetalingerne automatisk over på de sager, hvorfra FI-indbetalingslinjerne er dannet.

"Vi har i dag et langt mere effektivt og mindre tidskrævende bogholderi, blandt andet fordi fakturaer og kreditnotaer nu automatisk hentes ind i en kassekladde, hvorfra de med ganske få klik er bogført på sagerne," 

Vellykket plan for implementering satte skub i de nye arbejdsrutiner

Britt lagde planen for implementering af det nye modul i tæt samarbejde med EG. Planen spændte lige fra et kursus for alle medarbejdere til Britts eget arbejde med at bringe overensstemmelse mellem fx sagstyper og salærkonti til den færdige opsætning.

"Opsætningen og de første tests foregik via et Skype-møde af ca. 2 timers varighed. Det interne kursus i Afregnings- og rykkermodulet valgte vi at holde her i huset, da vi ønskede at kombinere kurset med generelt brush-up i AdvoPro for alle på kontoret. Det var en stor succes," siger Britt Gram og fortsætter:

"Lidt indkøringsproblematikker kan aldrig helt undgås – også fordi man skal vænne sig til nye arbejdsrutiner – men med god hjælp fra EG's engagerede medarbejdere har jeg gennem hele forløbet følt mig i trygge hænder."