01. december 2016

Rejsen mod skyen starter med forankring

Overvejer din virksomhed at skifte til en cloudbaseret it-arkitektur? Få et indblik i, hvad du skal forholde dig til, når du skal i skyen, og hvilke konsekvenser det har for dit it-setup.

For langt de fleste virksomheder ligger fremtidens it-arkitektur i skyen. Alligevel er der stadig mange, der tøver med at tage det første skridt og gå i gang med processen. Her tager vi et kig på, hvad transitionen til cloud kommer til at betyde for din virksomhed og måden i bruger IT.

Cloud-IT – standard og altid opdateret
At investere i en cloud-løsning har en, overskyggende konsekvens for dit it-setup: Du går fra at købe et software-produkt, hvor du selv er herre i eget hus og kan tilpasse løsningen som du vil, til en abonnementsbaseret og standardiseret løsning, som vedligeholdes og styres af udbyderen.

Det har både fordele og ulemper – eksempelvis vil du altid have nyeste version af dit it-system – og du er sikret, at det altid vil være klar til at blive integreret med 3. parts produkter, som er lavet til løsningen. Samtidig vil sikkerhedsniveauet også ofte få et skub opad, da mange virksomheders it-sikkerhed ofte lider under, at der ikke altid er tid til at patche de forretningskritiske servere.

Det betyder dog også, at du vil skulle vænne dig til at bruge et mere standardiseret setup, som du ikke kan omkode og tilpasse præcis til din forretning. Og ved at købe en cloudløsning bliver det dermed også ofte nødvendigt ofte at kigge på, hvordan ældre legacy-systemer skal opdateres eller erstattes, fordi de ikke kan integreres til de opdaterede og standardiserede løsninger.

Dynamics 365 – Microsofts nye alt-i-en cloudløsning
Hvis du allerede anvender Microsofts it-løsninger, er det ved at være på tide at tage et kig på Dynamics 365. Den nye skyløsning er en samling af økonomistyringssystemet (ERP-systemet) og CRM i én. Derudover samles kundeservice, markedsføring, salg, økonomi, operations, field service og project service automation under ét tag. Det hjælper dig med at engagere dine kunder, giver medarbejderne bedre forudsætninger for at præstere, optimerer dine processer og giver dig nye muligheder for at transformere dit produktudbud.

Med Dynamics 365 får du bedre overblik. Dine medarbejdere får ét samlet arbejdsflow at forholde sig til, hvilket optimerer deres daglige arbejde. Desuden bliver dine omkostninger i it-afdelingen nemmere at forudse, da du betaler en fast abonnementspris hver måned.

Fordi løsningen ligger i skyen undgår du tidskrævende vedligeholdelse, opdateringer og tilpasninger, som it-afdelingen eller skal afsætte ressourcer til. Desuden kan du opnå en bedre ydeevne og sikkerhed, fordi løsningen altid er up-to-date og skalérbar. En anden fordel er, at det bliver nemmere at identificere nye muligheder, eftersom der er indbyggede Business Intelligence-dashboards. De gør dig i stand til atengagere og forstå kunderne bedre end nogensinde før og agere proaktivt i forhold til deres behov.

Forankring som ledestjerne
Så hvordan sikrer du, at overgangen til en cloudbaseret it-arkitektur lykkes? Troels Schmidt, ekspert i cloudløsninger og implementeringsprocesser hos EG, kommer her med sine bedste råd:

Hvordan kommer man i gang med overgangen til cloudbaseret it?
Overgangen fra on-premise til en cloudbaseret it-arkitektur er en stor omstilling, som kræver at man forholder sig til de ændringer, der kommer til at påvirke virksomhedens processer, og sørger for at udnytte de muligheder for optimering, det præsenterer. Derfor gælder det om at prioritere rigtigt og involvere nøglepersoner i virksomheden på tværs af organisationen, som har den nødvendige indsigt, til at vurdere det kommende projekt.

