Byggesagsmodulet i EG ProBo sætter fokus på kommunikation, økonomi og opgaver i byggesager

Byggesagsmodulet i EG ProBo er udviklet målrettet til at hjælpe ejendomsadministratorer med at håndtere byggesager nemt og smertefrit.

Når ejendommen skal ombygges eller renoveres, vokser behovet for god kommunikation, økonomistyring og projektledelse.

Det nye modul i EG ProBo, Byggesag, er derfor udviklet målrettet til at håndtere alle de ekstra arbejdsopgaver, som administrationen pludselig står med i forbindelse med en byggesag.

"Modulet skaber som helhed et overblik over den kommunikation, der er nødvendig, optimerer bilagsgodkendelsesprocessen og understøtter hele opgavestyringen", siger Product Manager, Ole Lindholm, EG.

Kommunikation

Modulet Byggesag er rollestyret, så man fx kan definere roller og grupper, der skal modtage information. Det kan være dokumenter og fakturaer, der skal godkendes af en styregruppe eller information om tidsplanen for et altanprojekt, der kun skal tilgå de berørte beboere.

I modulet kan man sende beskeder til alle beboere og sammensæt egne modtagergrupper fx ud fra ejendommens adresser og/eller etager.

Udover at den nødvendige information hurtigt kan skrives og sendes som besked, kan de involverede – bl. a. arkitekt og byggerådgiver - logge ind og se tilknyttede dokumenter, tidsplan mm.

Fraflytter en beboer undervejs i forløbet, vil den nye tilflytter automatisk blive inviteret til at oprette sig i EG ProBo og på denne måde kunne følge med i byggesagen.

"Der er mange andre steder i en byggesag, hvor du kan spare tid ved at bruge byggesagsmodulet. Du slipper fx også for at skulle indhente telefonnumre og mailadresser på de beboere, der skal informeres i en byggesag, da næsten alle beboerne er oprettet i EG ProBo i forvejen", siger Ole Lindholm.

Bilagsgodkendelse

I modulet Byggesag er det gjort let at uploade alle relevante bilag på en byggesag. De skal blot sendes til en unik e-mailadresse, der er tilknyttet den enkelte byggesag.

"Du kan uploade og godkende alle fakturaer, der knytter sig til byggesagen og tilføje et skræddersyet flow. Man kan vælge mellem flere forskellige flows, så det er hurtigt at arbejde med bilagsgodkendelse i den enkelte sag", siger Ole Lindholm.

Opgavestyring

Mange boligforeninger og boligadministratorer har typisk gang i flere byggesager samtidig. Derfor spiller overblikket over alle sager og de enkelte sager en stor rolle for de involverede.

"Det kan både handle om, hvornår man skal have sin egen altan renoveret, og hvem, der skal løse opgaven. Men det handler også om, hvilke projekter, der er afhængige af, at andre opgaver eller projekter er gjort færdig", forklarer Ole Lindholm.

Derfor indeholder Byggesag en række funktioner, der gør det let at bevare overblikket på tværs af byggesager og holde styr på de mange opgaver, der knytter sig til de enkelte projekter.

"Alle, der har prøvet på at håndtere en byggesag ved hjælp af Excel og Outlook ved, hvor svært det kan være. Men det behøver det altså ikke være fremadrettet, hvis man benytter byggesagsmodulet", siger Product Manager, Ole Lindholm, EG.