Bolig Horsens skulle i gang med en gennemgribende renovering af 80 lejemål. Det var et stort og arbejdskrævende projekt med mange risici for at lave fejl. Derfor valgte man at starte med at finde en digital løsning, der var skræddersyet til at effektivisere den type opgaver.
Læs, hvordan Bolig Horsens brugte EG BoligDet var ikke første gang, Bolig Horsens stod over for et større renoveringsprojekt. Og derfor kendte man også alt til de udfordringer, sådan et projekt kan byde på. Det var et stort projekt til 200 mio. kr. Alt i boligerne skulle fornys, og beboerne skulle genhuses i de ni måneder, arbejdet stod på.
EG Bolig og Genhusningsmodulet giver tryghed for, at det hele kører rigtigt. Jeg ville ikke undvære det – så ville jeg have haft ondt i maven. Det ville have været frygteligt. Det kan jeg sige uden at tvivle.Palle Hansen, administrativ leder
Et projekt af den karakter er normalt ekstremt arbejdskrævende og indeholder mange fælder. Derfor valgte man at starte et lidt andet sted end normalt: Med at finde en digital løsning, der kunne effektivisere processen. Valget faldt på modulet Genhusning fra EG Bolig – et modul, der kunne køre 100 % integreret i boligforeningens eksisterende digitale løsning, EG Bolig.
En af store udfordringer i sådan et projekt handler om at holde styr på, hvad lejerne skal betale og ikke betale i genhusningsperioden.
Normalt beregnes fx boligsikringen automatisk på baggrund af oplysninger fra folkeregistret. Men under genhusningen, hvor lejeren bor på en anden adresse, er det boligforeningens opgave at sørge for, at udgifterne ikke ændrer sig for den enkelte. Samtidig skal lejeren selv betale for forbruget i den nye bolig.
Med modulet Genhusning, kunne Bolig Horsens automatisere disse beregninger og betalinger og på den måde spare en stor mængde manuelt arbejde. Palle Hansen forklarer:
”Når først systemet er indstillet rigtigt, klarer det alt det praktiske uden at involvere folkeregistret. Alt bliver automatisk bogført, og lejerne får de rigtige opkrævninger. Det hele foregår automatisk, og det er rigtigt smart.”
Genhusning rummer også mange menneskelige aspekter, som skal håndteres på den bedst mulige måde. Palle Hansen forklarer, hvordan systemet hjælper dem i forhold til lejerne:
”Vi kan koncentrere os om beboerne og ikke om systemet. Det er jo deres hjem. Der er alle typer mennesker – også folk med udfordringer: nogle er dårligt gående, nogle har hund, natarbejde eller noget helt andet. Nogle beboere har måske boet i den samme lejlighed i 30-40 år. Pludselig skal de i gang med at rydde op og pakke ned. Det kan give meget stress. Derfor er det vigtigt, at tingene kører glat. Det eneste, lejerne bemærker, er, at de skal tilmelde betalingen til betalingsservice første gang, de får en opkrævning, og så kører det hele automatisk derfra. Det hjælper til at minimere den stress, der følger med en genhusning.”
Palle Hansen tilføjer, at de har haft forbavsende få klager, efter de indførte det nye system, og det ser han som et tydeligt udtryk for, at lejerne oplever færre gener.
At digitalisere genhusningsprojekterne lå i naturlig forlængelse af Bolig Horsens' forretningsstrategi.
Igennem de sidste fem år har man kørt hårdt på med digitalisering af alt fra syn af lejligheder til fakturabogføring, lejekontrakter og meget mere. Og i dag benyttes stort set ikke længere papir. Har en lejer fx brug for en håndværker, oprettes rekvisitionen digitalt i EG Bolig. Efterfølgende sammenholdes rekvisitionen automatisk med den tilhørende faktura og kan godkendes med et enkelt klik. Det har effektiviseret processerne mærkbart.
Boligforeningen har et erklæret mål om, at alle it-investeringer skal være succesfulde fra starten. Derfor bruger man gerne ekstra tid på planlægningen. Der gik da også omkring et halvt år, fra de første tanker opstod, til systemet var endeligt implementeret. I den periode havde boligforeningen løbende kontakt til konsulenterne fra EG.
Palle Hansen udtrykker stor tilfredshed med processen og føler, de har fået ærlig og kompetent rådgivning om, hvilke produkter, de skulle vælge, og hvilke, de ikke havde brug for. Også den efterfølgende træning og support får stor ros.
Der har selvfølgelig også været udfordringer undervejs, ikke mindst i forhold til at få systemet sat rigtigt op. Men Palle Hansen understreger, at det har været besværet værd:
”Digitalisering kræver datadisciplin. Grunddata skal være rigtige. Hvis data i ens eget system ikke er rigtige, bliver outputtet heller ikke rigtigt. Til gengæld opnår man en megastor gevinst og minimerer risikoen for fejl, når alt er sat rigtigt op. Så kører det rigtigt hver gang.”
80 lejemål stod for gennemgribende renovering, og beboerne skulle genhuses i en ni måneder lang periode. Det er et projekt, der potentielt kræver meget store mængder ekstra-arbejde og rummer mange risici for fejl.
Bolig Horsens valgte at implementere modulet Genhusning fra EG, der kører som en integreret del af deres eksisterende digitale platform, EG Bolig. Løsningen automatiserer en stor del af de arbejdskrævende processer og mindsker samtidig risikoen for forkerte opkrævninger.
Takket være den samlede digitale pakke, som Bolig Horsens benytter, har man kunnet klare hele genhusningsforløbet stort set uden overarbejde eller beboerklager – og hertil skal ovenikøbet medregnes, at man undervejs i forløbet er blevet en medarbejder mindre på kontoret.
Bolig Horsens er en mellemstor administrationsboligforening i Horsens. Herfra administreres to almennyttige boligforeninger, Beringsgaard og HAB af 1954, som tilsammen rummer 1.750 lejemål.
Lad os hjælpe dig med at finde den rigtige løsning. Gennem mange år har vi udviklet it-løsninger, som er målrettet specifikke brancher. Løsningerne ligger i skyen, og vi hjælper dig i gang – nemt og hurtigt.
Ring til os på +45 7013 2211 (vores hovednummer) og få svar på dine spørgsmål, før du beslutter dig.
Senior Sales Executive
Dorethe Tholstrup
Key Account Manager
Henrik Reenberg