Når I har etableret arbejdsgruppen, kan I sammen vurdere, hvor vigtige de forskellige delprojekter er, og hvilke risici og omkostninger der er forbundet med overgangen til skyen. Derefter er du klar til at præsentere projektet for den øverste ledelse for at forankre beslutningen, skabe konsensus omkring it-udviklingen og udarbejde et roadmap, der strækker sig frem til implementeringen.

Dette kan eksempelvis ske i form af en workshop med den øverste ledelse, hvor I indsamler relevante spørgsmål og skaber en fælles platform, som I kan bygge videre på. Her fastsættes også den fremtidige it-arkitektur, og integrationsstrategien defineres. Det er også på dette stadie, at du opstiller dine forretningsmæssige mål og krav.

Book et gratis møde om, hvordan I matcher it med strategi i din organisation.

Hvordan kommer jeg videre i processen?
Overgangen til skyen er ikke noget, der sker fra den ene dag til den anden – den kræver grundige forberedelser. For at sikre at den digitale transformation sker så smidigt som muligt, skal samtlige applikationer, data og processer gøres klar til overgangen. Også på dette trin er det vigtigt, at du har ledelsen med dig. Det kan ofte kræve en del ressourcer at mappe og udføre processen med at migrere enkelte dele fra on premise til skyen – og det er vigtigt, at der er forståelse for det ressourcetræk.

Hvad er næste skridt?
Når forberedelserne er på plads, er det tid til at udvikle en businesscase. I denne fase definerer du scope, ROI, vision og tidsplan og fastsætter omkostningerne for den kommende implementering. Her identificerer du også, hvilke forretningsmæssige fordele forandringen vil give din virksomhed. På dette stadie gælder det om at skabe konsensus og forankre formål og målsætninger. Sørg også for, at I er enige om ambitionsniveauet for implementeringen. Og sørg for, at det bliver taget ejerskab for at lede og sikre gevinstrealiseringen, når den tekniske del af implementeringen har fundet sted.

Vil du læse mere om, hvilke spørgsmål I bør stille jer selv, før I starter et ERP-projekt?

Hvad skal man være opmærksom på i implementeringsfasen?
Her er det vigtigt, at man gennemfører implementeringen i henhold til en metode, som man på forhånd har vedtaget i fællesskab. Det er også vigtigt, at de forretningsmæssige fordele bliver synliggjort igennem hele processen, og at du fokuserer og dedikerer ressourcer til forandringsarbejde, som skal sikre, at I opnår de gevinsterne i forbindelse med projektet.

Her må man ikke glemme, at det er altafgørende at få både ledelsen og medarbejderne med sig. Sørg også for at anvende et kvalitetsstyringsværktøj, der matcher processerne i systemet – ellers kan det blive svært at realisere implementeringen.

Det skal du være opmærksom på
Når man migrerer til en cloudbaseret it-arkitektur, skal man sørge for at tænke sig godt om. Vi har lavet en liste med de overordnede spørgsmål, som du bør forholde dig til.

  • Lad være med at overveje, om du skal foretage en overgang til en cloudbaseret it-arkitektur, men snarere hvornår og hvordan.
  • Foretag en evaluering af, hvilken løsning der passer til dig. Hvis din virksomhed i forvejen anvender produkter fra Microsoft, kan fx Dynamics 365 være det helt rigtige valg.
  • Tag stilling til, hvilke applikationer, data og processer der skal overføres til skyen først.
  • Find ud af, hvor hurtigt du bør gennemføre implementeringen.
  • Overvej, hvordan du skal garantere it-sikkerheden i overgangsfasen.
  • Find ud af, hvordan din businesscase skal se ud.
  • Overvej nøje alle fordele og ulemper.
  • Foretag en evaluering af, hvilke forretningsmæssige fordele I kan opnå.
  • Sørg for at have en udførlig plan for overgangen. 

Vil du gerne høre mere?
Kontakt:
Troels Schmidt, Solution Director, EG Enterprise Management
trsch@eg.dk / +45 7260 1027