En god VUM 2.0 implementering slutter aldrig

Alle drømmer om den første dag efter implementeringen af et ny socialfagligt it-system. Dagen, hvor medarbejderne har taget en ny metode til sig og kan bruge det nye it-system. Men reelt er det først på det tidspunkt, at det værdiskabende arbejde begynder.

For både metode og system skal fungere i en levende praksis, hvor brugerne hele tiden bliver klogere, og forudsætningerne ændrer sig.
Det gode spørgsmål er bare, hvordan man fastholder momentum efter GO Live:

"Metodisk udvikling er en uendelig historie – på den gode måde. Det er historien, man hele tiden kan skrive videre på, og på den måde blive ved med at udvikle metoden, praksis og organisationen. Derfor er metodeudvikling ikke en afgrænset proces, men en tilgang til det faglige arbejde", siger direktør Anne Brorson, Brorson|Consult:

"Det sociale område er i kontinuerlig udvikling, og dét skal man kunne li’. At der hele tiden udvikles nye måder at arbejde på, at sagsbehandle på, at træffe afgørelser på, at forstå juraen på. Her skal man naturligvis være optaget af, ikke kun den metodiske udvikling, men også systemet, der skal understøtte det.

Så hvis vi vil arbejde på en bestemt måde, hvordan kan vores it-system så bedst muligt hjælpe os med det? Det er et vigtigt spørgsmål at stille sig selv og hinanden, fordi systemets indretning/konfiguration er forudsætningen for det faglige arbejde.

Planlæg vejen frem

Derfor gælder det blandt andet om at have en plan, der rækker længere end til det tidspunkt, hvor medarbejderne kan bruge systemet.

For selv om systemet er implementeret, og medarbejderne oplært i at bruge det, er det ofte først her, at det virkelige arbejde går i gang.

"Så snart medarbejderne er "sluppet løs" i systemet melder virkeligheden sig.

Der er ting, der er misforstået, definitioner, der er uklare eller små og store mangler, der betyder, at medarbejderne begynder på bedste, anarkistiske, vis at udvikle egne praksisser", siger Senior Product manager, Lars Sjøblom, EG.

Han peger derfor på behovet for, at man allerede fra starten af et projekt, beslutter, hvordan man kan fastholde momentum efter implementeringen er overstået:

"Især i ugerne og månederne lige efter GO LIVE er det vigtigt at fastholde opfølgningsmøder, hvor vi sammen kan se på behovet for nye udviklingstiltag og sikre, at de eksisterende funktionaliteter er taget i brug og anvendes hensigtsmæssigt", siger Lars Sjøblom.

Desuden sker der løbende ændringer i faglige metoder, dokumentationsstrategier, og måske i kundens egen organisation, lige som medarbejder støder ind i nye behov.

"Så dialogen og det fortsatte fokus er helt afgørende, hvis man vil sikre, at systemet hele tiden er up-to-date og og tilpasset ønsker og forhold på de konkrete arbejdspladser, så borgeren, medarbejderne, og kommunen eller regionen får den størst mulig værdi ud af løsningen" siger Lars Sjøblom.

5 gode råd til at fastholde momentum

Her er 5 gode råd fra Anne Brorson og Lars Sjøblom til at fastholde momentum efter GO LIVE.

• Planlæg opfølgningen: Planlæg allerede ved ibrugtagning af løsningen, at der skal afholdes løbende opfølgningsmøder. I starten måske hvert kvartal og senere måske bare to gange om året. På den måde kan I følge op på, hvordan det går med at bruge systemet og metoden i praksis, og om der er behov for justeringer eller forbedringer.
  
  
• Fasthold ildsjælene: Momentum kun kan fastholdes, hvis man prioriterer interne dedikerede medarbejder til opgaven. Det skal være ildsjæle, der har interesse i at holde sig opdateret på metode og system og får den nødvendige tid til at udføre dette arbejde. De skal være ambassadører for VUM 2.0 i organisationen og stå for at formidle ny viden, opsamle feedback og understøtte kollegerne i at bruge systemet og metoden optimalt.
  
  
• Hold metodeviden og system ajour: Slipper man fokus på den fortsatte udvikling, når systemet er sat i drift, er der stor risiko for, at systemet "sander til". Nyheder fra metode, dokumentationsstrategi m.m. bliver så ikke implementeret korrekt i løsningen. Det kan have negative konsekvenser for kvaliteten og effektiviteten af sagsbehandlingen, samt for medarbejdernes motivation og tilfredshed. Derfor skal man være opmærksom på at holde systemet ajour med de nyeste ændringer og krav, og sørge for at alle medarbejdere er informeret og oplært i at bruge systemet og metoden efter de gældende retningslinjer.
  
  
• Bevar det rigtige mindset: Det er et lidt fortærsket begreb, men ikke desto mindre vigtigt. Dine tanker former dine handlinger, og sådan er det også med metodisk, faglig og systemteknisk udvikling. Hvis du har et mindset, hvor du ser VUM 2.0 som en mulighed for at styrke din faglighed, din dokumentation og din kommunikation med borgerne, så vil du også være mere åben for at lære nyt, prøve nyt og bidrage til udvikling. Hvis du derimod ser VUM 2.0 som en begrænsning eller en byrde, så vil du også have sværere ved at tilpasse dig, engagere dig og udnytte systemets og metode potentiale.
  
  
• Hold fast i planen: Det er nemt at sætte et møde i kalenderen om 5-6 måneder, hvor vi evaluerer metode og system. Men det er mindst lige så nemt at udskyde eller aflyse mødet, når hverdagen byder på mange andre opgaver, der mere eller mindre haster alle sammen. Planlæg evalueringer, og hold fast i dem. Hvis system og metode bevæger sig for langt fra hinanden, så kan det nemlig være en frygtelig tidsrøver i hverdagens praksis, og derfor betaler det sig at bruge tiden på evaluering, inden tidsspildet begynder eller vokser.

Husk altid at spørge en ven

Når Anne Brorson skal samle op på de fem gode råd, tilføjer hun:

"Jeg tænker, at det handler om at have mod på den fortsatte udviklingsopgave - og spørg eventuelt en ven.

Det kan være en lidt uoverstigelig proces at skulle opdatere system og/eller metode. Især hvis man kom til at undlade at få samlet op løbende på de nødvendige små tilpasninger, inden de blev store og mange.

Men det kan godt lade sig gøre! Det kan i hvert fald ikke betale sig at lade være, hverken for medarbejdertiden, medarbejdertilfredsheden, kvaliteten af sagsbehandlingen, sagsbehandlingstider, økonomien – og meget mere.

Hvis det så alligevel kniber lidt med modet, så spørg nogen om at hjælpe. Det kan være en kollega, en leder, en konsulent eller en superbruger, som har erfaring med systemet og metoden, og som kan give dig gode råd, tips og tricks til at komme videre".

Om Brorson| Consult

Brorson|Consult er etableret af direktør Anne Brorson, der gennem flere år har praktiseret og rådgivet omkring forhandling samt samarbejde mellem myndighed og sociale tilbud. 

https://brorsonconsult.dk/