Kundereference

PN Beslag

Et forældet økonomisystem og en ikke længere supporteret produktions- og logistikløsning var den direkte anledning til PN Beslags ønske om at optimere forretningsdriften med en moderne ERP-løsning. Frygten for et langvarigt implementeringsforløb var dog en udfordring, som også skulle håndteres.

PN Beslag implementerer ERP på rekordtid takket være agil tilgang

En forudgående forretningsanalyse havde sikret, at opgaven var "enkel" og kravene klare: På 4 måneder skulle PN Beslag og EG NeoProcess indføre et nyt ERP-system fra bunden, tilpasse virksomhedens arbejdsprocesser til det nye system og uddanne medarbejderne. En umulig opgave, mente nogle.

 

Beslutningskompetence afgørende for succes

Den agile projektmetode blev valgt for at sikre optimale rammer for en hurtig og samtidig forretningsorienteret implementering. I sig selv er en nok så god metode dog aldrig garant for succes. For at den agile metode skal virke efter hensigten, skal centrale medarbejdere være involveret og have beslutningskompetence, så der kan tages ansvar og træffes hurtige beslutninger undervejs i forløbet.

 

Vi vidste, at vi kunne komme meget langt med Dynamics AX i vores produktions-processer. Derfor meldte vi klart ud til vores nøglemedarbejdere, at ændringer til standardsystemet skulle begrundes i tydelig forretningsværdi. Fortæller Erik A. Skov.

 

PN Beslag stillede fra starten med et stærkt team af nøglemedarbejdere og fuld ledelsesmæssig opbakning. Resultatet var en handlingsorienteret styregruppe med den administrerende direktør for bordenden som en aktiv medspiller. "Det var tydeligt for mig fra starten, at skulle vi lykkes med det her, skulle projektet have min fulde bevågenhed. Agil implementering er ikke mere agil end organisationen, og jeg ville bevise, at vi havde det, der skulle til," fortæller administrerende direktør Erik A. Skov.

 

Klar vision og tydelig ansvarsfordeling

Projektet hos PN Beslag startede med fastlæggelsen af en produktvision. På korte, intensive workshops opbyggede PN Beslags nøglemedarbejdere og EG NeoProcess' systemarkitekter et klart billede af, hvordan Dynamics AX skulle understøtte processerne på tværs af forretningen.

Ved hjælp af fit-gap-analyser blev opgaver defineret og beskrevet, og ansvaret for implementeringsprocesserne blev nøje fordelt mellem EG NeoProcess og PN Beslag. I korte 14-dages sprint blev opgaverne udført og leveret. Fremdrift blev udelukkende målt på leveret, testet og godkendt funktionalitet.

 

Løbende prioritering og fokus på forretningsværdi

Indholdet i hvert af de mange 14-dages sprint blev løbende vurderet og prioriteret. Overflødige opgaver blev fjernet og nye tilføjet i et tæt samarbejde mellem projekt-organisationen, projektledelsen og styregruppen. Den agile metode er netop kende-tegnet ved, at ikke alle opgaver er lige vigtige. Forretningskritiske processer vil altid have første prioritet, og derfor er implementeringsforløbet dynamisk og fokus hele tiden rettet mod forretningsværdi.

 "Vi vidste, at vi kunne komme meget langt med Dynamics AX i vores produktions-processer. Derfor meldte vi klart ud til vores nøglemedarbejdere, at ændringer til standardsystemet skulle begrundes i tydelig forretningsværdi," fortæller Erik A. Skov.

 

Agil problemløsning

Det tætte samarbejde og den løbende dialog mellem PN Beslag og EG NeoProcess' agile projektteam betød en meget stærk, interaktiv proces. Selv de udfordringer, der opstod undervejs, blev håndteret agilt – smidigt og med det samme.

"I et så komprimeret og forretningskritisk projekt støder man naturligt på udfordringer, og det gjorde vi da også. Vores fælles agile tilgang betød imidlertid, at vi hurtigt fik disse udfordringer analyseret, bearbejdet og prioriteret, så de kunne løses effektivt. Med god rådgivning fra EG NeoProcess fik vi truffet de rigtige beslutninger og holdt fuld fremdrift i hele processen," fortæller Erik A. Skov.

 

Den røde tråd fra implementering til drift

At komme i mål til tiden og inden for budgettet var selvfølgelig en stor tilfredsstillelse for PN Beslag, som havde vægtet netop de to dele meget højt. Men den helt store gevinst ligger ude i fremtiden, hvor processerne vedrørende produktion og planlægning skal optimeres yderligere.

For PN Beslag er EG NeoProcess i dag en strategisk samarbejdspartner, og det intense og vellykkede implementeringsforløb betyder, at parterne har etableret en god platform for i samarbejde at optimere driften af PN Beslag ved løbende at optimere løsningen.

"Når man arbejder så intenst sammen, som vi gjorde i de 4 måneder, projektet stod på, lærer man hinanden rigtig godt at kende. Folkene fra EG NeoProcess forstår vores forretning rigtig godt, og også efter at vi er gået i drift, bekymrer de sig om os. Det er jo nu, vi for alvor skal høste frugterne af den nye løsning, og så er det vigtigt med en partner, der forstår vores forretning og sætter en ære i at hjælpe os med at realisere de forventede gevinster – det gør EG NeoProcess," slutter Erik A. Skov.

 

Det var tydeligt for mig fra starten, at skulle vi lykkes med det her, skulle projektet have min fulde bevågenhed. Agil implementering er ikke mere agil end organisationen, og jeg ville bevise, at vi havde det, der skulle til. Ændringer til standardsystemet skulle begrundes i tydelig forretningsværdi.

 

Læs hele casen som pdf

Læs vores andre cases - Palsgaard