Sådan får du succes med kravspecifikationen i udbuddet af EMS og FMS
Kravspecifikation. Bare ordet kan få selv den mest erfarne indkøber til at løfte et øjenbryn. Det lyder teknisk, bureaukratisk og lidt tungt. Men faktisk er det en af de vigtigste nøgler til en vellykket investering. For når det gælder energiopfølgning (EMS) og ejendomshåndteringssystemer (FMS), er forskellen mellem "godt på papiret" og "godt i virkeligheden" ofte netop... kravspecifikationen.
Så hvad skal man tænke på, når man definerer sine krav? Hvordan ved man, hvad der er rimeligt og hvad der er helt nødvendigt? Her kommer en gennemgang, der gør arbejdet lidt lettere.
Start i forretningen, ikke i teknikken
Det kan være fristende at starte med checklister og funktionslister. Men før du bliver hængende i grænseflader, API'er og datakilder så tag et skridt tilbage. Hvilke problemer forsøger I at løse? Hvilke behov har brugerne? Hvilke mål skal systemet støtte?
En god kravspecifikation starter i virkeligheden. Ikke i teknikken.
Tænk funktion før form – men glem ikke brugeren
Det er nemt at blive for detaljeret eller for vag. Det handler om at finde balancen. Beskriv, hvad systemet skal kunne, snarere end præcist hvordan. Eksempel:
❌ “Systemet skal have en rød knap til eksport.”
✅ “Systemet skal muliggøre eksport af energidata i et brugervenligt format (f.eks. Excel, CSV).”
Samtidig: Glem ikke menneskene. Et kraftfuldt værktøj, som ingen ved, hvordan man bruger, vil ikke blive brugt. Sørg for, at kravene til brugervenlighed, træning og grænseflade er med.
Sikkerhed og overholdelse er ikke ekstra – det er grundkrav
Både EMS og FMS håndterer følsomme data: energiforbrug, ejendomsoplysninger, nogle gange også persondata. Krav til sikkerhed, GDPR, datalagring inden for EU/EØS og certificeringer som ISO/IEC 27001 er ikke noget "ekstra" – det er hygiejnefaktorer.
Spørg leverandøren, hvordan de arbejder med sikkerhed i praksis. Og skriv det ind i kontrakten.
Vælg krav, der gør det nemt at sammenligne – ikke tolke
En almindelig fejl i udbud er at skrive krav så vage, at alle leverandører tolker dem forskelligt. Resultatet? Indkommende forslag, som ikke kan sammenlignes. Her gælder det om at være konkret.
Eksempel:
❌ “Systemet skal være brugervenligt.”
✅ “Systemet skal kunne bruges uden teknisk forudgående viden efter en kort træning på maksimalt 2 timer.”
Jo mere målbare og sammenlignelige kravene er – jo bedre beslutningsgrundlag får du senere.
Glem ikke de "bløde" krav
Systemet er én ting. Men leverandøren er mindst lige så vigtig. Har de erfaring fra lignende virksomheder? Tilbyder de løbende support? Hvordan håndterer de implementering, træning, migration?
Det kan virke abstrakt at stille krav om dette, men her er der ofte stor forskel på de forskellige aktører. Det er bedre at stille spørgsmålene tidligt end at skulle håndtere skuffelser senere.
Funktionelt, fremtidssikret og forankret – sådan ser en god kravspecifikation ud
En komplet kravspecifikation for EMS og FMS bør:
- Bygge på konkrete behov i forretningen
- Inkludere både tekniske, operationelle og brugervenlige krav
- Omfatte sikkerhed, overholdelse og integration
- Være muligt at følge op på – både i udbud og drift
- Indeholde krav til leverandørens ansvar, support og samarbejde
Og sidst men ikke mindst: kravspecifikationen skal være forankret i organisationen. Involver brugere, teknikere, beslutningstagere og ikke mindst dem, der skal arbejde med systemet hver dag.
Vil du undgå at starte fra et tomt dokument?
Guiden Systems in Sync 2025 indeholder færdige skabeloner til kravspecifikation, brugsscenarier og RFP-tekster – tilpasset både EMS og FMS. Perfekt til dig, der vil spare tid, undgå faldgruber og få et professionelt resultat med det samme.