07. april 2017

​Har du en plan for, hvordan du håndterer udskrifter og dokumenter?

Boligorganisationer og ejendomsadministration: Kun de færreste har konkrete planer for, hvordan dokumenter og udskrifter administreres bedst og billigst. Imidlertid er det ikke kun store virksomheder, der kan hente væsentlige gevinster ved at optimere deres udskrivning og dokumentbehandling – selv mindre organisationer eller enkeltmandsvirksomheder kan spare 30-40 % af deres driftsudgifter, vurderer Lars Petersen fra OKI.

I takt med at flere og flere kommunikerer med deres lejere gennem e-Boks eller e-mail, kan vi naturligvis forvente et fald i papirforbruget. Det er dog stadig muligt at optimere processerne omkring udskrifter og dokumenter, så omkostningerne falder, og produktiviteten går op. En aktiv stillingtagen kan hjælpe med at kortlægge overflødig udskrivning i organisationen, ligesom du kan nedbringe tid og omkostninger til vedligeholdelse af printere.

"Der er blevet snakket om "det papirløse samfund", lige siden jeg var dreng, men det er først nu, vi kan begynde at ane en nedgang i mængden af udskrifter. Selvom den enkelte måske er blevet bevidst om ikke at skrive for meget ud, er der en række strukturelle faktorer og ændringer i arbejdsrutiner samt en stigende mængde af information og dokumenter, der gør, at der skal meget til reelt at nedbringe sit papirforbrug," siger Lars Petersen, der er salgsdirektør i OKI.

Han fortæller, at en af grundene blandt andet er, at vi ikke sidder på kontoret, så meget som vi gjorde tidligere, men arbejder hjemmefra eller på farten. Vi ønsker stadig fuld adgang til vores dokumenter og vælger derfor ofte at printe. En måde at undgå unødige udskrifter på kan derfor være at lade printer og dokumentlagring smelte sammen. OKI oplever da også succes med deres multifunktionsmaskiner, der gør det muligt at indscanne og uploade dokumenter frem for at kopiere til arkivering eller printe.

Sikkerhed, effektivitet og økonomi

Det kan godt betale sig, at din organisation tager aktivt stilling til udskrifter og dokumenthåndtering. Du bør derfor lægge en strategi og også involvere dine medarbejdere. Alle har behov for en printer, så din strategi og faciliteterne skal matche det reelle behov – ellers finder medarbejderne alternativer, der er en miljømæssig og økonomisk belastning.

"Vi ser desværre alt for få virksomheder med en strategi for sikkerhed i forhold til print og dokumenthåndtering. Arbejder man med personfølsomme data, er det vigtigt, at de forkerte dokumenter ikke ligger tilgængelige i et printerrum, hvor alle kan få adgang til dem. Her kan pinkodebeskyttelse hjælpe, ligesom de delte dokumentdrev skal være dækket af med den fornødne sikkerhed," siger Lars Petersen.

Helt lavpraktisk råder Lars Petersen også til at sætte printeren op til at printe på begge sider som standard. Dermed har man halveret papirforbruget med et snuptag. Mange maskiner har også en "deep sleep" funktion, der nedbringer energiforbruget, mens printeren er inaktiv.

I forlængelse af virksomhedens printstrategi tilbyder OKI en "Managed Print Service", der overvåger printerne og automatisk sender toner, når de er ved at løbe tør. Det sparer tid og besvær, minimerer fejl, og du undgår både at løbe tør for toner og at opbygge et unødvendigt lager af tonere.

Få en gratis printanalyse

I samarbejde med OKI tilbyder EG en printanalyse, der afdækker din organisations print- og kopiforbrug og potentialet på driftsbudgettet. Printanalysen tager blot 10 minutter, og I vil modtage konkrete forslag til, hvordan I sparer tid, penge og besvær. Klik her for at bestille en printanalyse

Erfaringer viser, at organisationer kan spare 30-40 % af deres udgifter til print og kopi og samtidig spare tid på at administrere og vedligeholde maskinerne.