20. december 2016

It-værktøjer holder styr på din forretning

Langt flere håndværksvirksomheder bruger it-værktøjer i dag, og det har skubbet til holdningerne i byggeriet. It-paratheden er større, lyder konklusionen på en undersøgelse fra Dansk Byggeri i 2016, der viser, at mange af medlemmernes byggeprocesser i stigende grad understøttes af it-værktøjer sammenlignet med 2013. Og der er tid og ressourcer at spare til gavn for bundlinjen.

It-parathed handler om vaner. I dag bruger hver anden håndværksvirksomhed et it-system til at styre kundeinformationerne, og derfra får den enkelte langsomt mod på mere. Fremgangen er desuden hjulpet godt på vej af den teknologiske udvikling, der gør digitaliseringen mere tilgængelig.

"Vi oplever blandt andet, at vores medlemmer har stor interesse i at overføre data fra byggepladserne til administrationssystemet i takt med udbredelsen af smartphones og tablets, og det skal gerne være i integrerede systemer," siger direktør i Dansk Byggeri Michael H. Nielsen.

Undersøgelsen viser således, at mens kun 4 % registrerer arbejdstiden digitalt, benytter hele 29 % af de adspurgte virksomheder i 2016 tidsregistrering på byggesagerne via eksempelvis apps.

Tidsregistrering betaler sig

Når svendene registrerer materiale og tid direkte på byggepladsen, kan it-systemet straks indikere, om forbruget er ved at stikke af på den enkelte byggesag. På den måde kan håndværkeren nå at prioritere om, så økonomien holder på byggesagerne. Desuden er resultatet som regel en bedre service over for kunden, fordi bygherren bliver stærkere til at overholde pris og deadline.

Løbende registrering af tid og materialer gør det nemmere at sende fakturaer ud – også delfakturaer – fordi registreringen allerede er gjort. Frem for at lede i stakke af prislister og arbejdssedler behøver man nu blot at trykke på en knap og på den måde undgå, at fakturering bliver et anstrengende weekendprojekt en gang om måneden. Løbende fakturering er noget, der for alvor er sundt for virksomhedens likviditet, og som i sidste ende kan aflæses på bundlinjen.

Kalkulation og efterkalkulation

Et andet område, hvor it-værktøjerne har holdt indmarch, er i forhold til efterkalkulation. På blot et år er andelen af virksomheder, der benytter it-værktøjer til efterkalkulation, fordoblet fra 18 % i 2015 til 36 % i 2016.

"Et it-værktøj kan hjælpe med meget mere end at holde styr på økonomien og den daglige drift. Den viden, systemet gemmer på, kan håndværksmesteren eksempelvis bruge, når han beregner nye tilbud. Det er altså ikke nødvendigt at starte forfra hver gang, eller endnu værre: forlade sig på mavefornemmelser. EG Visual Kalkulation baserer sig eksempelvis på faktuelle beregninger og på sagsøkonomien fra de tidligere byggesager i systemet, så det er de reelle købspriser fra trælasten, der beregnes ud fra," siger Brian Sørensen, direktør i EG Byg & Installation.

Han fortæller desuden, at EG Visual Kalkulation som det eneste værktøj har de opdaterede akkordtakster, så man altid har korrekte akkordforslag at basere tilbuddene på.

Tømrermester Peter Wium i Køge har haft god succes med at bruge kalkulationsprogram, og i følge ham handler det om at bruge samme system ved alle opgaver - også ved de små jobs. På den måde er man sikker på, at få bygget noget op og bliver hurtigere til at finde de rigtige tabeller.

"Der er ikke et job her i virksomheden, der ikke bliver efterkalkuleret. På den måde kan vi sikre, at vi får det rigtige dækningsbidrag på opgaverne og tjener penge – det er afgørende for virksomheden," siger Peter Wium, Tømrermester Nils Wium ApS

Læs mere om Peter Wiums erfaring med kalkulation og efterkalkulation her

FAKTA: Hold styr på økonomien

Hører du til de håndværkere, der først dykker ned i regnskabet ved årsafslutningen, er tiden inde til at indføre it-værktøjer. Det betyder ikke, at du nu skal arbejde mere med dine regnskaber, men en moderne håndværksvirksomhed bør altid have overblikket over, om de enkelte byggesager holder budgettet.

Og det er ikke så kompliceret, som det lyder. Når du først har indført it-værktøjerne, vil du opleve, hvordan nogle af de tunge "bogholderopgaver" som eksempelvis årsregnskabet bliver langt nemmere. Har du digitaliseret din virksomhed, kan du nemlig nemt trække alle nødvendige nøgletal ud.