God dokumention kan holde omkostningerne nede

Pas på med at sætte lighedstegn mellem socialfaglig dokumentation og unødvendigt bureaukrati. For god, socialfaglig dokumentation kan spare kommunen for mange penge.

Det mener Steffen Rugtved, der er direktør for Digital Welfare i EG.

"De steder, hvor det daglige, socialfaglige dokumentationsarbejde er sat i system og digitaliseret, tager det kortere tid end nogensinde at dokumentere den løbende indsats. Den viden, som er resultatet af dokumentationsarbejdet, anvendes samtidig umiddelbart til at vurdere, om borgeren får den rette indsats og til videndeling", siger Steffen Rugtved:

"Så jo flere gange jeg hører, at vi bare skal gøre op med de mange dokumentationskrav på det specialiserede socialområde, så bliver jeg mere og mere betænkelig. For hverken flere penge eller mindre bureaukrati er løsningen på ressoucemanglen på det specialpædagogiske område.

Quickfix versus bæredygtige løsninger

Flere penge kan måske hjælpe på en konkret udfordring, hvor der her og nu mangler hænder til at løse opgaven.

Men en mere bæredygtig løsning vil være at inddrage mere teknologi i opgaveløsningen, blive klogere på, hvordan en opgave kan løses mere effektivt og så evt. overflødiggøre eller simplificere opgaven.

"Vi skal måske ikke have flere medarbejdere til at håndtere ansøgninger om helbredstillæg fra borgerne, hvis vi stedet kan benytte digitale selvbetjeningsløsninger, der håndterer hele flowet automatisk. Vi skal måske ikke ansætte flere opsøgende medarbejdere, hvis vi i stedet kan bruge tryghedsopkald over video og optimere deres køreruter, så de undgår at køre forgæves til borgere, som ikke er hjemme. Vi ser også allerede værdien af at anvende AI i vores løsninger, både som en hjælp til produktion af dokumentationen, men ikke mindst til at skabe langt hurtigere overblik og indblik, der åbner op for at arbejde langt mere målrettet med indsatser, der virker”.

Der findes ikke bare varme og kolde hænder

Steffen Rugtved har derfor to anbefalinger til både økonomichefen og fagchefen, nemlig at man:

• undlader at se på digitalisering og dokumentation som en tidsrøver
• satser mere på den langsigtede digitale transformation af den offentlige sektor, fremfor de hurtige gevinster, der løser de akutte problemer uden for alvor at nytænke den offentlige sektor.

Hvad angår digitalisering og dokumentation, er der en tendens til at sætte arbejdet med dokumentation lig med bureaukrati.

"Alene ordet dokumentation fremmaner billeder på nethinden af krumbøjede socialpædagoger, der sidder bøjet over computeren for at skrive lange rapporter til stempelkviste i de statslige kontrolorganer. Sådan er det heldigvis ikke. Dokumentation er i dag en integreret del af hverdagen og kan overstås på få minutter. Til gengæld kan resultatet bruges mange steder, også på økonomichefens kontor, hvor man ser, hvad man får for pengene.

"Så for mig at se handler det i stedet om at få sat flere af de løsninger i spil, som virker, og så stille og roligt komme igang med at bruge data til at frigive mere tid og ro til kerneopgaverne.

Det kan være mobile løsninger, hvor kvittering for medicin-udleveringen sker på stedet, online risikovurdering, der gør medarbejderne trygge, eller digital understøttelse af faglige metoder og værktøjer, så de er tilgængelige for medarbejderne, hvor end de er, og når de har brug for dem" siger direktør Steffen Rugtved, Digital welfare, EG:

"Den form for slowfix er måske ikke så sexede, som snuptags-løsninger og hårdhændede opgør med skrankepaver, men det er løsninger, der virker på den lidt længere bane – og som til gengæld bliver ved med at virke, også når pengepungen til ekstra offentligt ansatte løber tør".