Kundereference

XL-BYG

XL-BYG har baglandet i orden med Microsoft Dynamics AX.

XL-BYG – Dynamics AX

Hver enkelt forretning bestemmer selv, hvilket it-system den vil have. Så det er en kæmpe fordel at få et fælles omdrejningspunkt med AX. Peter Clausen, it-chef, XL-BYG.

 

XL-BYG’s medlemmer er i høj grad selvstændige og selvforvaltende forretninger, hvilket også har betydning for valg af it.

"Hver enkelt forretning bestemmer selv, hvilket it-system den vil have. Så det er en kæmpe fordel at få et fælles omdrejningspunkt med Axapta," siger it-chef Peter Clausen fra XL-BYG.

 

Logikken fra økonomisystemet lagt ud på ekstranet

Softwarehuset EG har – via de indbyggede internetværktøjer i Dynamics AX – udviklet et ekstranet, hvor medarbejderne i de forskellige tømmerhandler og byggemarkeder kan arbejde direkte i XL-BYG’s AX-system via en browser.

"Stort set alle forretningsprocesser i XL-BYG er lagt ind i AX-systemet. Ud af dem er informationer om leverandører, omsætning, aftaler, varer, kampagner og priser tilgængelige på internettet. Så kan vi udnytte fordelen ved, at det er samme forretningslogik, der anvendes internt hos XL-BYG og over for medlemmerne," forklarer Karl Ib Roed Sørensen fra EG.

I medlemsforretningerne kan bogholderne via en browser selv udskrive fakturaer – eller overføre dem direkte til deres eget økonomisystem. Selvom butikkerne bruger syv-otte andre – forskellige – økonomisystemer, overføres oplysningerne digitalt fra det fælles AX-system, så manuelle indtastninger minimeres. Disponenterne fra de forskellige fagområder i butikkerne kan selv trække sortimenter, vareoplysninger og priser – og ikke mindst bestille varer. Marketingfolkene kan trække oplysninger om tilbud og kampagner og direkte sammensætte individuelle reklamebrochurer med præcise varefakta og aktuelle priser.

 

Chefen kan gå direkte ind og følge omsætningen, ligesom han kan se de nyeste samhandelskontrakter med leverandørerne. Tidligere ringede de ofte for at tjekke, om de havde den nyeste udgave. Det gør de ikke længere. Fortæller Peter Clausen.

 

Dynamics AX er centralnervesystemet i XL-BYG

It-chefen hos XL-BYG peger på, at indkøbsforeningen tidligere sendte "kassevis af print" pr. brev ud til butikkerne hver måned med oplysninger om månedens køb, og hvor meget de manglede at købe for at nå næste bonustrin. Butikkerne får nemlig en bonus beregnet ud fra størrelsen af deres indkøb.

"Nu kan de selv gå ind og trække de helt aktuelle tal og evt. efterbestille op til bonusgrænsen, hvis det er det, de vil. Vi har sparet rigtig, rigtig mange rudekuverter de sidste par år, og medlemmerne har altid de helt præcise oplysninger," forklarer Peter Clausen, it-chef hos XL-BYG.

I praksis bestiller forretningerne selv varer i henhold til XL-BYG-kontrakterne direkte hos leverandørerne. Men fakturaen og pengene går altid gennem XL-BYG og indkøbsselskabets AX-løsning. Det betyder, at XL-BYG "gennemfakturerer" fra leverandørerne og ud til butikkerne – og leverandøren får betalingen direkte hos XL-BYG.

"Men når vi har kampagnetilbud, kræver leverandørerne, at XL-BYG samler bestillingen fra alle butikkerne, og så bestiller medlemmerne direkte i AX-systemet," forklarer Peter Clausen og understreger dermed, hvordan den webbaserede AX-løsning i enhver situation er det helt centrale element i det daglige arbejde i XL-BYG.

 

Dynamics AX-økonomisystemet er fundamentet

Den omfattende webløsning er blevet løbende udviklet gennem de sidste to år i samarbejde mellem XL-BYG og EG. Systemet er også i drift i flere andre detailkæder, men der er stadig mange nye funktioner på ønskelisten.

"Det afgørende er, at vi kan lægge flere og flere funktioner ud til medlemmerne. For eksempel kan de nu selv holde kontaktpersoner i forretningerne ajour, så vi altid ved, at det er de helt rigtige navne og numre på de ansvarlige for de forskellige sortimenter," forklarer Peter Clausen.

EG har ikke brugt anden teknologi end de indbyggede udviklingsværktøjer i AX til at udvikle kædeløsningen til XL-BYG. Alligevel har det været en omfattende opgave.

 

Teknikken har ikke voldt kvaler, men vi har skullet udbygget et standardøkonomisystem med løsninger på branchens mange specielle behov – uden at rette i selve økonomisystemet, så XL-BYG automatisk får glæde og fordele af fremtidige udbygninger fra Microsoft. Men det er ikke en simpel opgave at få 400 forskellige leverandører til at hænge sammen med mere end 240 butikker med hver sit økonomisystem. Slutter Karl Ib Roed Sørensen fra EG.