27. juni 2017

Skil dig af med gamle persondata i tide

Indtil maj 2018 er der stadig frit lejde for gamle persondata, men når persondataforordningen er trådt i kraft næste år, skal du være særligt opmærksom på, at du ikke har lov til at opbevare persondata, du ikke længere har brug for. Som boligorganisation er det dit ansvar at skille dig af med data i tide – EG Bolig kan hjælpe.

Der er i øjeblikket stor bevågenhed om persondataforordningen, og mange organisationer diskuterer, hvordan de skal blive klar og strømline deres arbejdsgange, så de lever op til reglerne i fremtiden. Det er et vigtigt arbejde, som bør prioriteres højt. Glem dog ikke en anden vigtig faktor ved de nye regler om persondata, nemlig at du ikke må gemme data for evigt. Persondata skal slettes fra dit system, medmindre du har hjemmel til at opbevare dem.

Hjælp til at få persondata ud af systemet

Reglerne siger, at du ikke må gemme persondata på personer, du ikke længere har et mellemværende med. I en række tilfælde kan grænserne dog være en anelse uklare, og det er svært at sige, hvornår du for eksempel har pligt til at slette de data, du har liggende på en fraflyttet beboer. Du har selvfølgelig behov for at kommunikere med vedkommende i en rum tid efter fraflytningen, sende slutopgørelse fra vandværket, synsrapport etc., men data på fraflyttere bør ikke optræde i dine systemer længere tid end nødvendigt.

EG Bolig kan nu hjælpe med at tage hul på opgaven med de gamle data. Efter sommerferien vil konsulenter kunne hjælpe med oprydningsarbejdet i tæt samarbejde med den enkelte boligorganisation. Når først opgaven er defineret, kræver det ikke det store af organisationen, og EG Boligs konsulent kan klare oprydningsarbejdet fra distancen.

"Hos EG Bolig har vi selvfølgelig overblikket over kundernes data, og med vores erfaring fra branchen kan vi være med til at vurdere, hvad der bør slettes, og hvad der kan vente. I samarbejde med den enkelte boligorganisation sørger vi også for at gemme data de rigtige steder med de fornødne adgangsbegrænsninger og krypteringer, hvis der er behov for det", siger Jakob Jensen fra EG Bolig.

Han understreger, at EG Bolig alene kan levere en sikker platform, der understøtter reglerne om persondata, men det er den enkelte organisation, der har ansvaret og skal have hånd i hanke med, hvilke data og hvilke dokumenter der bliver gemt fremover og hvor, og om der bliver scannet, fotokopieret eller på anden måde kopieret, så persondata gemmes forsvarligt.

Skæringsdato og kriterier sættes individuelt

I EG Bolig findes især tre hovedkategorier af persondata, som kræver oprydning: Interessenter, medlemmer og fraflyttede lejere. Fremover skal den enkelte organisation beslutte kriterier og skæringsdato for sletningen. Jakob Jensen fortæller, at EG Bolig allerede har udført succesfuldt oprydningsarbejde i samarbejde med boligorganisationer.

Læs mere om datakvalitet og oprydning i denne artikel på transformationtools.dk fra EG.

https://transformationtools.dk/temaer/forretnings-it/beskidte-data-kan-knakke-din-virksomhed/

Kontakt EG Boligs salgsafdeling, hvis du vil høre mere om oprydning af data.