It kan både hjælpe til bedre resultater og trivsel

It kan både hjælpe til bedre resultater og trivsel

Hverdagen på byggepladserne er travl. Men marginalerne er små, og fokus på at optimere sin effektivitet er nødvendig. Derfor arbejder mange håndværksvirksomheder for tiden med at digitalisere praktiske opgaver som fx ordresystemer, tidsregistrering og kvalitetssikring for at opnå højere effektivitet.

God planlægning er alfa og omega for at drive en god installatørforretning i dag. Men når det går rigtigt stærkt, kan det være svært at få enderne til at hænge sammen. Her kan it-systemer være med til at lette de praktiske opgaver og sørge for, at ting ikke bliver glemt i farten.

At få afsluttet sine opgaver er et godt eksempel på sådan en udfordring. Jo hurtigere, det kan ske, jo før kan man sende en faktura og begynde på den næste opgave. Tidligere foregik processen manuelt ved at udfylde fysiske blanketter af papir. I dag kan det hele klares via telefonen eller en tablet. Svenden kan lynhurtigt tage de nødvendige billeder til kvalitetssikringen med sin telefon og udfylde en rapport med få klik. Et øjeblik senere er det hele sendt tilbage til kontoret, og opgaven kan afsluttes på stedet.

Informationerne om opgaven ryger direkte ind i økonomisystemerne og samtidig får kontoret besked om, hvilke materialer, der er brugt. Det giver både et tydeligt overblik over udgifter og mulighed for at indkøbe nye materialer. Det kører gnidningsfrit – og er til gavn for alle. Ikke mindst for svenden – det er jo de færreste, der bliver håndværker for at udfylde papirer.

It gør ledelsesopgaven lettere

Gode systemer hjælper også ledelsen. Ejerledere har som regel nok at se til. Derfor er der god økonomi i at tænke i effektivitet.

Hvor mester tidligere brugte meget tid på at koordinere opgaver og mandskab over telefonen, kan teknologiske løsninger være med til at lette den del af hverdagen. Gps-tracking på bilerne gør det nemt at guide medarbejderne rundt på den mest hensigtsmæssige måde. Direkte rapportering om tids- og materialeforbrug gør indkøbsdelen mere effektiv. Og den øgede transparens hos leverandørerne på internettet gør det samtidig muligt at finde materialer af den rigtige kvalitet til den rigtige pris med få klik.

Læs også: Hvor tjener du dine penge?

Gode it-systemer er også medarbejderpleje

Øget effektivisering kan hurtigt komme til at lyde som ren kroner og øre. Men det handler også om medarbejderpleje. En sund økonomi er grundlaget for en sund virksomhed, og det smitter af på medarbejderne.

De fleste ejerledere er glade for deres medarbejdere og ønsker dem det bedste. I tider med mangel på arbejdskraft, er det vigtigt at kunne være konkurrencedygtig på løn for at kunne tiltrække nok kvalificerede medarbejdere. Men løn er kun én brik i puslespillet. Faktorer som trivsel, anerkendelse og muligheden for en fleksibel hverdag med plads til privatliv og familie, betyder meget mere. Og her er både mentalt og økonomisk overskud vigtigt.

Verden er blevet digital

At implementere it-systemer er meget nemmere i dag, end for fx 10 år siden. Samfundet er blevet digitalt hele vejen igennem. Det betyder, at langt de fleste af dine medarbejdere bruger teknologi ubesværet og ser teknologiske arbejdsredskaber som noget helt naturligt. Samtidig er systemerne generelt også blevet meget nemmere at bruge, hvilket er med til at hjælpe processerne i den rigtige retning.

At indføre it-systemer betyder som regel også ændrede arbejdsgange i en eller anden form. En bekymring kunne være, hvordan medarbejderne vil reagere på det. Det viser sig dog, at langt de fleste medarbejdere er glade for de fordele, de nye systemer bringer med sig. Det kan godt være, man lige skal vænne sig til at gøre tingene på en lidt anden måde end tidligere, men implementeringen glider som regel smertefrit.

Modne løsninger gør implementeringen nemmere

Går vi 10 år tilbage, hørte man jævnligt historier om it-løsninger, der var gået galt, og det kan gøre nogle skeptiske. Men der er sket rigtigt meget siden dengang, og i dag er både leverandørerne og systemerne blevet helt anderledes modne.

For det første er brugervenligheden meget højere i dag end for bare få år siden, og de fleste systemer er både stabile, hurtige og intuitive at bruge. Samtidig er leverandørerne gennem årene blevet meget bedre til udvikle løsninger, der passer til markedets reelle behov.

Det betyder også, at for langt de fleste mindre virksomheder, vil det være en overskuelig opgave at finde det rigtige it-system. Der er dog et par ting, I bør tænke over:

Inden I investerer i et nyt it-system

  • Brug tid på forarbejdet. Jeres it-system er en vigtig en del af forretningen, og derfor er det vigtigt at vælge en model, der passer godt til virksomhedens opgaver og hverdag.
  • Vælg et system, der som standard kan de ting, I har brug for. Det er godt nok muligt at tilpasse de fleste systemer efterfølgende, men det er ofte uforholdsmæssigt dyrt og tidskrævende.
  • Start med at lave en realistisk vurdering af jeres behov og skriv dem ned i en konkret kravsspecifikation. Det er nemt at blive forført af systemer, der kan det hele, men hvor meget har I reelt brug for?
  • Vælg hellere et system, der er bygget op i moduler. Så kan I nemt tilkøbe flere funktioner i takt med, at jeres behov vokser.


For større virksomheder er opgaven lidt mere kompleks, og her giver det god mening at søge ekstern hjælp.