Egedal Kommune - EG On Kultur & Fritid

Egedal Kommune: Fra kaos til styr på lokalebookningerne

I to lange år arbejdede tre medarbejdere i Egedal Kommune fuldtid med at efterkomme de 800 lokale foreningers ønsker om haltider og mødelokaler. Nu er opgaverne reduceret til få minutters dagligt arbejde.

I de to lange år blev alle henvendelser håndteret manuelt, og det var var en kæmpeopgave, fortæller kultur- og fritidskonsulent Maria Brown:

– Efter at vi dumpede en it-løsning, der var alt for besværlig at anvende, måtte vi i to år tage imod alle ønsker om lokalebooking og tilskud til fritidsaktiviteter via telefon, sms og mails og holde styr på dem i et regneark. I perioder med sæsonplanlægning fik jeg typisk 180 mails i min indbakke om dagen. Det var umuligt at følge med og svært at undgå fejl som dobbeltbookinger, forklarer Maria Brown.

Foreningernes tålmodighed blev gradvist tyndslidt, for det var svært at lægge planer og invitere oplægsholdere m.m., når de ikke kunne få hurtigt svar på deres lokaleønsker.

Fordelene ved EG On Kultur & Fritid er, at kommunen sparer tid på opgaven, foreningerne kan selv booke deres tider og bevarer overblikket, og endelig er det blevet let at løse de problemer, der opstår, fordi der ikke er så meget, der kan gå galt. Kultur- og fritidskonsulent Maria Brown, Egedal Kommune

Nu skulle det være slut

Til sidst besluttede kommunen at komme til bunds i problemerne en gang for alle.

En projektorganisation med foreningsrepræsentanter blev nedsat. Alle lokaler i kommunens 40 ejendomme blev gennemgået og beskrevet, ligesom der blev udarbejdet en omfattende kravspecifikation.

Efter at have afsøgt markedet faldt valget på EG On Kultur & Fritid som kommunens nye digitale løsning til lokalebooking. Igen gik kommunen grundigt til værks og gennemførte pilottests og afholdt tre workshops for kommunens foreninger, så de fik mulighed for at lære at bruge systemet.

– EG On Kultur & Fritid har virkelig gjort en forskel. Næsten alle foreninger er på systemet før forventet, og hvor vi tidligere brugte tre fulde årsværk på lokalebooking, er det nu blevet til en mindre opgave, der kun tager nogle minutter om dagen.

Foreningerne er blevet glade igen, for de kan selv booke direkte i systemet og kan på den måde hurtigt få overblik over deres tider.

Personligt er det bedste nok, at jeg hurtigt kan hjælpe foreningerne, når de ringer, fordi der er noget, de ikke lige kan finde ud af, for der er kun få ting, som de kan gøre galt, så jeg kan som regel løse problemerne på stedet, siger kultur- og fritidskonsulent Maria Brown, Egedal Kommune.