Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup Kommune

Vagtplanlægning var en tidsrøver

På Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup Kommune med 50 fastansatte og 20 afløsere fyldte vagtplanlægningen alt for meget i hverdagen. I hvert fald ifølge daglig leder Camilla Bech-Hosvig, der hver dag havde telefonopkald og møder for at få vagtplanen til at hænge sammen bare for de nærmeste dage.

Nu tager det ingen tid at oprette vagten, og så ved jeg, at den sandsynligvis bliver taget i løbet af to minutter – også selvom det er en sygemelding en aften lige op til weekenden. Camilla Bech-Hosvig, daglig leder, Sengeløse Plejecenter

"Før havde jeg afløsernes numre i hovedet og spildte meget tid på at sidde og ringe rundt i sidste øjeblik", forklarer Camilla Bech-Hosvig, som besluttede sig for at finde en mere effektiv måde at få vagterne besat på. Og valget faldt på vikarbookingsystemet Ovivo:

"Nu tager det ingen tid at oprette vagten, og så ved jeg, at den sandsynligvis bliver taget i løbet af to minutter – også selvom det er en sygemelding en aften lige op til weekenden. Personligt foretrækker jeg derfor at benytte adgangen til systemet hele døgnet fra mobilen", forklarer Camilla Bech-Hosvig fra Sengeløse Plejecenter i Høje-Taastrup.

Arbejdspres erstattet af synlig ledelse
Meget tyder på, at den daglige leder ikke står alene med sin begejstring for vikarbookingsystemet. Konkret er der kommet færre udskiftninger i medarbejderstaben, og sygefraværet er faldet. Camilla Bech-Hosvig oplever også en bedre stemning og harmoni, og hun mener, at det netop kan skyldes bedre planlægning, forventningsafstemning og inddragelse af medarbejderne i planlægningen.

Jeg har fået frigivet 1-2 timer dagligt i perioder med behov for afløsning, og jeg har fået en mere fleksibel arbejdstid, idet jeg nu kan arbejde på min iPad eller iPhone overalt. Camilla Bech-Hosvig, daglig leder, Sengeløse Plejecenter

"Det er selvfølgelig langt nemmere for mig at støtte op om medarbejderne og være en synlig leder, når jeg ikke har en bunke administrative opgaver liggende på bordet. Det er et resultat af, at mit arbejdspres er faldet. Jeg har fået frigivet 1-2 timer dagligt i perioder med behov for afløsning, og jeg har fået en mere fleksibel arbejdstid, idet jeg nu kan arbejde på min iPad eller iPhone overalt. Det giver en tryghed for medarbejderne, fordi de ved, at der bliver dækket ind, så de kan tænke på deres fornemmeste opgave: at give beboerne en dejlig dag", siger Camilla Bech-Hosvig.

Ovivo
Ovivo er et vikarbookingsystem, der gør det muligt at kommunikere med virksomhedens afløsere og vikarer via sms, e-mail og integration til Facebook. Ovivos automatiske planlægningsalgoritme bekræfter vagter, melder afbud, påminder medarbejdere før vagter og udvider udbuddet af vagter, så medarbejderne altid har den rigtige information på de mest kritiske tidspunkter.