Digitalisering: Husk både politisk og administrativ opbakning

Digital transformation prioriteres højt af offentlige ledere. Men digitale projekter er udfordret af stramme budgetter og benhård prioritering.

De fleste offentlige topledere fortæller, at de digitale udviklingsmuligheder ofte er udfordret af politiske og administrative beslutningsgan­ge – herunder stramme budgetter. Især større digitale projekter risikerer at blive trumfet af de mange nærtstående initi­ativer og problemsager, der også kræver ressourcer at håndtere og løse.

Det kan man læse i rapporten Digital transformation, hvor QVARTZ sammen med Microsoft har sat sig for at belyse, hvordan stat, regioner og kommuner arbejder mod en digitalt drevet offentlig sektor.

Det har de blandt andet gjort ved at spørge 25 offentlige ledere, hvordan de med digitalisering realiserer en succesfuld fornyelse af den offentlige sektor.

God businesscase kan aflaste trængte budgetter

I Favrskov Kommune tager man netop udgangspunkt i de trængte budgetter, når man tænker digitale løsninger. En god businesscase med potentiale for at spare penge er nemlig ifølge it-chef Henrik Brix den nemmeste måde at opnå den ønskede politiske opbakning.

Men borgernes behov er også et centralt parameter, når kommunen tænker digitalisering:

- Borgerne forventer, at tingene bliver hurtigere og bedre. Vi måler løbende borgernes tilfredshed her i kommunen, og når resultaterne er gode, giver det grobund for politisk og administrativ opbakning. For de er jo alle optaget af, hvad borgerne får ud af vores projekter.

Samtidig ved vi, at det rent faktisk motiverer vores medarbejdere meget, at borgerne er tilfredse. Det kaldes PSM, Public Service Motivation, og det er en væsentlig motivationsfaktor for rigtigt mange offentligt ansatte. De vil kunne se sig i selv i øjnene og vide, at de gør en forskel, siger Henrik Brix.

Læs artikel: Favrskov: Digitalisering motiverer medarbejdere og borgere

Vi må ikke blive teknologitosser

Også i Svendborg deler man denne overbevisning. Her tager digitaliseringen udgangspunkt i brugernes behov, og derfor er der ifølge chefkonsulent, Digitalisering, Lisbet Bogh Sønderby, som regel altid opbakning til kommunens projekter:

- I Svendborg Kommune kommer behov før teknologi. Sådan nogle it/digi-folk som os kan hurtigt blive teknologitosser og få lyst til at skabe alle mulige smarte løsninger, bare fordi vi kan. Men vi har taget aktivt stilling til, at sådan vil vi ikke arbejde her i kommunen.

Denne tankegang lå til grund for kommunens nylige arealeffektivisering, som var nødvendig for at få budgettet til at hænge sammen, og hvor blandt andet Borgerservice skulle flyttes til et væsentligt mindre lejemål:

- Vi forudså hurtigt, at det kunne blive svært at finde plads til ventende borgere i det nye Borgerservice, og det ville give vores borgere en dårlig oplevelse. Derfor indførte vi tidsbestilling, så man først behøver møde op, når man rent faktisk har en aftale, og vi får snart en dokumentboks, der kan udlevere pas. Da vi kiggede ind i Borgerservices hverdag, fandt vi nemlig ud af, at en del af besøgene handlede om afhentning af pas.

Boksen kommer til at stå et sted, hvor den ikke forstyrrer eller tager plads fra Borgercentrets gæster. Med udgangspunkt i borgerne og deres virkelighed får vi altså skabt en god løsning for alle parter, siger Lisbeth Bogh Sønderby.

Læs artikel: Ingen succes med digitalisering uden borgerinvolvering

Rapport: Borgerbehov har en vigtig værdiskabende effekt

Netop borgernes behov er da også et af de såkaldte ”domæner”, som rapporten Digital transformation nævner som en værdiskabende effekt af digital transformation. Her dækker begrebet over digitale initiativer som selvbetjening, automatisering og virtual reality, der forbedrer borgerens brugeroplevelse.

I Aarhus er man overbevist om, at man bedst opnår opbakning med solid forretningsforståelse og ved at mestre evnen til at kommunikere og oversætte de digitale ideer til politikere og administration. Og det kræver meget af digitaliseringsafdelingen:

- Mange digitaliseringsafdelinger er udsprunget af tidligere it-afdelinger, som havde en anden, mere snæver og funktion, hvor det ofte var et spørgsmål om at vælge det rette it-system. En moderne digitaliseringsafdeling skal spænde meget bredere; den skal have forretningsforståelse og overblik over, hvad det digitale kan bruges til.

Hvis den kan oversætte og formidle det til politikere og administration, så er vi godt på vej mod den nødvendige opbakning, siger digitaliseringschef Ole Hersted Hansen.

Læs artikel: Digitalisering skal altid være til gavn for borgerne

Læs mere: Se vores tema om servicedesign

Læs artikel: Hvad med de borgere, der synes digital kommunikation med det offentlige er svært?