Dokumenthåndtering med EG CrossWork

Effektivt vidensdelingsværktøj øger professionalismen

Du får en let og enkel metode til at organisere, systematisere og understøtte forløb, hvor der er behov for dokumenthåndtering, journalisering og automatiseret dokumentfremstilling.

Udnytter I de fordele, som et effektivt vidensdelingsværktøj giver, kan I:

• Handle hurtigere, fordi centrale dokumenter er tilgængelige i opdateret form
• Fremstå som et samlet og professionelt team, fordi vigtig information er tilgængelig for alle involverede
• Spare tid, skabe ro og have overblik

Samlet set bliver I mindre sårbare over for fravær af centrale nøglepersoner, og det bliver nemmere at involvere nye medarbejdere i projekter og opgaver. Samtidig minimeres spildtid og antallet af fejl, og I kan fremstå som en professionel organisation.

Med EG CrossWork har du altid et komplet overblik over en igangværende sag, ordre, leverance, aftale mv., og du kan søge på tværs af alt. Du kan finde et bestemt dokument eller oplysninger om, hvilke sager din samarbejdspartner er eller har været involveret i, og informationen er kun nogle få tastetryk væk fra dig.

Fordele med EG CrossWork

• Effektivisering af arbejdsprocesser og minimering af fejl
• Sparer tid, skaber ro og overblik over alle dine sager og projekter
• Alle data oprettes ét sted og "flyder" derefter til de relevante systemer
• Ingen e-mail- og dokumentrod
• Vidensdeling gør, at alle kan se, og intet går tabt
• Tagging med nøgleord på aktuelle sager
• Standardskabeloner gør det let for brugerne at oprette nye dokumenter og er med til at skabe et ensartet billede af virksomheden

E-mail- og dokumenthåndtering

E-mail- og dokumentjournalisering giver dig mulighed for at arbejde med en fælles og central arkivering af al korrespondance og viden, hvor det at journalisere indholdet efter relevante kriterier og nøgleord er løsningens kerne.

CrossWork og ERP

Begrebet Business Tagging giver bl.a. dine medarbejdere mulighed for at "tagge" deres e-mails og vedhæftede dokumenter med nøgleord, som er hentet fra ERP-systemet. Det kan være oplysninger om sælgere, distrikter, priskategorier, varenumre, ordrenumre, serviceagenter og meget andet.

Automatiseret dokumentfremstilling

Gennem en kombination af flettefelter og tags (fra ERP-systemet og CrossWork) kan både enkle og mere avancerede skabeloner konfigureres. På den måde kan du skabe et udbud af skabeloner, som du kan vælge ud. Du vil opdage, at det er nemt at fremstille dokumenter, da der i en og samme arbejdsgang sker indfletning af dine aktuelle data og relevant tagging af dine dokumenter samt automatisk arkivering af journalisering.

Portal og søgning

Med portalen får du som bruger et hurtigt overblik over arkiveringer, og du har adgang til både global og kontekstafhængig søgning baseret på indhold og benyttede tags. EG har de senere år oplevet en stigende vækst i efterspørgslen efter løsninger, som kan hjælpe dig med vidensdeling, dokumenthåndtering og lignende. Vi har udvalgt de løsninger, som leverer den største værdi til dig.

Kan du genkende disse facts?

Mellem 90 og 99 % af en organisations information er i dokumentform. En vidensmedarbejder bruger mellem 20 og 30 % af sin tid på dokumenthåndtering. 7,5 % af alle dokumenter går tabt, og det tager lang og unødig tid at genskabe et dokument.

Det kan portalen give dig

Gennem EG CrossWork-portalen får du adgang til et hurtigt overblik over seneste arkiveringer og mest benyttede kunder, projekter, sager mv. – og dermed en let genvej til det, som du aktuelt arbejder med. Fra portalen har du også adgang til både global og kontekstafhængig søgning – en effektiv og stærk søgning, der præsenterer dig for relevante og brugbare søgeresultater baseret på indhold og benyttede tags (metadata).

SharePoint

CrossWork er en EG-udviklet SharePoint-løsning, der kan afvikles på alle versioner af SharePoint 2010. Du kan have løsningen i drift i jeres eget serversetup, som en hosted løsning hos EG, eller vi kan tilbyde den som SaaS-løsning (Software as a Service), hvor du blot tegner et serviceabonnement på CrossWork, og vi sørger for resten.

EG CrossWork kan naturligvis også fungere som en del af EG Intranet.