Fra behov til indkøb: En trin-for-trin guide til de rette energi- og ejendomssystemer

Det starter ofte med en fornemmelse. At noget ikke fungerer, som det burde. At systemerne ikke taler sammen. At energidata er spredt ud over forskellige værktøjer. Eller at rapporteringen tager urimeligt lang tid.

Der begynder man at indse: Vi er nødt til at gøre noget. Vi har brug for et nyt energiopfølgning system (EMS). Eller et ejendomshåndteringssystem (FMS). Eller måske begge – integrerede.

Men hvor begynder man? Og hvordan undgår man at fare vild i krav, leverandører og tekniske termer? Her får du et overblik over vejen fra behov til indkøbt system – hentet fra Systems in Sync 2025.

1. Identificér behovene – og gør det sammen

Første skridt er let at overse – men er altafgørende. Tag dig tid til at forstå situationen som den er. Hvad fungerer? Hvad fungerer ikke? Og hvorfor? Involver flere stemmer end kun IT eller drift. Lad økonomi, bæredygtighed, forvaltning og brugere bidrage med deres perspektiver.

Når flere stemmer høres fra starten, øges chancen for at finde en løsning, der faktisk holder på sigt.

2. Formuler et klart mål

Hvad vil I have, at systemet skal hjælpe jer med at opnå? Lavere energiomkostninger? Bedre miljørapportering? Øget driftseffektivitet? Tydelige mål giver retning til indkøbet og hjælper både jer og leverandørerne med at fokusere rigtigt.

Bonus: Et klart mål bliver også et værktøj i forandringsarbejdet senere.

3. Kortlæg markedet og skab dialog

Inden du skriver kravspecifikationen så tal med aktørerne på markedet. Se, hvad der findes. Hvad er branchestandard? Hvad er muligt? Hvad er på vej? En tidlig dialog med leverandørerne kan give vigtige indsigter og spare meget hovedpine senere.

Mange indkøb bliver bedre, når man ved, hvad man faktisk kan bede om.

4. Skab en afbalanceret kravspecifikation

Kravspecifikationen er hjertet i indkøbet. Men det er let at fare vild enten i for vage formuleringer eller i lange lister med detaljer.

Hvad er tricket? Fokuser på, hvad systemet skal muliggøre, ikke bare hvad det skal indeholde. Og glem ikke at inkludere krav om sikkerhed, support, uddannelse og videreudvikling.

5. Gennemfør indkøbet med fokus på helheden

Når indkøbet er i gang, er det vigtigt at holde styr på både detaljer og retning. Sørg for, at evalueringskriterierne afspejler det, der virkelig er vigtigt. Og husk: Prisen er ikke alt. Brugervenlighed, referencer, fremtidssikring og leverandørens evne til at samarbejde vejer ofte tungt på sigt.

6. Planlæg implementeringen allerede nu

Når systemet er indkøbt, så starter det virkelige arbejde. Overgangen fra gammeldags til nyt kræver ressourcer, klar kommunikation og et grundigt uddannelsesarbejde. De mest succesfulde implementeringer har en plan allerede før kontrakten er underskrevet.

7. Følg op, få udviklet og få forbedret

Et godt EMS- eller FMS-system er ikke en slutdestination, det er et værktøj til kontinuerlig forbedring. Følg op på, hvordan systemet opfylder jeres mål. Bed om feedback fra brugerne og fortsæt dialogen med leverandøren.

Systemet skal ikke bare fungere, det skal hjælpe jer med at vokse.

Dit indkøb er også en mulighed

At skifte eller indkøbe nye systemer kan virke overvældende. Men det er også en mulighed for at tænke nyt. For at styrke samarbejdet internt. For at tage store skridt mod energieffektivitet, bæredygtighed og smartere forvaltning.

Vil du blive endu klogere?

👉 Download Systems in Sync 2025 – en praktisk guide med skabeloner, tjeklister og eksperttips til hele indkøbsrejsen.