Fra uoverskuelig opgave til effektiv vagtplanlægning
I starten arbejdede vagtplanlæggerne i et regneark, som blev delt med medarbejderne. Efterhånden, som antallet af medarbejdere voksede, var den løsning ikke længere optimal.
"Regnearksløsning blev uoverskuelig, gav anledning til fejl og indebar mange tidskrævende og manuelle arbejdsopgaver. Derfor så vi os om efter et enkelt og intuitivt system, hvor medarbejderne selv kunne ønske vagter, og hvor det var let at fordele, justere og overskue vagtplanerne", forklarer planlægger Kirstine Grejsen Wøhlk, Testcenter Danmark, Aalborg Universitets Hospital.
Vi håndterer vagtplanlægningen for godt 500 medarbejdere på 5-6 faste og 17 mobile testcentre med bare to administrative planlæggere.
Planlægger Kirstine Grejsen Wøhlk, Testcenter Danmark, Aalborg Universitets Hospital
På hendes arbejdsplads, Klinisk Biokemisk Afdeling, anvendte de i forvejen vagtplansystemet EG Altiplan, og ved at udvide med modulet EG ØnskePlan, stod testcenteret pludselig med den rette løsning.
I løbet af få uger blev EG Altiplan implementeret, og alle medarbejderne introduceret til løsningen med en kort instruktionsvideo:
"Vi håndterer vagtplanlægningen for godt 500 medarbejdere på 5-6 faste og 17 mobile testcentre med bare to administrative planlæggere. Vi har sparet vildt meget tid i forhold til tidligere, og samtidig har vi fået et langt bedre overblik over fordelingen af vagter, bedre muligheder for at udbyde ledige vagter, og for at se, om der fx er steder, hvor der mangler medarbejdere. Desuden har vi lettere ved at holde øje med, at arbejdsnormer og aftaler overholdes", siger Kirstine Grejsen Wøhlk.
Vi har sparet vildt meget tid i forhold til tidligere, og samtidig har vi fået et langt bedre overblik over fordelingen af vagter, bedre muligheder for at udbyde ledige vagter, og for at se, om der fx er steder, hvor der mangler medarbejdere.
Planlægger Kirstine Grejsen Wøhlk, Testcenter Danmark, Aalborg Universitets Hospital
Automatisk lønindberetning
Ud over vagtplanlægning er indberetningen af medarbejdernes løn til regionens lønsystem, SD Løn, også automatiseret.
Tidligere indtastede testcenterets lønmedarbejder manuelt oplysningerne om de enkelte ansattes vagter fra regnearket i lønsystemet. Nu trækkes informationerne direkte fra EG Altiplan til SD Løn:
"Vi fik på få dage etableret de nødvendige dataudtræk, så vi fra regionen nemt kunne iværksætte en automatisering af lønudbetalingen til vores ansatte i testcentrene. Dette har sparet mange administrative ressourcer samt fjernet en latent risiko for forsinkelser og tastefejl", siger centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration, Region Nordjylland.
Vi fik på få dage etableret de nødvendige dataudtræk, så vi fra regionen nemt kunne iværksætte en automatisering af lønudbetalingen til vores ansatte i testcentrene. Dette har sparet mange administrative ressourcer samt fjernet en latent risiko for forsinkelser og tastefejl.
Centerchef Jesper Kløvborg Laustsen, Center for Administration, Region Nordjylland
Samme vagtplanløsning som Region Nordjylland anvender, er også i brug i Covid-19 testcentrene i både Kolding og Horsens.
