Det er utrolig nemt at lave vagtplaner og efterfølgende bemande op og ned i Staff.
Helle Faurholt, HR-chef, Axel Kaufmann ApS
Axel Kaufman ApS har mindsket omfanget af papirarbejde i deres 56 butikker. Med Staff fra EG Retail har de helt afskaffet manuelle procedurer inden for vagtplanlægning og tidsregistrering til glæde for både medarbejdere, butikschefer og hovedkontor.
"Tidligere var det op til den enkelte butikschef selv at holde styr på vagtplanlægning og indrapportering til hovedkontoret. Løsningen var hjemmekonstruerede regneark og håndskrevne sedler, hvilket var meget besværligt og uoverskueligt. Derfor besluttede vi at optimere vores daglige rutiner inden for vagtplanlægning, og valget faldt på Staff", fortæller HR-konsulent Helle Faurholt fra Axel Kaufmann ApS.
Nem planlægning og stort overblik
Det centrale i Staff er de ansattes stamdata og butikkernes vagtplaner. Alle medarbejdere er oprettet og bliver vedligeholdt i systemet, ligesom det er muligt at tage hensyn til medarbejdernes ferieønsker, faste fridage, ønskelige fridage og eventuel afspadsering. I Kaufmanns butikker er Staff dermed et vigtigt værktøj i dagligdagen.
"Staff er et meget brugervenligt system, der altid giver os det fulde overblik over butikkernes bemanding. Det er utrolig nemt for vores butikschefer at lave vagtplaner og efterfølgende bemande op og ned. Butikscheferne er glade for systemet, der har sikret en optimering af medarbejdernes timer", siger Helle Faurholt.
Data overføres direkte til lønsystem
Den fælles administration i Århus håndterer alle lønudbetalinger til de mere end 400 medarbejdere i alle fire tøjkæder. Og når de registrerede vagter, tider og forskudttidstillæg fra Staff skal konverteres til lønsystemet, foretages det nemt og effektivt.
"Vi kan direkte i Staff se, når butikscheferne har godkendt deres medarbejderes løntimer. Med et par klik med musen viderebehandler vi oplysningerne, og på ganske kort tid er alle medarbejderes løn klar. Det er meget enkelt, og vi slipper samtidig for at indtaste allerede kendte data i MultiLøn", fortæller Helle Faurholt.
Refusion fra kommunerne
Staff har mange rapporter og statistikker, blandt andet sygestatistikker, ferieregnskaber og medarbejderomsætning, ligesom Kaufmann på baggrund af oplysningerne i Staff anmelder sygefravær, når de skal have refusion fra de respektive kommuner.
Udlån af medarbejdere
"Ved langtidssygemeldinger og i travle perioder udlåner vi ofte medarbejdere butikkerne imellem. Når vi planlægger og registrerer udlånene i Staff, følger timerne den enkelte medarbejder. Samtidig udregner systemet de lønomkostninger, der er forbundet med udlånene, hvilket giver os et regnskabsmæssigt retvisende billede for hver enkelt butik", slutter Helle Faurholt.
