30. juni 2017

12 tal til fagprøve om digital sagsstyring

Fremtidens håndværksvirksomheder er digitale. Det er en af konklusionerne i Karina Capion Skovs afgangsprøve i administration på Learnmarks kontoruddannelse. Opgaven handlede om effekterne af digital sagsstyring i familiens håndværksvirksomhed. Ud over at have givet det flotte resultat vil Karinas opgave fremover også blive brugt i undervisningsmaterialet om digitaliseret administration på Learnmark i Horsens.

I denne uge kunne Karina Capion Skov sætte et flot punktum på sin treårige kontoruddannelse med speciale i administration med et flot 12-tal. Karina Capion Skov skrev opgaven i tæt dialog med it-leverandøren EG, og opgaven gennemgår, hvordan digital sagsstyring kan optimere arbejdsprocesserne i familiens håndværksvirksomhed, der fungerede som hendes praktiksted i løbet af uddannelsen.

"Karina har lavet en meget gennemarbejdet og velstruktureret fagprøve, hvor hun bruger teori og metoder til at belyse problemstillinger fra mange vinkler. Desuden er opgaven meget anvendelig for virksomheden, hun arbejder for. Karina har selvstændigt benyttet de dataindsamlingsmetoder og planlægnings- og implementeringsmodeller, hun har lært i uddannelsen," siger Stine Rømer Nielsen, der er underviser på Learnmark Business EUX i Horsens.

Underviseren tilføjer, at mange af kontoreleverne på Learnmark er i praktik i mindre virksomheder, der med fordel kunne digitaliseres, og hun mener, at Karinas opgave kan være til stor inspiration.

Digitalisering på skemaet

Karina Capion Skov fortæller, at hendes specialisering i administration har bestået af den grundlæggende viden om virksomhedsdrift, men samtidig har hun kunnet vælge de elementer til, som hun synes er særligt spændende: Digitalisering af administrationsarbejdet.

"Selvom min generation måske kommer ud til virksomheder, der ikke er digitaliserede endnu, er det vigtigt, at vi får it-værktøjerne ind under huden, for der går ikke mange år, før det er helt slut med eksempelvis manuel bogføring. Jeg skrev blandt andet om EG One, og det er et smart værktøj, fordi det har det hele med. Man behøver ikke købe flere funktioner – sags- og økonomistyring er med," siger Karina Capion Skov.

Med udgangspunkt i EG's sagsstyringsmodul og den nye løsning EG One beskriver Karinas opgave, hvordan hendes praktiksted kunne drives mere effektivt, hvis byggesagerne ikke blev styret som papirarkiv i mapper og skuffer, og opgaven var så eksemplarisk, at den nu bliver en del af undervisningsmaterialet fremover, hvor kontoruddannelsen på Learnmark generelt vil få større fokus på digitaliserede arbejdsprocesser.

Generationsskifte med kurs mod fuld digitalisering

I forbindelse med fagprøven har Karina Capion Skov været i praktik i familiefirmaet Tømrerfirmaet Skov A/S i Horsens. Karina og hendes mand overtog tidligere i år firmaet, der i august fejrer sit 40 års jubilæum. Karina fortæller, at hun forventer at indføre flere og flere it-værktøjer. Ud over sagsstyring er drømmen også at få tids- og materialestyring.

”Jeg vil gerne have mere overblik over forretningen, og det får jeg ved at bruge elektronisk sagsstyring, og på den måde sparer vi samtidig en masse tid. Med elektronisk sagsstyring sørger systemet for, at der konstant ligger udregninger mv. på dine byggesager, og det vil give mig et fedt overblik, og det vil kunne betyde, at vi får mere tid til andre ting og dermed kan yde en endnu bedre kundeservice for vores kunder," siger Karina Capion Skov.