Få dokumenteret straks og hold fri, når du har fri
Jo mere, der skal dokumenteres, jo vigtigere bliver det, at dokumentationsarbejdet er let at udføre, tager et minimum af tid og kan løses på stedet, så man undgår at spekulere videre over arbejdet, når man har fri.
Vi mærker tydeligt et behov for at få gjort dokumentationsarbejdet let.
Kathrine Lindequist Beyer, Product Manager, EG Digital Welfare.
Dokumentation på mobil eller tablet
Traditionelt er den daglige dokumentation på mange sociale tilbud sket ved, at medarbejderen sidst på dagen sætter sig til computeren og nedskriver sine observationer op til arbejdstidsophør.
- Heldigvis har mange sociale tilbud ændret dokumentationspraksis, for den tilgang til dokumentation er ikke hensigtsmæssig, hverken for medarbejderen eller den borger, som det drejer sig om, siger Senior Product Manager Kathrine Lindequist Beyer.
Dels kan medarbejderen have svært ved at huske, hvad der er sket i løbet af dagen, dels kan det være stressende at skulle nå at dokumentere i "sidste øjeblik".
- Løsningen er langt hen ad vejen at sikre, at medarbejderne kan dokumentere deres observationer på mobile devices som smartphone eller tablet, når de står i situationen, det vil sige sammen med borgeren, siger Kathrine Lindequist Beyer.
Straksdokumentation sparer tid
I inspirationskataloget "Veje til en mere effektiv drift af botilbud" har KL's konsulenter, KLK og Deloitte opgjort, at medarbejderne på 30 undersøgte tilbud anvender mellem 1/2 og 2 timer pr. medarbejder pr. vagt på dokumentation.
- Den tid, der anvendes på dokumentation, vurderes at kunne nedbringes til en halv time pr. vagt. Bl.a. ved at kompetenceudvikle medarbejderne i forhold til ensartethed og kvalitet i dokumentationen samt ved at implementere bærbare enheder, så dele af dokumentationen kan foretages sammen med borgerne, for eksempel ved brug af iPads, hedder det i inspirationskataloget.
- Det virker indlysende, at det vil være en gevinst for både arbejdsplads og medarbejder, hvis man kan reducere den tid, som anvendes på dokumentation, siger Kathrine Lindequist Beyer. På årsbasis løber en times daglig dokumentationsarbejde jo op i næsten en måneds fuldtidsarbejde, så der er noget at hente, hvis man kan reducere tidsforbruget til dokumentation ved at dokumentere mere effektivt og fx mens man er sammen med borgeren.
- Naturligvis kan arbejdet med dokumentation ikke reduceres til 0 minutter og 0 kroner, for der skal altid bruges tid til at registrere, tænke sig om og tilføje de observationer og vurderinger, der giver dokumentationen mening. Men straksdokumentation via mobile enheder er absolut et område, som vil få større betydning for de sociale tilbud fremover, mener Kathrine Lindequist Beyer.
Tendensen er klar
Tendensen til at straksdokumentation via mobile platforme vinder frem er derfor tydelig. I praksis betyder det, at medarbejderne i stadigt større omfang skriver dagbogsnotater, slår informationer op, laver en risikovurdering eller registrerer udleveret medicin på en tablet eller smartphone, mens de stadig er sammen med borgeren. Ud over at det øger datakvaliteten, giver det også borgeren større indsigt og indflydelse, hvis medarbejder og borger fx kan tale om og sammen skrive dagbogsnotat om borgerens status, som en del af den naturlige dialog.
- Jeg oplever i hvert fald en langt større accept hos både ledelsen og medarbejderne af straksdokumentation via fx tablets og smartphones, siger Senior Product Manager Kathrine Lindequist Beyer:
- Det betyder, at stadig flere medarbejdere altid har deres fagsystem i lommen med adgang til at registrere data og tjekke de relevante oplysninger om borgeren. Det gør det både hurtigere og nemmere at dokumentere, samtidig med at kvaliteten af data og sikkerheden for både medarbejder og borger øges.
Faktaboks
En beregning fra EG Digital Welfare viser besparelsespontialet ved straksdokumentation via mobile devices i for-bindelse med medicinudlevering.
Vil du vide mere?
Er du interesseret i få fat i de nyeste tendenser inden for dokumentation af den socialfaglige indsats? Så hent helt gratis vores dybdegående – men letlæselige – whitepaper her:
