Et godt værktøj til det samlede arbejdsmiljøarbejde
Hedensted Kommune brugte mange penge og for megen tid på administrative arbejdsmiljøopgaver og valgte derfor at implementere EG SafetyNet.
Da Caspar Fredslund Nielsen tiltrådte som leder af HR og Løn i Hedensted Kommune med ansvar for arbejdsmiljøet, savnede han et godt værktøj til det samlede arbejdsmiljøarbejde.
”Det var i forhold til hele arbejdet med registrering af hændelser, arbejdsskader og handlingsplaner. Især ærgrede det mig, at vi brugte rigtig mange penge på at en ekstern virksomhed kørte vores APV og trivselsundersøgelser.
Da jeg kendte EG SafetyNet fra min tid i Silkeborg Kommune, vidste jeg, at vi selv kunne lave APV og trivselsundersøgelser og endda på den kvarte tid.
Desuden var det et problem, at den eksterne leverandør ejede alle data. For vi skulle vi hele tiden spørge, hvis vi ville bruge data på en ny måde, fx til en specialrapport eller en sammenligning af skolerne på tværs. Så jeg gik lidt videre med tanken om at anskaffe EG SafetyNet”, forklarer Caspar Fredslund Nielsen.
Da jeg kendte EG SafetyNet fra min tid i Silkeborg Kommune, vidste jeg, at vi selv kunne lave APV og trivselsundersøgelser og endda på den kvarte tid.Caspar Fredslund Nielsen, Leder HR og Løn i Hedensted Kommune
Brugte tiden på breve
Kort efter sin tiltrædelse opdagede han desuden, at en kollega brugte uforholdsmæssig megen tid på at skrive og sende breve.
”Forsikringskonsulenten, der arbejdede med arbejdsskadeforsikring, brugte et system, hvor det tog utroligt lang tid at skrive og sende breve. Det undrede mig, for jeg tænkte, at den slags da plejer at være automatiseret? Og tiden gik jo fra arbejdet med arbejdsulykkerne og med forebyggelse. Så jeg introducerede hende til EG SafetyNet, og hun var straks med på ideen”.
Fælles arbejdsmiljøplatform
Herfra gik det slag i slag, og EG SafetyNet er nu implementeret som fælles arbejdsmiljøplatform for alle 4000 medarbejdere og de 110 arbejdsmiljøgrupper i Hedensted Kommune.
Det betyder blandt andet, at alle medarbejdere nu selv skal kan indberette hændelser, arbejdsulykker og krænkelser i EG SafetyNet fra deres egen pc eller den tilhørende app. Det skal dels hæve datakvaliteten, dels medvirke til at kaste lys over mulige mørketal.
”Tidligere var svært at finde frem til de helt rigtige oplysninger som medarbejdernummer, cpr osv, når der skulle indberettes en hændelse eller arbejdsulykke. Nu trækker vi alle oplysningerne automatisk fra stamdata i EG SafetyNet.
Når jeg viser den funktion frem, så siger alle, Wow, nu kan vi koncentrere os om at beskrive og indberette hændelsen fremfor at lede efter alle mulige oplysninger om personen”.
Tidligere var svært at finde frem til de helt rigtige oplysninger som medarbejdernummer, cpr osv., når der skulle indberettes en hændelse eller arbejdsulykke. Nu trækker vi alle oplysningerne automatisk fra stamdata i EG SafetyNet.Caspar Fredslund Nielsen, leder af HR og Løn i Hedensted Kommune
Kaster lys over mørketal
Når medarbejderne fremover skal indberette nærved-hændelser, vold og krænkelser forventer Caspar Fredslund Nielsen desuden, at det kan være med til at afdække eventuelle mørketal i organisationen.
”Rent erfaringsmæssigt ved vi, at det kan være svært at afgøre, hvad der er vold og krænkelser og hvad der er vilkår i arbejdet, det kan fx være vold begået af børn eller demente. Nu håber jeg vi får et mere fyldestgørende billede, som vi kan drøfte sammen med arbejdsmiljøgrupperne”.
Forside med dashboards kan tilpasses
I første omgang er Hedensted Kommunen gået i gang med Administrations-, Hændelses-, APV-, Trivsel- og Handlingsplansmodul samt den tilhørende EG SafetyNet App
”Ud over det centrale overblik har vi rigtig mange små og store fordele af EG SafetyNet. En af de funktioner, som afdelingslederne sætter pris på, er muligheden for at få opsat et personligt dashboard på forsiden” forklarer Caspar Fredslund Nielsen, der selv har gjort sin egen forside enkel:
”Man kan jo hente alle mulige oplysninger ind i sit dashboard på forsiden, men jeg har valgt et enkelt setup. Det første jeg ser, når jeg åbner EG SafetyNet er åbne spørgeskemaer, og den nyeste statistik. Derudover får jeg kun at få vist nye indlæg. Så mit dashboard er meget overskueligt”.
Samlet set er Caspar Fredslund Nielsen derfor godt tilfreds med EG SafetyNet med det overblik og de nye muligheder det giver for at samle og bruge arbejdsmiljødata i hele organisationen.
”Næste skridt bliver, at vi kan begynde at reagere hurtigere på de tendenser vi ser i fx en APV eller en trivselsundersøgelse. Hvis vi fx ser, at der sker mange faldulykker på skolerne, vil vi hurtigt kunne kommunikere det ud til de relevante arbejdsmiljøgrupper. Så de kan de begynde at arbejde med lokale indsatser langt hurtigere end tidligere”, siger Caspar Fredslund Nielsen.
Implementeringen er gået virkeligt fint, og undervisningen var god og tilpas. Så vi var godt rustet, da vi gik i gang med EG SafetyNet.Caspar Fredslund Nielsen, Løn og HR i Hedensted Kommune
Tre gode råd
Efter en vellykket implementering har Caspar Fredslund Nielsen tre gode råd til andre, der gerne vil i gang med EG SafetyNet:
1. Lav en grundig research på forhånd
”Undersøgelsesfasen er meget vigtig og sammen med nogle af medlemmerne af Hovedudvalget var vi på besøg i Kolding Kommune for at høre om deres erfaringer med EG SafetyNet. Det betyder meget at se et system live og høre, hvordan andre bruger løsningen, hvordan de arbejder med stamdata. Det er med til at give den rette wow-effekt”.
2. Sørg for ledelsesmæssig opbakning
”Når man vil indføre et arbejdsmiljøledelsessystem som EG SafetyNet er ledelsens opbakning afgørende. Så med støtte fra kommunaldirektøren lavede vi en god business case og fik fuld opbakning til formålet og valget af system”.
3. Vær tålmodig
”Uanset hvilket arbejdsmiljøsystem man vælger, skal man huske at være tålmodig. Der vil altid være noget, der skal rettes og noget, der skal optimeres hen ad vejen. Det er en proces, hvor det gælder om at have en god leverandør og tro på, at de ting, der skal fixes, også nok skal blive fixet”.
Udfordring
Hedensted Kommune brugte mange ressourcer på eksterne APV- og trivselsundersøgelser og havde svært ved at udnytte data effektivt.
Løsning
Efter en grundig markedsundersøgelse og besøg i nabokommunen valgte kommunen at implementere arbejdsmiljøplatformen EG SafetyNet.
Resultat
Kommunen ejer nu egne data og bruger EG SafetyNet til at få større overblik, reducere tidsforbruget og iværksætte målrettede og hurtigere tiltag.
Hedensted Kommune
Om Kommunen
Hedensted Kommune ligger midt i den østjyske vækstzone mellem Horsens og Vejle. Kommunen er kåret til det bedste sted at bo uden for hovedstadsområdet.
Website
Styrk sikkerhed og trivsel på arbejdspladsen med EG SafetyNet
EG SafetyNet er en samlet, cloudbaseret administrationsløsning til arbejdsmiljøarbejde, HR, forsikring, kvalitetsstyring og kursusadministration.
Læs mere om EG SafetyNet
Kontakt vores eksperter
EG leverer innovative it-løsninger til det offentlige baseret på bred forvaltningsfaglighed, dyb praksisviden og den nyeste digitale ekspertise kombineret med stor erfaring.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Sales Executive
Kurt Jepsen
Tlf: +45 2085 9937
Email: kjeps@eg.dk