11. august 2016

Digital Kommune: Hjælp os med at stoppe navlepilleriet

Af Martin Lindhard Hansen, Project Manager, Delivery & Projects, EG

I EG tager vi opgaven med at skabe et stærkere og mere trygt digitalt samfund dybt alvorligt. Vi ser os selv som det offentlige Danmarks mest værdifulde samarbejdspartner, fordi vi tager medansvar for at udvikle den offentlige velfærd gennem digitalisering.

Ikke mindst i disse måneder, hvor vi i skarp konkurrence med en række andre it-leverandører investerer et millionbeløb og tusindvis af timer på at udvikle en mere tidssvarende digital understøttelse af hele ældre- og omsorgsområdet – et nyt EOJ-system, der skaber sammenhæng i indsatsen på tværs af kommunens forvaltninger.

Ingen tvivl om, at kommunerne er både positive og interesseret i en god dialog for at få udviklet de bedste løsninger på tidens udfordringer. Desværre er der dog i praksis ofte mindst to udfordringer – ressourcer og udbudsprocesser – som gør det svært for leverandør og kommune at komme ind i den ønskede tætte dialog.

Som leverandør knokler vi dagligt for at sikre en agil og ansvarlig udviklingsproces, hvor vi hele tiden holder fokus på borgerens behov, på sagsbehandlerens behov, på hjemmesygeplejerskens behov – ja på alle tænkelige faggruppers behov, som vi kan blive mødt med. Det ligger nemlig dybt forankret i vores DNA, at vi skal løse de kommunale udfordringer med afsæt i dyb viden om praksis og med fuld respekt for det offentliges rammevilkår.

Trods alle gode intentioner kan man godt få en opfattelse af, at vi måske sidder og piller os selv for meget i navlen. Hvad mon hjemmehjælperen egentlig siger til sådan en app? Er det mon de standardrapporter, kommunens økonomiafdeling har mest brug for? Hvad vil politikerne mon helst vide om ældreområdet?

Navlepilleriet er en risiko for enhver it-leverandør, da kommunerne ofte er nødt til at holde sig lidt tilbage, når vi som leverandør inviterer til produktpræsentationer, afklaringsmøder, sparring, workshops eller tilbyder dem at indgå som pilotkommune. Hovedårsagen er for mig at se, at reglerne i de typiske udbudsprocesser lægger en dæmper på dialogen med leverandørerne. Lidt groft sagt dræber mange udbudsprocesser det gode samarbejde – og overlader dermed it-leverandørerne med lidt for meget tid til sig selv – og navlepilleriet.

Uden viden fra praksis dur løsningerne ikke

Fra knap 20 års arbejde på socialområdet ved vi udmærket, at de it-løsninger, som leverandørerne selv udvikler uden input fra praksis, aldrig klarer mødet med virkeligheden.

I dag har vi da også sat os ekstremt grundigt ind i de kendte funktionelle krav til et EOJ-system, og vi har masser af gode idéer til en mere fremtidssikret, innovativ og brugervenlig løsning. Det er dog ikke nødvendigvis nok, når vi har store ambitioner om at udvikle et system, som er helt tæt på brugerne og passer til de reelle og konkrete arbejdsgange i brugernes hverdag.

Når vi ser på kommunernes kravspecifikationer, kan vi fx komme voldsomt i tvivl om, hvorvidt kommunerne egentlig har det fulde overblik over, hvad de vil have, og hvad de faktisk kan få. Hvordan ville kravspecifikationerne se ud, hvis beslutningstagerne kendte alle mulighederne – og udfordringerne ved at efterkomme dem? I dag ser vi fx mange ønsker om offline adgang til løsninger med personfølsomme data. For os svarer det lidt til at ønske sig punkterfrie dæk, fordi man kører på en grusvej, i stedet for at få asfalteret vejen.

Vi rækker ydmygt hånden ud

For selv at gøre en indsats for at komme så tæt på praksis i kommunerne som muligt har vi taget en række initiativer:

  • User shadowing – helt konkret har vi sendt vores ledende projektmedarbejdere i "praktik" hos brugere i en større dansk kommune.
  • Analyse af hundredvis af rapporter og artikler om kommunernes ønsker og behov
  • Innovationsworkshop med deltagere fra en række fynske kommuner
  • Ansættelse af kommunale specialister med stort domænekendskab
  • Løbende brugertest i agile udviklingsforløb
  • Etablering af samarbejde med en række uddannelsesinstitutioner på omsorgsområdet.

Det er alt sammen meget godt – vi vil bare gerne gøre endnu mere. Vi er naturligvis meget glade for de kommunale samarbejdspartnere, vi har, og vi har helt sikkert heller ikke formået at spørge alle, om de vil være med. 

Så hvad ønsker jeg mig egentlig? Mere åbenhed og dialog! For mig er den optimale udviklingssituation til skabelse af et brugervenligt system, når en eller flere pilotkommuner stiller deres viden til rådighed. Ikke i form af store kravspecifikationer, men ved at bidrage til løbende afklaring af funktioner og arbejdsgange og ved at teste systemet i løbet af udviklingsprocessen. Det kunne fx være et panel af fagfolk, der løbende screener delløsninger. Kan appen, hvad den skal? Er brugergrænsefladen intuitiv? Oftest finder man ud af, at behovet er mere simpelt end den teoretiske forestilling om problemet.

Jeg ved godt, at kommunerne har travlt og desuden nødigt vil favorisere den ene leverandør frem for den anden, men samtidig er den tætte dialog også den eneste måde, hvorpå kommunerne sikrer sig løsninger, der fungerer i hverdagen og ikke blot opfylder kravspecifikationens ordlyd. For når vi ikke tager dialogen sammen, risikerer vi, at kommunens fagfolk afdækker alle deres behov og ønsker til et EOJ-system i en kravspecifikation, mens it-leverandørerne sidder spændt og venter på, hvad kommunen mon sender.

For mig at se starter de bedste løsninger altid med, at kommunen og leverandørens eksperter mødes for at udveksle erfaringer, tanker og behov, inden udbudsfasen starter. Bare en enkelt dag sammen, inden der går jura, økonomi og udbudsprocesser i dialogen. Det gør underværker for især kvaliteten og ofte også for prisen på den færdige løsning.

I EG brænder vi for at udvikle et generisk EOJ-system, der understøtter alle lovpligtige dokumentationsbehov, og som kan tilpasses den enkelte kommunes arbejdsgange og behov. Løsningen skal være skalerbar og skal kunne videreudvikles til fremtidens behov i de næste mange år. Det mål vil vi gerne nå sammen med de danske kommuner.

Så kære kommuner – hjælp os med at holde op med navlepilleriet!