Hver enkelt forretning bestemmer selv, hvilket it-system, de vil have. Så det er en kæmpe fordel at få et fælles omdrejningspunkt med AX.
Peter Clausen, it-chef, Ditas
Ditas’ medlemmer er i høj grad selvstændige og selvforvaltende forretninger, hvilket også har betydning for valg af it. ”Hver enkelt forretning bestemmer selv, hvilket it-system, de vil have. Så det er en kæmpe fordel at få et fælles omdrejningspunkt med Axapta,” siger it-chef Peter Clausen fra Ditas.
Logikken fra økonomisystemet lagt ud på ekstranet
Softwarehuset EG har – via de indbyggede internetværktøjer i Dynamics AX – udviklet et ekstranet, hvor medarbejderne i de forskellige tømmerhandler og byggemarkeder kan arbejde direkte i Ditas’ AX-system via en browser. ”Stort set alle forretningsprocesser i Ditas er lagt ind i AX-systemet. Ud af dem er informationer om leverandører, omsætning, aftaler, varer, kampagner og priser tilgængelige på internettet. Så kan vi udnytte fordelen ved, at det er samme forretningslogik, der anvendes internt hos Ditas og over for deres medlemmer,” forklarer Karl Ib Roed Sørensen fra EG.
I medlemsforretningerne kan bogholderne via en browser selv udskrive fakturaer – eller overføre dem direkte til deres eget økonomisystem. Selv om butikkerne bruger syv-otte andre – og forskellige – økonomisystemer, overføres oplysningerne digitalt fra det fælles AX-system, så manuelle indtastninger minimeres.
Disponenterne fra de forskellige fagområder i butikkerne kan selv trække sortimenter, vareoplysninger og priser – og ikke mindst bestille varer. Marketingfolkene kan trække oplysninger om tilbud og kampagner og direkte sammensætte individuelle reklamebrochurer med præcise varefakta og aktuelle priser. ”Chefen kan gå direkte ind og følge omsætningen, ligesom han kan se de nyeste samhandelskontrakter med leverandørerne. Tidligere ringede de ofte for at tjekke, om de havde den nyeste udgave. Det gør de ikke længere,” fortæller Peter Clausen.
Dynamics AX er centralnervesystemet i Ditas
It-chefen hos Ditas peger på, at indkøbsforeningen tidligere sendte ”kassevis af print” pr. brev ud til butikkerne hver måned med oplysninger om månedens køb, og hvor meget de manglede at købe for at nå næste bonustrin. Butikkerne får nemlig en bonus beregnet ud fra størrelsen af deres indkøb. ”Nu kan de selv gå ind og trække de helt aktuelle tal og evt. efterbestille op til bonusgrænsen, hvis det er det, de vil. Vi har sparet rigtig, rigtig mange rudekuverter de sidste par år, og medlemmerne har altid de
helt præcise oplysninger,” forklarer Peter Clausen, it-chef hos Ditas.
I praksis bestiller forretningerne selv varer i henhold til Ditas-kontrakterne direkte hos leverandørerne. Men fakturaen og pengene går altid gennem Ditas og indkøbsselskabets AX-løsning. Det betyder, at Ditas ”gennemfakturerer” fra leverandørerne og ud til butikkerne – og leverandøren får betalingen direkte hos Ditas. ”Men når vi har kampagnetilbud, så kræver leverandørerne, at Ditas samler bestillingen fra alle butikkerne, og så bestiller medlemmerne direkte i AX-systemet,” forklarer Peter Clausen og understreger dermed, hvordan den webbaserede AX-løsning i enhver situation er det helt centrale element i det daglige arbejde i Ditas.
Dynamics AX økonomisystemet er fundamentet
Den omfattende webløsning er blevet løbende udviklet gennem de sidste to år i samarbejde mellem Ditas og EG. Systemet er også i drift i flere andre detailkæder. Men der er stadig mange nye funktioner på ønskelisten. ”Det afgørende er, at vi kan lægge flere og flere funktioner ud til medlemmerne. For eksempel kan de nu selv holde kontaktpersoner i forretningerne ajour, så vi altid ved, at det er de helt rigtige navne og numre på de ansvarlige for de forskellige sortimenter,” forklarer Peter Clausen.
EG har ikke brugt anden teknologi end de indbyggede udviklingsværktøjer i AX til at udvikle kædeløsningen til Ditas. Alligevel har det været en omfattende opgave. ”Teknikken har ikke voldt kvaler, men vi har skullet udbygget et standard økonomisystem med løsninger på branchens mange specielle behov – og uden at rette i selve økonomisystemet, så Ditas automatisk får glæde og fordele af fremtidige udbygninger fra Microsoft. ”Men det er ikke en simpel opgave at få 400 forskellige leverandører til at hænge sammen med mere end 240 butikker med hver deres
økonomisystem,” siger Karl Ib Roed Sørensen fra EG.
