Digitalisering: Vælg en god teknologi og en troværdig leverandør
Gode partnerskaber, fælles standardløsninger og sikker kontraktstyring er blandt de kommunale digitaliseringschefers anbefalinger, når der skal vælges ny teknologi og leverandør.
Kommunerne er nødt til at tænke bredere, når de skal vælge teknologier i fremtiden. For det kommunale marked er lille og er på vej til at blive endnu mindre. Det mener Henrik Brix, it-chef i Favrskov Kommune:
- Vi kommuner synes selv, vi er noget helt særligt, og vi vil gerne have digitale systemer, som er skræddersyet os, og hvor tingene hedder præcis det, vi er vant til.
Men det har den konsekvens, at der ofte kun er 2-3 systemer at vælge imellem, siger Henrik Brix, der også ser en faldende intern tilfredshed med de skræddersyede systemer.
- Faktisk kan vi se, når vi foretager vores TIP-målinger, Total IT Performance, hvert andet år, at tilfredsheden med skræddersyede systemer falder. Vi er blevet vant til – og har fået en forventning om – at den digitale udvikling går stærkt, og de kommunale systemer kan ikke følge med i det tempo.
Derfor er vi nødt til i højere grad at benytte os af standardsystemer i stedet.
På den måde får vi adgang til alt det, som fx Microsoft, Google og Amazon kaster enorme summer efter hver dag, siger Henrik Brix, som dog ikke udelukker de skræddersyede løsninger helt:
- Vi har stadig brug for gode leverandører, for der er stadig behov for tilpasninger. Men jeg tror, at deres forretning vil ændre sig i de kommende år.
Vi skal ikke have 98 versioner af systemerne
Denne holdning deler digitaliseringschef i Aarhus Kommune, Ole Hersted Hansen. Han understreger, at vi er et lille land med relativt mange små kommuner, og det skal vi tage hensyn til og udnytte:
- Vi skal ikke have 98 forskellige udgaver af systemerne, for vi kommuner har jo stort set de samme problemstillinger og de samme behov. Hvorfor ikke bruge de samme standarder ud fra en fælleskommunal rammearkitektur, siger Ole Hersted Hansen, som anbefaler at kigge på, hvad der sker på landsplan og lægge sig op ad det.
Det vil også gøre det nemmere for borgerne, fordi teknologien bliver mere ensartet.
Læs artikel: Kommunerne skal ikke være digitale frontløbere
Rapport: Partnerskaber giver øget fleksibilitet
Rapporten Digital transformation, hvor QVARTZ og Microsoft undersøger, hvordan stat, regioner og kommuner arbejder mod en digital offentlig sektor, understøtter Ole Hersted Hansens budskab.
Den anbefaler syv kompetencer, der kan styrke det offentliges digitale transformation, og gode partnerskaber med åbne og dynamiske miljøer er en af disse kompetencer.
Med kommunale partnerskaber kan kommunerne drøfte digitale udfordringer og muligheder, og de kan vælge fælles åbne løsninger for at øge fleksibiliteten og muligheden for et smidigt samarbejde.
Læs artikel: De fem socialtilsyn satser på samlet fagsystem
Referencer fra andre kommuner er essentielt
Denne arbejdsform bruger de allerede i Hjørring Kommune, når de skal vælge nye teknologier og leverandører.
It-supportchef Kim Schaarup Sørensen er nemlig overbevist om, at det er den bedste måde at lære markedet at kende – og kendskab til markedet er grundstenen i at kunne træffe de rette valg:
- Vi skal simpelthen følge med i, hvad der sker derude; hvilke systemer og leverandører der er på markedet, og hvad andre har af erfaringer med dem. Her er netværk og referencer fra andre kommuner helt essentielt, slår Kim Schaarup Sørensen fast og fortsætter:
- De senere år er markedet brudt op, så der er kommet flere spillere på banen. Det er godt, for det betyder, at ingen leverandør kan hvile på laurbærrene og tage for givet, at de bare bliver valgt igen næste gang. Men det stiller også krav til os som kommune, at vi er endnu grundigere i vores udvælgelsesproces end tidligere.
Læs artikel: Digitale fravalg er lige så vigtige som tilvalg
God kontraktstyring lige så vigtig som gode leverandører
Ole Hersted Hansen mener dog ikke, at det alene handler om, hvilken leverandør man vælger. Det handler i lige så høj grad om god kontraktstyring:
- Med tydelige rammer og en fælles fortolkning af, hvad kontrakten indebærer, er man godt på vej mod et succesfuldt projekt – og så er det mindre vigtigt, om leverandøren umiddelbart er vurderet som den bedste på markedet. Det kræver professionalisme på begge sider af bordet, og det kræver, at både vi og leverandøren er meget tydelige om, hvordan vi forstår projektet, slutter digitaliseringschefen.
Læs artikel: Digitalisering: Sådan får du både politisk og administrativ opbakning
Læs artikel: Kommune rydder op i gamle selvbetjeningsløsninger
Læs mere: Se vores tema om ældre og digitalisering